Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników? Badania, czynniki i pomysły

74% pracowników jest zadowolonych z pracodawcy, ale tylko 23% respondentów deklaruje, że są bardzo usatysfakcjonowani z miejsca pracy – podaje 57. edycja „Monitora Rynku Pracy” Instytutu Randstad. Niezadowolenie z zatrudnienia to jeden z trzech głównych powodów jego zmiany. Jak zwiększyć zaangażowanie pracowników, które ściśle wiąże się z EVP (employee value proposition)? EVP to zestaw wartości przyciągających kandydatów w procesie rekrutacji i utrzymujących talenty w organizacji. Sprawdź, jak zarządzać zaangażowaniem pracowników, aby byli usatysfakcjonowani życiem zawodowym i realizowali cele biznesowe firmy.

Czym jest zaangażowanie pracowników?

Zaangażowani pracownicy wyróżniają się podejmowaniem inicjatyw wykraczających poza ich bazowe obowiązki. Jeśli spotykają trudności na drodze do osiągnięcia konkretnych celów, nie poddają się. Można powiedzieć, że szukają rozwiązań, a nie problemów. Czują, że przynależą do firmy, bo identyfikują się z jej misją i wartościami. Wierzą w jakość wytwarzanych produktów i świadczonych usług (może nawet byli klientami, zanim zostali zatrudnieni). Pracownik zaangażowany w życie zawodowe to przeciwieństwo reprezentanta cichej rezygnacji, czyli zjawiska polegającego na ograniczeniu czynności w pracy do absolutnego minimum.

Pracowników dzielimy nie tylko na zaangażowanych i niezaangażowanych

„State of the Global Workplace: 2024 Report” Instytutu Gallupa, który opisuje zaangażowanie pracowników na całym świecie, wyróżnia 3 grupy:

• Zaangażowanych pracowników – wyróżnia ich pozytywne nastawienie, zapał do osiągania celów, i pozytywny wpływ na środowisko pracy. Co ważne, 50% osób zaangażowanych w pracę radzi sobie lepiej w życiu w porównaniu z osobami niezaangażowanymi. Aż 88% wykazuje wysoki poziom zadowolenia na co dzień.

• Niezaangażowanych pracowników – to osoby znudzone aktualną pracą. Realizują obowiązki, lecz nie wykazują żadnych inicjatyw. Pracują, bo otrzymują wynagrodzenie, ale nowe projekty czy sukces firmy są im obojętne.

• Aktywnie niezaangażowanych pracowników – to osoby, którymi rządzą negatywne emocje. Zdarza się, że nie dogadują się z przełożonymi i nie wywiązują się z powierzonych zadań. Ich niechęć obniża morale współpracowników.

Jaka jest różnica między drugą a trzecią grupą? W przypadku pracowników niezaangażowanych mamy do czynienia z bierną postawą. Takie osoby stronią od podejmowania działań wykraczających poza podstawowe obowiązki. Odczuwają znużenie rutyną. W takiej sytuacji warto rozważyć, czy wdrożenie automatyzacji sprawi, że pracownicy odetchną z ulgą, bo nie będą musieli tracić czasu na powtarzalne, proste zadania, więc zajmą się ciekawszymi kwestiami.

Pracownikom aktywnie niezaangażowanym można przypisać zły wpływ na współpracowników. Te osoby są negatywnie nastawione do organizacji. Eksponują swoją niechęć, pogarszając atmosferę. Ta grupa odczuwa wyższy poziom stresu i złości w porównaniu z poprzednią. Pracownicy aktywnie niezaangażowani częściej się martwią, są smutni i czują się samotni. Jak podkreśla Instytut Gallupa, to bycie aktywnie niezaangażowanym jest porównywalne, a nawet gorsze, od bycia bezrobotnym.

Czym się różni zaangażowanie od motywacji?

Chociaż motywacja pracowników wiąże się ściśle z zaangażowaniem, to zmotywowany pracownik wcale nie musi być najmocniej zaangażowany. Dlaczego? Główna zewnętrzna motywacja do pracy to wynagrodzenie. Pracownik motywowany przede wszystkim finansowo realizuje swoje obowiązki, ale może wychodzić z założenia, że wykona absolutne minimum. Zaangażowana osoba wyjdzie z inicjatywą, np. wdrożeniem nowych narzędzi w zespole, rozszerzeniem projektu dla klienta czy pomysłem na nowy produkt lub usługę.

