Koszty pracy zdalnej. Kiedy pracodawca zapłaci za home office pracownika?

Nowe zasady pracy zdalnej zobowiązują pracodawców do pokrywania kosztów związanych z home office’em, m.in. zużywaniem prądu, używaniem internetu czy serwisowaniem narzędzi pracy, np. laptopa. Zdalny pracownik otrzyma też zwrot kosztów zużytych materiałów do pracy, np. papieru czy tuszu do drukarki. Ustawa przewiduje również pokrywanie innych kosztów pracy zdalnej, o ile będą uwzględnione w przepisach wewnątrzzakładowych.

1. Czy zwrot kosztów pracy zdalnej przysługuje każdemu pracownikowi, który pracuje w trybie home office?
2. Kiedy pracodawca musi zwrócić pracownikowi koszty poniesione w związku z pracą zdalną?
3. Jakie są „inne koszty pracy zdalnej”, które pracodawca może pokryć, ale nie musi?
4. W jaki sposób można pokryć koszty pracy zdalnej?
5. Czy pracodawca poniesie koszty pracy zdalnej okazjonalnej?
6. Dodatkowe pytania o koszty pracy zdalnej
   1. Czy koszty pracy zdalnej są opodatkowane i ozusowane?
   2. Czy koszty pracy zdalnej trzeba zwracać co miesiąc?

Zwrot kosztów pracy zdalnej a forma home office’u

Przypomnijmy, że nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła 2 główne formy pracy zdalnej:

• całkowitą, czyli wykonywaną w 100% w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą,
• częściową (hybrydową), czyli wykonywaną w siedzibie firmy oraz miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, przy czym strony ustalają proporcje.

W powyższych przypadkach zwrot kosztów pracy zdalnej jest obowiązkowy. Specyficzną formą częściowego home office’u jest okazjonalna praca zdalna. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy mogą pracować zdalnie przez 24 dni w roku kalendarzowym, ale pracodawca nie musi im zwracać żadnych kosztów pracy zdalnej.

➡ Zobacz, czym się różnią wnioski o pracę zdalną. Wyjaśniliśmy, jak może zareagować pracodawca, kiedy otrzyma wniosek o home office.

Obowiązkowy zwrot kosztów pracy zdalnej

Według art. 67²⁴ § 1 pkt 1, 2 i 4 Kodeksu pracy pracodawca musi zapewnić zdalnemu pracownikowi:

• materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne,
• instalację, konserwację i serwis narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.

Jeśli pracodawca nie zadba o instalację, konserwację i serwis narzędzi pracy oraz urządzeń technicznych, musi pokryć koszty poniesione przez pracownika w tym zakresie, w tym również koszty związane z eksploatacją narzędzi pracy. Ponadto art. 67²⁴ § 1 pkt 2 k.p. zobowiązuje pracodawcę do pokrycia kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych wykorzystywanych do pracy zdalnej.

Dobrowolny zwrot kosztów pracy zdalnej

Zgodnie z art. 67²⁴ § 1 pkt 3 pracodawca musi pokryć koszty inne niż określone w pkt 2, o ile:

• są bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej,
• są określone w przepisach wewnątrzzakładowych, czyli 1 z 4 dopuszczalnych dokumentów: porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu ze zdalnym pracownikiem.

Przepisy nie definiują precyzyjniej „innych kosztów pracy zdalnej”. To oznacza, że pracodawca może ustalić z pracownikiem, że pokryje np. część kosztów ogrzewania w miejscu wykonywania pracy zdalnej. Tę decyzję można uargumentować faktem, że gdyby dana osoba pracowała w biurze, przebywałaby większość dnia poza domem, więc przykręcałaby kaloryfery. Natomiast pracując zdalnie, musi ustawić temperaturę wyższą niż w pustym mieszkaniu, aby zapewnić sobie komfortowe warunki do pracy.

Inne koszty związane z pracą zdalną mogą obejmować także wydatki na wyposażenie stanowiska pracy w m.in.:

• ergonomiczny fotel biurowy,
• monitor z regulacją w kilku płaszczyznach,
• słuchawki z aktywną redukcją hałasu i mikrofonem,
• bezprzewodową myszkę wertykalną (pionową).

➡ Zasady kontroli pracy zdalnej pozwalają na sprawdzenie, czy stanowisko pracownika na home office spełnia warunki bhp.

Formy zwrotu kosztów pracy zdalnej

Nowe przepisy dopuszczają pokrycie kosztów związanych z pracą zdalną na 3 sposoby.

1. Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych w kwocie, która odpowiada realnym wydatkom pracownika. Chociaż przepisy przewidują taką możliwość, to w praktyce precyzyjne obliczenie, ile pracownik wydał na internet i prąd do pracy zdalnej, byłoby zbyt czasochłonne. a nawet niemożliwe. Trzeba by sprawdzić m.in. ile energii elektrycznej zużywa każdy sprzęt i jakie taryfy prądu obowiązują u poszczególnych pracowników. Dodajmy do tego zróżnicowane koszty abonamentu, który może obejmować nie tylko internet i telefon, ale także telewizję.
2. Pracodawca wypłaca ryczałt zdalnym pracownikom, który zgodnie z art. 67²⁴ § 4 k.p. odpowiada przewidywanym kosztom pracy zdalnej. Dzięki temu rozwiązaniu nie trzeba oszacowywać, ile prądu zużywają laptopy wykorzystywane przez pracowników. Wystarczy bowiem przyjąć średni pobór mocy urządzenia, np. 65 W, i na tej podstawie obliczyć ryczałt należny wszystkim pracownikom.
3. Pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny zdalnym pracownikom, którzy wykorzystują materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezapewnione przez firmę. Co ważne, według art. 67²⁴ § 4 k.p. ekwiwalent pieniężny można zastąpić ryczałtem. Uwaga – przepisy wspominają o ekwiwalencie wyłącznie w kontekście używania prywatnego sprzętu pracownika do celów służbowych.

Niezależnie od tego, czy pracodawca zdecyduje się na wypłatę ekwiwalentu, czy ryczałtu, musi wziąć pod uwagę:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• udokumentowane ceny rynkowe materiałów, narzędzi pracy i urządzeń technicznych,
• ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Jak przepisy rozwiązują kwestię kosztów w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej?

Okazjonalna praca zdalna, dostępna w wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym, zwalnia pracodawcę z wielu obowiązków, w tym pokrycia kosztów pracy zdalnej. W tym przypadku nie stosuje się art. 67²⁴ k.p. Oczywiście pracodawca może przyjąć rozwiązanie korzystniejsze dla pracowników i zdecydować, że pokryje koszty usług telekomunikacyjnych czy prądu. Wtedy również ustali, czy zwraca pracownikom realnie poniesione koszty podczas sporadycznego home office, czy wypłaca ryczałt.

Dodatkowe pytania o koszty pracy zdalnej