Jak wystawić rachunek do umowy o dzieło? Sprawdź przepisy i pobierz wzór

Czy wiesz, że freelancerzy, z którymi współpracujesz na podstawie umów o dzieło, wcale nie muszą wystawiać rachunków? Możesz rozliczyć wykonawców dzieł tak samo jak zatrudnionych na umowę o pracę, czyli na liście płac. Jeżeli jednak wolisz wypłacać wynagrodzenia na podstawie rachunków, przygotowaliśmy dla Ciebie wzór i kilka praktycznych wskazówek.

1. Kto wystawia rachunek do umowy o dzieło – zamawiający czy wykonawca?
2. Kiedy trzeba wystawić rachunek do umowy o dzieło?
3. Wzór rachunku do umowy o dzieło
4. Jak działa generator rachunku do umowy o dzieło na platformie TribePerk?
5. Czy rachunek do umowy o dzieło trzeba odręcznie podpisać?
6. Co zrobić, kiedy wykonawca lub zamawiający zgubi bądź zniszczy rachunek?

Kto wystawia rachunek do umowy o dzieło?

Istnieją 3 rozwiązania.

1. Wykonawca dzieła wystawia rachunek, korzystając z ogólnodostępnego lub otrzymanego od zamawiającego wzoru. Rachunek w formie elektronicznej można zapisać w różnych formatach: PDF, DOCX czy XLSX.
2. Zamawiający dzieło wystawia rachunek w imieniu wykonawcy dzieła.
3. Nikt nie wystawia rachunku, ponieważ umowa o dzieło jest rozliczana na liście płac.

Jeśli strony umowy o dzieło uzgodnią, że rozliczą się na podstawie rachunku, umowa powinna precyzować, kto się tym zajmie. W przeciwnym razie wykonawca dzieła wystawi rachunek dopiero na żądanie zamawiającego.

Kiedy wystawia się rachunek do umowy o dzieło?

1. Jeśli umowa stanowi, że wykonawca dzieła wystawi rachunek, powinien przesłać go zamawiającemu po wykonaniu i przekazaniu dzieła lub zakończeniu okresu, na który zawarto umowę o dzieło. Strony określają w umowie, ile czasu ma wykonawca na wystawienie rachunku, np. 7 dni.
2. Jeżeli w umowie pominięto zapis zobowiązujący wykonawcę dzieła do wystawienia rachunku, przedsiębiorca może go zażądać. Zamawiający powinien otrzymać rachunek w ciągu 7 dni od przekazania tej informacji wykonawcy dzieła.
3. Wykonawca nie musi wystawić rachunku dla zamawiającego, który zażądał go dopiero po 3 miesiącach od otrzymania dzieła.

Uwaga – jeśli strony umowy chcą się rozliczyć na podstawie rachunku w wersji elektronicznej, umowa o dzieło powinna stanowić, że zamawiający zgadza się na doręczenie rachunku pocztą elektroniczną.

Co powinien zawierać rachunek do umowy o dzieło?

O ile rachunek do umowy o dzieło nie ma odgórnie narzuconej formy, o tyle powinien zawierać pewne stałe elementy.

§ 14 ust. 1 rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, podaje, że rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

• dane odbiorcy i wykonawcy usługi (w tym przypadku dane zamawiającego dzieło i wykonawcy dzieła),
• datę wystawienia i numer rachunku,
• określenie wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe (w tym przypadku można dołączyć do rachunku protokół zdawczo-odbiorczy, który potwierdza wykonanie dzieła zgodnie z umową),
• ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie.

Co jeszcze warto uwzględnić na rachunku do umowy o dzieło?

1. Numer i datę wystawienia umowy o dzieło, do której się odnosi.
2. Wynagrodzenie brutto i netto.
3. Koszty uzyskania przychodu.
4. Podstawę opodatkowania.
5. Zaliczkę na podatek dochodowy.

Umowa o dzieło nie jest oskładkowana – chyba że pracodawca podpisał ją z osobą, którą zatrudnia na podstawie umowy o pracę. W tym przypadku należy odprowadzić wszystkie obowiązkowe składki ZUS. To oznacza, że rachunek do umowy o dzieło z własnym pracownikiem powinien zawierać pola na wpisanie składek (chorobowej, emerytalnej, rentowej, wypadkowej i zdrowotnej). Zajrzyj do artykułu o kosztach zatrudnienia pracownika, aby dowiedzieć się, jaką część składek finansuje zamawiający, a jaką – wykonawca dzieła.

Generator rachunku do umowy o dzieło

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk zawiera generator rachunków do umów zleceń i umów o dzieło. Wykonawca dzieła może zalogować się na własne konto, a następnie wygenerować rachunek zaledwie kilkoma kliknięciami, który będzie od razu dostępny dla zamawiającego. Nie ma znaczenia, czy samodzielnie naliczasz wynagrodzenia za pomocą platformy, czy korzystasz z pełnej obsługi kadrowo płacowej w TribePerk – generowanie rachunków do umów cywilnoprawnych jest wliczone w stałą opłatę.

Wykonawca dzieła – tak samo jak osoby pracujące na podstawie innych umów – może pobrać czytelny pasek płacowy.

TribePerk pozwala na szybkie przypisanie umowy o dzieło do wykonawcy – zarówno zdalnego freelancera, jak i pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, który będzie wykonywał dodatkowe zadania poza etatem. 

W pierwszym etapie określasz typ umowy, wynagrodzenie brutto i procent kosztów uzyskania przychodu.

W drugim etapie dodajesz numer umowy o dzieło, okres obowiązywania i opcjonalne załączniki.

Załączniki możesz albo zaimportować z szablonów, albo wgrać z dysku.

I gotowe – dane z umów są automatycznie pobierane do modułu płacowego.

Czy rachunek do umowy o dzieło musi być odręcznie podpisany?

Nie, potwierdza to wcześniej wspomniane rozporządzenie, zwłaszcza jeśli strony umowy o dzieło stosują elektroniczne rachunki. Jedynym przypadkiem, w którym warto zadbać o podpis na rachunku, jest wypłata wynagrodzenia w gotówce. Pamiętaj też, że gdyby doszło do sporu między zamawiającym a wykonawcą dzieła, podpis na rachunku może świadczyć na korzyść jednej ze stron konfliktu.

Co zrobić, kiedy jedna ze stron umowy o dzieło zniszczy lub zgubi rachunek?

W sytuacji, w której zamawiający i wykonawca posługują się wyłącznie papierowymi rachunkami, należy wystawić zaginiony lub zniszczony rachunek kolejny raz. Nowy egzemplarz powinien zawierać dopisek „duplikat” i datę ponownego wystawienia.