Jak procesy kadrowo-płacowe wpływają na zaangażowanie pracownika?

Niezależnie od tego, czy utrzymujesz dział kadr i płac, czy współpracujesz z biurem rachunkowym, pamiętaj, że jakość obsługi kadrowo-płacowej wpływa pośrednio na zaangażowanie pracowników. Wypłacanie wynagrodzeń z opóźnieniem i błędy na listach płac sprawiają, że pracownicy czują się wręcz lekceważeni przez pracodawcę, zwłaszcza kiedy są proaktywni. Co więcej, nieporozumienia na linii pracownicy-dział HR również oddziałują na samopoczucie zatrudnionych, szczególnie jeśli powtarzają się problemy z np. e-mailowym obiegiem wniosków urlopowych. System kadrowo-płacowy z funkcją employee self-service zapobiega takim komplikacjom, bo umożliwia pracownikom samodzielne weryfikowanie składników wynagrodzenia, liczby nadgodzin czy dni urlopu.

Zwiększ zaangażowanie pracowników dzięki automatyzacji kadr i płac

Outsourcing kadr i płac Twojej firmy w TribePerk, który bazuje na zautomatyzowanej platformie online, zapobiega błędom i nieporozumieniom obniżającym zaangażowanie pracowników. Jeden system zastępuje niekompatybilne aplikacje, eliminuje setki e-maili i gromadzi dane rozproszone w różnych źródłach.

Sprawdź demo

Budowanie zaangażowania pracowników. Zadbaj o te fundamenty

Jeśli chcesz zwiększyć zaangażowanie pracowników, skoncentruj się na obszarach, które pracownicy wskazali jako główne czynniki wpływające na postrzeganie pracodawcy jako atrakcyjnego. Według raportu krajowego „Randstad Employer Brand Research 2024” kandydaci zwracają uwagę przede wszystkim na:

• wynagrodzenie i benefity (73%),

• dobrą atmosferę (64%),

• bezpieczeństwo zatrudnienia (61%),

• rozwój kariery (58%),

• wyrównywanie szans i równe traktowanie pracowników bez względu na płeć, wiek czy narodowość (56%),

• równowagę między życiem prywatnym a zawodowym (55%),

• możliwość udziału w szkoleniach (49%).

35% respondentów podkreśliło też znaczenie możliwości pracy zdalnej. 1/4 kandydatów sprawdza, czy firma troszczy się o środowisko i angażuje społecznie.

Co więcej, aż 64% uczestników badania docenia pracodawców, którzy umożliwiają wewnętrzne przekwalifikowanie się. Ograniczona ścieżka rozwoju kariery to drugi główny powód zmiany pracy. Jak możesz się domyśleć, pierwszy to zbyt niskie wynagrodzenie w stosunku do rosnących kosztów utrzymania. Zaangażowanie pracowników spada również przez brak zainteresowania obowiązkami, które nie stanowią wyzwań i nie pozwalają w pełni wykorzystywać umiejętności.

Zaangażowany pracownik to szczęśliwy pracownik, czyli co musisz wiedzieć o wellbeingu

Wellbeing, czyli dobrostan, wynika z satysfakcji z życia pod kątem emocjonalnym, fizycznym, materialnym, psychicznym oraz społecznym. Kiedy mówimy o wellbeingu pracowników, oceniamy, jak środowisko pracy wpływa na ich życie. Jeśli zauważasz, że poziom zaangażowania pracowników spada, przemyśl, czy obojętność – a nawet niechęć – wobec obowiązków jest skorelowana z:

• brakiem zrozumienia i wsparcia w trudnych sytuacjach życiowych, np. podczas choroby przewlekłej,

• zerową elastycznością w zakresie wyboru godzin i miejsca pracy,

• niemożnością pracy z domu (nawet sporadyczną),

• frustracją wywołaną wysokością wynagrodzenia, niską premią lub brakiem podwyżki,

• złą atmosferą, w tym konfliktami ze współpracownikami,

• kiepską ofertą benefitów,

• przemęczeniem wskutek godzin nadliczbowych,

• poczuciem, że nikt nie docenia pracowników, ani słownie, ani finansowo,

• błędami na listach płac,

• opóźnieniami w wypłacaniu wynagrodzeń,

• utrudnionym dostępem do własnych danych kadrowo-płacowych,

• wadliwym obiegiem elektronicznych lub papierowych dokumentów w organizacji.

