Kiedy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną? Analiza 3 przypadków

Niezależnie od tego, czy wdrożysz całkowitą lub hybrydową pracę zdalną w firmie, czy umożliwisz pracownikom wyłącznie pracę zdalną okazjonalną, musisz wiedzieć, kiedy możesz otrzymać wniosek o home office i jak się do niego odnieść. Wyjaśniamy, czym się różnią poszczególne wnioski o pracę zdalną.

1. Wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika w trakcie zatrudnienia
2. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną
3. Wiążący wniosek o pracę zdalną
4. Porównanie wniosków o pracę zdalną składanych przez pracowników

Wniosek o pracę zdalną w trakcie zatrudnienia

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 1 Kodeksu pracy strony umowy o pracę mogą uzgodnić, że pracownik będzie pracować całkowicie lub częściowo zdalnie, albo podczas zawierania umowy, albo w trakcie zatrudnienia.

Pierwszy przypadek obejmuje zarówno nowo zatrudnione osoby, jak i pracowników, którzy muszą podpisać kolejną umowę, np. ze względu na zakończenie dotychczasowej umowy na czas określony. W drugim przypadku, czyli podczas zatrudnienia, strony uzgadniają warunki pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Art. 67¹⁹ § 2 k.p. umożliwia złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej przez osobę zatrudnioną.

Jeżeli pracodawca nie stworzył regulaminu pracy zdalnej lub nie zawarł porozumienia ze związkami zawodowymi, musi określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem. Aby uzgodnić pracę zdalną na wniosek pracownika w trakcie zatrudnienia, strony powinny zawrzeć porozumienie, w którym określą zasady podane w art.67²⁰ § 6 pkt 2-8 k.p.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną

Okazjonalna praca zdalna to specyficzna forma home office. Według art. 67³³ § 1 k.p. pracownik może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze, który nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym. Ten przywilej przysługuje także pracownikom hybrydowym, którzy np. pracują od poniedziałku do czwartku w biurze, a w piątki – zdalnie.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ i art. 67³¹ § 3 k.p. To oznacza, że pracodawca nie musi m.in. zawierać porozumienia z pracownikiem.

Chociaż w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie trzeba chociażby tworzyć regulaminu, zdaniem ekspertów ds. prawa pracy warto, aby pracodawca określił dodatkowy limit pracy zdalnej okazjonalnej w skali miesiąca. Co do zasady, przepisy nie zabraniają wykorzystania 24 dni home office przez pracownika w ciągu 1 miesiąca. Niemniej pracodawca może odrzucić taki wniosek. Nie musi podawać uzasadnienia.

Nowe regulacje nie określają, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną. Brakuje również informacji, ile czasu ma pracodawca na odpowiedź. Tę kwestię też warto doprecyzować w regulaminie, zwłaszcza że w tym przypadku obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych czy informacji w zakresie bhp. To oznacza, że pracownik powinien oświadczenia potwierdzające zapoznanie się i przestrzeganie tych dokumentów, zanim pracodawca dopuści go do pracy zdalnej okazjonalnej.

Wiążący wniosek o pracę zdalną

Art. 67¹⁹ § 6 k.p. określa grupy pracowników uprawnionych do złożenia wiążącego wniosku o całkowitą lub częściową pracę zdalną. To taki wniosek, który pracodawca musi zaakceptować, chyba że powoła się na jeden z dwóch dopuszczalnych argumentów przeciw.

Uprzywilejowane osoby zatrudnione to:

1. pracowniczka w ciąży,
2. pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
3. pracujący rodzic ciężko chorego lub cierpiącego na ciężkie i nieodwracalne upośledzenie dziecka, co potwierdzono zaświadczeniem wskazanym w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin Za życiem, 
4. pracujący rodzic dziecka, które ma:
   1. orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego,
   2. orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
   3. opinie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju,
5. pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, która ma:
   1. orzeczenie o niepełnosprawności,
   2. orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Co do zasady, pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej tym osobom. Jedyne argumenty przeciw to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (np. office manager musi zarządzać korespondencją przychodzącą do biura i wychodzącą, a nie ma zastępcy) lub organizacja pracy (np. team leader musi przeprowadzić dwudniowe szkolenie offline). Jeżeli pracodawca odrzuci wiążący wniosek, musi uzasadnić odmowę pisemnie (na papierze lub drogą elektroniczną). Ma na to 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Co kluczowe, pracownik spełniający jedno z wyżej podanych kryteriów nie może złożyć wiążącego wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Wnioski pracowników o pracę zdalną – porównanie

O ile przepisy nie zobowiązują pracodawcy do uzasadnienia odmowy pracy zdalnej w przypadkach innych niż opisane w art. 67¹⁹ § 6 k.p., o tyle warto pamiętać, że odrzucanie wniosków bez przyjęcia żadnych kryteriów może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się niesprawiedliwie traktowani.