Bony świąteczne dla pracowników – jak rozliczyć składki ZUS i podatek dochodowy?

Co do zasady, świadczenia pieniężne i rzeczowe, które otrzymują Twoi pracownicy, stanowią przychód, od którego trzeba odprowadzić składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy. Czy pracodawca jest do tego zobowiązany w każdym przypadku? Sprawdź, jak źródło finansowania bonów świątecznych dla pracowników wpływa na rozliczenia podatkowo-składkowe. Wyjaśniamy, na co powinni zwrócić uwagę pracodawcy, aby nie ryzykować oskładkowaniem bonów towarowych czy usługowych po kontroli ZUS.

Podatek dochodowy od bonów świątecznych dla pracowników

Zacznijmy od tego, że opodatkowanie premii świątecznej dla pracowników zależy od źródła, z którego została sfinansowana.

Pracodawca, który wypłaca premię na święta ze środków obrotowych firmy, musi naliczyć podatek dochodowy na zasadach ogólnych, czyli według stawki 12% w I progu podatkowym lub stawki 32% w II progu podatkowym. Przepisy zwalniają z tego obowiązku pracodawcę, który pobiera środki zgromadzone w ramach ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych), aby wręczyć pracownikom premie z okazji świąt.

Co istotne, nieopodatkowane premie z ZFŚS są limitowane. Art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ogranicza zwolnienie podatkowe dla świadczeń pieniężnych sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS do 1000 zł w roku podatkowym. Oczywiście to kwota przypadająca na każdego pracownika. Uwaga – pracodawcy mogą liczyć na dwukrotnie większą korzyść do 31 grudnia 2023 roku. Art. 52l pkt 3 ustawy o pdof podwyższył limit z 1000 zł do 2000 zł w tym okresie.

Niestety, wspomniany art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof stanowi również, że premie świąteczne w formie bonów, talonów i znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi nie są rzeczowymi świadczeniami zwolnionymi z podatku. To oznacza, że pracodawca musi odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od wartości bonu świątecznego.

W związku z tym premia świąteczna z ZFŚS, wypłacona jako dodatek do wynagrodzenia za listopad, jest opłacalniejsza pod kątem podatkowym. Pracodawca nie odprowadzi zaliczki na podatek dochodowy, więc pracownik otrzyma wyższą premię netto.

Bony świąteczne dla pracowników a składki ZUS

Na tle składek ZUS nie ma znaczenia, czy pracodawca wypłaci pracownikom premię świąteczną w formie dodatku do wynagrodzenia, czy w formie bonów towarowych lub usługowych. Bony świąteczne sfinansowane ze środków obrotowych firmy są ozusowane, natomiast bony pokryte ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS – zwolnione ze składek ZUS.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie wliczają się do podstawy wymiaru tych składek. Nie obowiązuje żaden limit w skali roku.

Warto też dodać, że art. 81 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne ustala się za pomocą przepisów określających podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (oczywiście z pewnymi zastrzeżeniami). Wobec tego bony towarowe i usługowe sfinansowane z ZFŚS są zwolnione również ze składki zdrowotnej.

Co ważne, pracodawcy, u których nie funkcjonuje ZFŚS, mogą przekazać pracownikom świąteczne bony towarowe i nie odprowadzić składek ZUS od ich wartości. W jaki sposób? Wystarczy utworzyć fundusz na cele socjalno-bytowe.

Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 20 rozporządzenia składkowego świadczenia wypłacane z funduszu socjalno-bytowego, który utworzono na podstawie układu zbiorowego pracy (!), nie są ozusowane. Zwolnienie ze składek ZUS obowiązuje do kwoty nieprzekraczającej rocznie odpisu podstawowego. Określa go art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS. Od 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku podstawą obliczenia odpisu jest 5104,90 zł. 37,5% z 5104,90 zł daje odpis podstawowy w wysokości 1914,34 zł na 1 osobę zatrudnioną.

To oznacza, że pracodawca nie odprowadzi składek na ubezpieczenia od wartości bonu podarunkowego sfinansowanego z funduszu na cele socjalno-bytowe, o ile wartość świadczenia zmieści się w rocznym limicie 1914,34 zł.