Polityka DEI (Diversity, Equity & Inclusion), czyli różnorodność, równość i włączanie

Według 49. edycji „Planów pracodawców” Instytutu Randstad 4 na 10 firm prowadzi działania z zakresu inkluzywności i wyrównywania szans. Jeśli przeanalizujemy tylko dużych pracodawców, którzy zatrudniają powyżej 250 osób, okaże się, że aż 66% przedsiębiorstw realizuje politykę DEI, która zwiększa zaangażowanie pracowników, poprawiając ich poczucie bezpieczeństwa i samopoczucie. Respondenci zadeklarowali, że:

• starają się wykorzystywać potencjał starszych pracowników i zatrzymywać ich, kiedy osiągną wiek emerytalny,

• tworzą wewnętrzne regulacje dotyczące różnorodności w miejscu pracy,

• dostosowują środowisko pracy do potrzeb osób z niepełnosprawnością,

• działają na rzecz zwiększenia udziału kobiet na stanowiskach kierowniczych,

• szkolą liderów z zarządzania różnorodnym zespołem,

• dążą do wyrównania luki płacowej,

• wdrażają inkluzywny język do komunikacji wewnętrznej i ogłoszeń o pracy,

• finansują kursy języka polskiego dla obcokrajowców.

Co ważne, 85% pracodawców uważa, że osoby z niepełnosprawnością są bardzo lojalne i zaangażowane. 77% ankietowanych widzi wartość dodaną w różnorodnym zespole.

Sprawiedliwy i transparentny system wynagrodzeń

Zaangażowani pracownicy są przekonani, że ich zarobki odzwierciedlają doświadczenie, kompetencje i umiejętności. Płace powinny być konkurencyjne, czyli dostosowane do warunków rynkowych. Zbyt wysokie narażają organizację na dodatkowe koszty i utrzymywanie tzw. pracowników więźniów, a zbyt niskie – wysoką rotację i trudności z pozyskiwaniem kandydatów. Co więcej, liczy się nie tylko wysokość wynagrodzenia, ale także stosunek składników, czyli np. wynagrodzenia zasadniczego i premii za wyniki.

Niestety, według raportu „Randstad Employer Brand Research 2024” 60% pracowników uważa, że ich pracodawcy nie zapewniają równej płacy za tę samą płacę.

Co oznacza „równa płaca”? To założenie, że identyczna praca lub praca o tej samej wartości powinna być tak samo wynagradzana – niezależnie od przekonań, płci czy wieku. Co istotne, dyrektywa o równości wynagrodzeń dopuszcza różnice w płacy na tych samych stanowiskach, o ile rozbieżności wynikają z np. efektów pracy danych osób, a nie nieuzasadnionych przesłanek. 39% pracowników chce wiedzieć, ile zarabiają inne osoby w firmie. Oczywiście dyrektywa nie przewiduje takiego rozwiązania. Niemniej pracodawcy będą zobligowani do przygotowania transparentnej siatki płac, czyli podania, ile minimalnie i maksymalnie można zarabiać na danym stanowisku. Takie przedziały wynagrodzeń satysfakcjonują 54% pracowników.

Zaangażowany pracownik chce się rozwijać, ale niekoniecznie awansować

Raport „Workmonitor: Głos pracowników 2024” Instytutu Randstad podaje, że chociaż 72% pracowników chce nabywać nowe umiejętności, szczególnie w zakresie AI oraz IT, to aż 51% respondentów woli pozostać na obecnym stanowisku, które lubią, niż wspinać się po szczeblach w organizacji. Długoterminowa ambicja nie dotyczy awansów, tylko stabilnej pracy.

Elastyczność w zakresie czasu i miejsca pracy sprzyja zaangażowaniu pracowników

Według „Randstad Employer Brand Research 2024” liczba pracowników pracujących całkowicie zdalnie i hybrydowo (w biurze oraz domu) zmalała w ciągu ostatnich 3 lat. Więcej respondentów zadeklarowało, że pracuje wyłącznie w siedzibie pracodawcy. Liczba pracowników stacjonarnych wzrosła aż o 23 p.p. w porównaniu z 2021 rokiem. Mimo że obserwujemy popularyzację powrotu do biur, to kandydaci preferują firmy, które zapewniają elastyczność w wyborze godzin (np. momentu rozpoczęcia i zakończenia) oraz miejsca pracy (np. łączenia home office’u z dojeżdżaniem do firmy). Czy 4-dniowy tydzień pracy, który wzbudza wiele kontrowersji, stanie się przewagą konkurencyjną w ciągu najbliższych lat?

