Premia świąteczna dla pracowników – jak ją rozliczyć?

Czy wiesz, że źródło premii świątecznej wpływa na jej rozliczenie pod kątem składek ZUS i podatku dochodowego? Znaczenie ma również forma premii na święta, którą możesz doliczyć do wynagrodzenia brutto lub przekazać w formie bonów do wykorzystania u określonych producentów czy w sieci sklepów. Z artykułu dowiesz się także, jak rozliczyć premię świąteczną przyznaną pracownikom przebywającym na urlopach macierzyńskich, rodzicielskich czy wychowawczych.

Czy premia świąteczna jest ozusowana?

Premia świąteczna, którą pracodawca wypłaca ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Przykład

Pracodawca wypłaca premię świąteczną w wysokości 1500 zł brutto ze środków obrotowych zakładu pracy. W efekcie wynagrodzenie za grudzień wyniosło 9800 zł brutto.

Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne: 9800 zł brutto (8300 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego + 1500 zł brutto premii)

Składka na ubezpieczenie emerytalne po stronie pracodawcy: 9800 zł × 9,76% = 956,48 zł

Składka na ubezpieczenie rentowe po stronie pracodawcy: 9800 zł × 6,5% = 637 zł

Składka na ubezpieczenie wypadkowe: 9800 zł × 1,67% = 163,66 zł

Składka na Fundusz Pracy: 9800 zł × 2,45% = 240,10 zł

Składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych: 9800 zł × 0,10% = 9,80 zł

Składka na ubezpieczenie emerytalne po stronie pracownika: 9800 zł × 9,76% = 956,48 zł

Składka na ubezpieczenie rentowe po stronie pracownika: 9800 zł × 1,5% = 147 zł

Składka na ubezpieczenie chorobowe: 9800 zł × 2,45% = 240,10 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 9800 zł – 1 343,58 zł (suma składek ZUS finansowanych przez pracownika) = 8456,42 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 8456,42 zł × 9% = 761,08 zł

Inaczej rozlicza się premie świąteczne wypłacone z ZFŚS (Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych). Co ważne, muszą być sfinansowane na zasadzie wskazanej w art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Według tego artykułu pracodawca przyznaje świadczenia z Funduszu na podstawie analizy sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej pracownika, który jest uprawniony do skorzystania z ZFŚS. Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS są wykluczone z podstawy wymiaru składek ZUS.

Czy premia świąteczna dla emeryta jest ozusowana?

Aby ustalić, czy premia świąteczna wypłacona emerytowi stanowi podstawę wymiaru składek ZUS, musimy wziąć pod uwagę nie tylko źródło premii (środki obrotowe firmy lub ZFŚS), ale także ewentualny stosunek pracy między emerytem a zakładem pracy.

Jeśli pracodawca zatrudnia emeryta na podstawie umowy o pracę i wypłaci mu premię z własnych środków, to oskładkuje ją na ogólnych zasadach. Co ważne, pracodawca musi zwrócić uwagę na ewentualne zwolnienie ze składek na Fundusz Pracy i FGŚP ze względu na wiek pracownika (55 lat dla kobiet, 60 lat dla mężczyzn).

Premia na święta wypłacona byłemu pracownikowi, który jest emerytem, nie jest ozusowana.

Czy od premii świątecznej wypłaconej pracownikowi na urlopie związanym z rodzicielstwem należy odprowadzić składki ZUS?

Pismo Centrali ZUS z 22 lipca 2021 roku (DI/100000/43/494/2021) stanowi, że premie świąteczne wypłacane z okazji Bożego Narodzenia pracownikom, którzy przebywają na urlopie macierzyńskim lub na warunkach macierzyńskiego, urlopie rodzicielskim oraz pobierają z tego tytułu zasiłek macierzyński, wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Jak możemy się dowiedzieć z pisma, premie zostały sfinansowane ze środków obrotowych spółki i nie były uregulowane w regulaminie wynagradzania. Pracodawca przyznał premię na święta Bożego Narodzenia niemal wszystkim pracownikom – z wyjątkiem osób zatrudnionych na okres próbny i przebywających w okresie wypowiedzenia.

ZUS zwrócił uwagę, że według art. 18 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób, które pobierają zasiłek macierzyński lub zasiłek w jego wysokości, stanowi kwota tego zasiłku. Ponadto z § 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego wynika, że z podstawy wymiaru składek emerytalnych i rentowych są wyłączone niektóre składniki wynagrodzenia. Chodzi o te, do których pracownik zachowuje prawo w okresie pobierania zasiłku i które są wypłacane za okres zasiłkowy. Zgodnie z interpretacją ZUS premia świąteczna wypłacona przez pracodawcę nie była takim składnikiem.

Po pierwsze – nie była uregulowana przez przepisy wewnątrzzakładowe.

