Zatrudnienie studenta – co musi wiedzieć pracodawca?

O ile umowa zlecenie ze studentem opłaca się przedsiębiorcom, którzy chcą zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia, o tyle warunki wykonywania pracy nie zawsze umożliwiają podpisanie umowy cywilnoprawnej. Czym skutkuje zawarcie umowy o pracę ze studentem, który nie ukończył 26 lat? Główne różnice dotyczą składek ZUS – nie sposób ich uniknąć w stosunku pracy.

Czym się różni umowa o pracę dla studenta od umowy o pracę?

Chociaż całkowity koszt zatrudnienia pracownika skupia się przede wszystkim na składkach ZUS obciążających pracodawcę, pod uwagę trzeba wziąć również takie koszty związane z umową o pracę, jak wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie chorobowe oraz inne płatne nieobecności pracownika.

	Umowa o pracę dla studenta	Umowa zlecenie dla studenta
Składki ZUS	Obowiązkowe – jak w przypadku przeciętnego pracownika	Nieobowiązkowe
Podatek dochodowy	Nie – ulga dla młodych przysługuje pracownikom, którzy nie ukończyli 26 lat, natomiast nie muszą wykazać statusu studenta	Nie – ulga dla młodych przysługuje zleceniobiorcom, którzy nie ukończyli 26 lat, przy czym nie muszą wykazać statusu studenta. Co ważne, ulga dla młodych nie obowiązuje w przypadku wszystkich umów zleceń, np. w przypadku opiewających na maksymalnie 200 zł brutto
Wymiar czasu pracy	Normy czasu pracy i wymiar czasu pracy wynikają z Kodeksu pracy. Studia dzienne nie ograniczają możliwości podjęcia pracy na pełny etat	Zleceniobiorca nie jest ograniczony przepisami o czasie pracy, ale powinien rozliczać się na podstawie raportu z przepracowanymi godzinami
Minimalne wynagrodzenie	Obowiązuje minimalne wynagrodzenie (4242 zł brutto w I półroczu 2024 roku i 4300 zł brutto w II półroczu 2024 roku na pełny etat)	Obowiązuje minimalna stawka godzinowa w przypadku większości umów zleceń (27,70 zł brutto w I półroczu 2024 roku i 28,10 zł brutto w II półroczu 2024 roku)
Urlop wypoczynkowy	Tak, maksymalnie 20 dni dla pracownika pełnoetatowego, który nie osiągnął 10 lat stażu pracy	Nie, aczkolwiek umowa zlecenie może przewidywać płatną przerwę od wykonywania zlecenia
Zwolnienie lekarskie	Tak	Tak
Świadczenie chorobowe	Tak, wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy lub zasiłek chorobowy z ZUS	Nie, ponieważ student nie może przystąpić do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, które zapewniłoby mu zasiłek chorobowy z ZUS za okres niezdolności do wykonywania zlecenia

Umowa o pracę ze studentem a składki ZUS

Student zatrudniony na podstawie umowy o pracę jest objęty takimi samymi składkami ZUS, jak przeciętny pracownik. To oznacza, że finansuje składkę na ubezpieczenie emerytalne (9,76%), zdrowotne (9%), chorobowe (2,45%) i rentowe (1,5%).

Pracodawca opłaca składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (9,76% i 6,5%), wypadkowe (przeciętnie 1,67%), Fundusz Pracy (2,45%) i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%).

Czy każdemu studentowi na umowie zleceniu przysługuje zwolnienie ze składek ZUS?

Nie, uczestnicy studiów podyplomowych i doktoranckich nie mogą korzystać ze zwolnienia ze składek ZUS. Ponadto osoba, która ukończy studia I stopnia, straci status student do dnia ślubowania na studia II stopnia lub 30 września danego roku, jeśli immatrykulacja wypada później.

Zobacz, jakie warunki musi spełnić student, aby nie opłacać składek ZUS z tytułu umowy zlecenia

Umowa o pracę ze studentem a podatek dochodowy

Zwolnienie z podatku dochodowego przysługuje m.in. młodym pracownikom, którzy nie ukończyli 26. roku życia. Co ważne, przepisy nie uzależniają tzw. ulgi dla młodych od statusu studenta czy ucznia. Liczy się wyłącznie data ukończenia 26 lat. O ile zerowy PIT dotyczy także większości umów zleceń, o tyle nie ma zastosowania w przypadku umów o dzieło.

Pracodawca zatrudniający studenta, który lada moment ukończy 26 lat, musi zwrócić uwagę na termin wypłaty wynagrodzenia. Czy wypadnie w dniu poprzedzającym dzień 26. urodzin, czy w dniu następującym po nim? Przychody, które są należne za okres objęty ulgą dla młodych, ale zostaną wypłacone po ukończeniu 26 lat przez podatnika, trzeba opodatkować.

Ile wynosi limit przychodów w zwolnieniu podatkowym dla studentów?

Co do zasady, pracodawca, który zatrudni osobę 26. roku życia, nie odprowadza zaliczki na podatek dochodowy od przychodów nieprzekraczających 85 528 zł. Niemniej resort doprecyzował, że obowiązek opłacenia podatku dochodowego występuje dopiero po przekroczeniu 115 528 zł, czyli 85 528 zł + 30 000 zł kwoty wolnej od podatku.

Sprawdź, jak stosować ulgę dla młodych

Ile kosztuje zatrudnienie studenta?