Buduj kulturę organizacyjną, w której chce się pracować

Poziom zaangażowania pracownika zależy od poczucia przynależności do organizacji. Jeśli pracownik uważa, że rozmija się z wartościami firmy, a nawet obawia się dzielenia swoimi poglądami (które wcale nie muszą być kontrowersyjne!), to prawdopodobnie poczucie wyobcowania obniży zaangażowanie w obowiązki i skłoni go do zmiany pracodawcy. Jak uniknąć takiej sytuacji? Eksponuj kulturę organizacyjną w ogłoszeniach o pracy, postach w mediach społecznościowych czy na stronie WWW. Podkreśl, jak firma podchodzi do kwestii równościowych, różnorodnościowych, społecznych i środowiskowych.

Pielęgnuj work-life balance

Czy wiesz, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym doścignęła wysokość wynagrodzenia w rankingu czynników determinujących planowanie kariery? Jak przywoływaliśmy w innych artykułach o zarządzaniu zasobami ludzkimi, 60% pracowników uważa życie osobiste za ważniejsze od zawodowego. Chociaż polskie ustawodawstwo nie przewiduje tzw. prawa do bycia offline, to Kodeks pracy zawiera przepisy, które wskazują, że pracownik nie powinien się zajmować obowiązkami zawodowymi poza czasem pracy, np. odczytywaniem e-maili wieczorem.

Jak przeprowadzić badanie zaangażowania pracowników?

Nie istnieje jeden uniwersalny sposób na zwiększenie zaangażowania pracowników. Raporty przytoczone w tym poradniku mogą Cię naprowadzić na pewne rozwiązania, ale musisz je zweryfikować na tle oczekiwań pracowników przed wdrożeniem.

Jak zbadać ich poziom zaangażowania? Przeprowadź Pulse Check Survey, czyli tzw. badanie pulsu pracownika. To ankieta złożona z maksymalnie kilkunastu pytań, którą uzupełnia się np. co miesiąc, aby szybko reagować na niepokojące opinie pracowników. Co do zasady, ankieta powinna zawierać te same pytania, aby można było porównywać wyniki, ale można ją modyfikować w zależności od bieżących problemów w organizacji. Pracodawca musi dopasować częstotliwość badania zaangażowania do czasu potrzebnego na analizę wyników, podsumowanie dla pracowników i ewentualne wdrożenie zmian. Jeśli pracownicy będą przekonani, że ich opinie trafiają w próżnię, nie będą chętni do wypełniania ankiety.

Badanie poziomu zaangażowania pracowników – podstawowe informacje

Badanie zaangażowania pracowników może zawierać pytania dotyczące:

• wskaźnika eNPS (Employee Net Promoter Score), czyli skłonności do zarekomendowania miejsca pracy innym osobom,

• komunikacji między pracownikami (w tym relacji z przełożonymi),

• satysfakcji z benefitów płacowych i pozapłacowych, premii, podwyżek, wynagrodzeń,

• wysokości wynagrodzenia,

• atrakcyjności, ilości i trudności obowiązków,

• atmosfery w pracy,

• rozwoju,

• identyfikacji z wartościami firmy,

• równowagi między życiem prywatnym a zawodowym.

Pracownicy powinni udzielać odpowiedzi na skali Likerta, w której np. cyfrom od 1 do 7 przypisuje się odpowiedzi od „zdecydowanie się nie zgadzam” do „zdecydowanie się zgadzam”. Uproszczona skala Likerta ma 5 stopni – między „absolutnym nie” a „absolutnym tak” znajdują się odpowiedzi „raczej się nie zgadzam”, „nie mam zdania” i „raczej się zgadzam”. W tym przypadku przykładowe pytanie ma formę zdania twierdzącego, np. „Uważam, że przełożony reaguje na moje opinie o pracy w zespole”. Badanie poziomu zaangażowania pracowników powinno też zawierać pytania otwarte, np. o pożądane zmiany na szczeblu działu lub całej firmy.