Po drugie – nie była należna za okres pobierania zasiłku macierzyńskiego. Miała charakter stricte doraźny i uznaniowy. To oznacza, że nie można było jej przyporządkować do żadnego okresu pracy.Po trzecie – pracodawca mógłby pominąć osoby na urlopach związanych z rodzicielstwem, przyznając premię świąteczną o charakterze uznaniowym. To oznacza, że długotrwale nieobecni pracownicy nie mogliby wystąpić z roszczeniem o jej wypłatę.

Czy premia świąteczna jest opodatkowana?

Pracodawca, który wypłaci premie świąteczne z własnych środków, musi odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy na zasadach ogólnych. Premie na święta pochodzące ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS nie są opodatkowane – o ile nie przekroczą limitów wskazanych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof wartość świadczeń pieniężnych, które są sfinansowane w całości (!) ze środków ZFŚS, są wolne od podatku dochodowego do wysokości nieprzekraczającej 1000 zł w roku podatkowym. Co ważne, art. 52l pkt 3 ustawy o pdof podniósł wspomniany limit z 1000 zł do 2000 zł. Ta kwota obowiązuje do 31 grudnia 2023 roku. Dlaczego? Zmiana dotyczy okresu od 2020 roku do końca roku podatkowego następującego po roku, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Przypominamy, że rząd odwołał stan epidemii 16 maja 2022 roku. 1 lipca 2023 roku odwołano stan zagrożenia epidemicznego.

Przykład

Pracownik otrzymał premię świąteczną w wysokości 1500 zł brutto. Pracodawca wypłacił ją z własnych środków, więc stanowiła opodatkowany przychód pracownika, któremu należało się łącznie 9800 zł brutto za grudzień.

Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne: 9800 zł brutto (8300 zł brutto wynagrodzenia zasadniczego + 1500 zł brutto premii)

Suma składek na ubezpieczenia społeczne opłacanych przez pracownika: 1343,58 zł

Koszty uzyskania przychodu: 250 zł

Podstawa opodatkowania: 9800 zł – 1342,58 zł – 250 zł = 8206,42 zł ≈ 8206 zł

Zaliczka na podatek dochodowy: 8206 zł × 12% = 984,72 zł

Kwota zmniejszająca podatek: 300 zł (pojedyncza)

Zaliczka na podatek dochodowy po odjęciu kwoty zmniejszającej podatek: 984,72 zł – 300 zł = 684,72 zł

Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu w górę: 685 zł

Premia na święta – jak przeliczyć brutto na netto?

Załóżmy, że pracownik otrzymał premię na Boże Narodzenie w wysokości 1500 zł brutto. Pracodawca wypłacił ją z własnych środków. Premia świąteczna jest opodatkowana i oskładkowana, więc rozliczamy ją na zasadach ogólnych. Co ważne, pomijamy w poniższych obliczeniach kwotę zmniejszającą podatek i koszty uzyskania przychodu, które zostałyby uwzględnione w rozliczeniu wynagrodzenia za grudzień. Przyjęliśmy, jak wcześniej, że pracownik nie przekroczył I progu podatkowego.

Premia świąteczna brutto: 1500 zł

Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i społeczne: 1500 zł

Składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe finansowane przez pracownika: 1500 zł × 13,71% = 205,65 zł

Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne: 1500 zł – 205,65 zł = 1294,35 zł

Składka na ubezpieczenie zdrowotne: 1294,35 zł × 9% = 116,49 zł

Podstawa opodatkowania premii (z pominięciem kosztów uzyskania przychodu): 1500 zł – 205,65 zł = 1294,35 zł

Zaliczka na podatek dochodowy (z pominięciem kwoty zmniejszającej podatek): 1294,35 zł × 12% = 155,32 zł

Zaliczka na podatek dochodowy po zaokrągleniu: 155 zł

Premia świąteczna netto: 1500 zł – 205,65 zł – 116,49 zł – 155 zł = 1022,86 zł

Czy premię świąteczną uwzględnia się w podstawie świadczeń chorobowych?

Zgodnie z pkt 297 komentarza ZUS do ustawy zasiłkowej (wersji z sierpnia 2023 roku) podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie obejmuje składników wynagrodzenia, które są niezależne od indywidualnego wkładu pracownika i wypłacane niezależnie od jego nieobecności. W tę definicję wpisuje się premia świąteczna, której wysokość może wynikać od wyników grupy pracowników lub całego zakładu pracy.

Co więcej, ZUS w pkt 296 komentarza podaje, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia również bonów lub wypłat w gotówce, które spełniają następujące warunki:

pracodawca przyznaje je w jednakowej wysokości lub jednakowym wskaźniku procentowym w stosunku do wynagrodzenia określonego w umowie o pracę,
otrzymują je wszyscy pracownicy lub grupy pracowników,
wypłaca się je z okazji uroczystych dni, w tym świąt czy rocznicy powstania firmy.