Zatrudnienie studenta na umowę o pracę wiąże się z opłaceniem wszystkich składek ZUS – niezależnie od wieku pracownika. Umowy zlecenia z uczniami i studentami do 26. roku życia nie są oskładkowane. To oznacza, że wynagrodzenie brutto jest równe wynagrodzeniu netto dla studenta. Tyle samo wynosi całkowity koszt zatrudnienia dla zleceniodawcy.

Tabela zakłada, że studenci przepracowali identyczną liczbę godzin na umowie zleceniu i umowie o pracę w lutym 2024 roku (168 godzin) i listopadzie 2024 roku (152 godziny). Co istotne, wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy, który przepracuje 152 godziny w listopadzie 2024 roku, będzie niższe od minimalnego wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (4271,20 zł brutto zamiast 4300 zł brutto).

Zleceniodawca nie będzie musiał wyrównywać tej kwoty. Musi przestrzegać minimalnej stawki godzinowej brutto, która będzie wynosić 28,10 zł w tym miesiącu. Wynagrodzenie brutto z tytułu umowy zlecenia w lutym 2024 roku będzie wyższe. Minimalna stawka godzinowa będzie niższa (27,70 zł brutto), ale zleceniobiorca przepracuje więcej godzin (168).

W obu przypadkach nie uwzględniliśmy wpłat do PPK. Założyliśmy, że studenci mają tylko jedno źródło przychodu – umowę o pracę lub umowę zlecenie.

	Całkowity koszt zatrudnienia studenta na umowie o pracę (obowiązkowe składki ZUS)	Całkowity koszt zatrudnienia studenta na umowie zleceniu (brak składek ZUS)
Luty 2024	5 110,76 zł	4653,60 zł
Listopad 2024	5 180,64 zł	4271,20 zł

Najniższa krajowa netto i brutto dla studenta na umowie o pracę

Minimalne wynagrodzenie w 2024 roku wzrośnie dwukrotnie. Wyniesie 4242 zł brutto w I półroczu 2024 roku i 4300 zł brutto w II półroczu 2024 roku. Jeśli student uprawniony do ulgi do młodych nie przekroczy limitu przychodów w tym okresie, otrzyma wynagrodzenie netto równe wynagrodzeniu brutto pomniejszonemu o składki ZUS finansowane przez pracownika. Będzie dostawać na rękę 3330,98 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku i 3376,53 zł od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku. Jak widać, różnica będzie niewielka. Wyniesie 45,55 zł. Na potrzeby obliczeń założyliśmy, że pracujący student nie uczestniczy w PPK.

	Wynagrodzenie minimalne od 1.01.2024 do 30.06.2024	Wynagrodzenie minimalne od 1.07.2024 do 31.12.2024
Wynagrodzenie brutto	4242 zł	4300 zł
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe	4242 zł	4300 zł
Składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%)	414,02 zł	419,68 zł
Składka na ubezpieczenie rentowe (1,5%)	63,63 zł	64,50 zł
Składka na ubezpieczenie chorobowe (2,45%)	103,93 zł	105,35 zł
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	3660,42 zł	3710,47 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne (9%)	329,44 zł	333,94 zł
Wynagrodzenie netto	3330,98 zł	3376,53 zł

Minimalna stawka godzinowa netto i brutto dla studenta na umowie zlecenie

Minimalna stawka godzinowa brutto, która będzie wynosić 27,70 zł od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku i 28,10 zł od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku, jest minimalną stawką godzinową netto dla studenta na umowie zlecenie.

Dla porównania – stawka godzinowa na umowie o pracę wyniesie od 23,37 zł brutto do 28,29 zł brutto w przypadku wynagrodzenia minimalnego i w zależności od liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu. Student na umowie o pracę, zarabiający najniższą krajową, nie otrzyma tych kwot na rękę, ponieważ pracodawca musi odprowadzić składki ZUS.

Załóżmy, że student zatrudniony na pełny etat przepracuje 184 godziny w lipcu 2024 roku. Jeżeli pomnożymy tę liczbę godzin przez obowiązującą wówczas minimalną stawkę godzinową, którą stosuje się w przypadku umów zleceń, czyli 28,10 zł brutto za 1 godzinę, otrzymamy 5170,40 zł brutto.

Ta kwota jest wynagrodzeniem netto dla zleceniobiorcy będącego studentem do 26. roku życia. Nie odprowadza się od niej ani składek ZUS, ani podatku dochodowego. To oznacza, że student na umowie zlecenie, który przepracuje tę samą liczbę godzin w lipcu 2024 roku, co student na umowie o pracę, otrzyma 1793,87 zł na rękę więcej.

Jaką umowę zaproponować studentowi – umowę zlecenie czy umowę o pracę?

To, jaką umowę podpiszesz ze studentem, powinno wynikać z warunków wykonywanej pracy, nie z preferencji dotyczących wyższych zarobków na rękę czy niższych obciążeń składkowych. Umowa zlecenie nie może zastępować umowy o pracę, jeśli student będzie pracował w warunkach mających znamiona stosunku pracy.

Oczywiście charakter niektórych zleceń może sprawiać, że zleceniobiorca musi mieć np. dostęp do biura w określonych godzinach, ale nie jest dopuszczalne zaoferowanie umowy zlecenia osobie, która będzie wykonywała pracę np. od 8:00 do 16:00, od poniedziałku do piątku, w miejscu wyznaczonym przez zleceniodawcę.

Czym się różni umowa o pracę od umowy zlecenia?

O ile obowiązek zawarcia umowy o pracę wynika przede wszystkim z warunków wykonywania pracy, o tyle różnice między umową o pracę a umową zleceniem dotyczą także czasu pracy, okresu wypowiedzenia czy płatnych nieobecności.

Poznaj różnice między umową o pracę a umową zleceniem