6 zalet automatyzacji naliczania wynagrodzeń

Od arkuszy kalkulacyjnych, przez programy kadrowo-płacowe offline, po rozwiązania chmurowe – firmy rozliczają płace różnymi sposobami. Niestety, nie każde przedsiębiorstwo wyeliminowało czasochłonne, powtarzalne, żmudne czynności. Przygotowujesz listy płac za pomocą Excela lub systemu kadrowo-płacowego, ale narzekasz, że tracisz czas na zadania typu kopiuj-wklej? To znaczy, że prawdopodobnie możesz zautomatyzować naliczanie wynagrodzeń. Wyjaśniamy, jakie korzyści mogą osiągnąć pracodawcy i pracownicy – nie tylko działu HR.

Na czym polega automatyzacja naliczania wynagrodzeń?

Automatyzację naliczania wynagrodzeń wdraża się w firmach w ramach automatyzacji kadr i płac, która odciąża HR-owców. Dzięki niej unikają zajmowania się cyklicznymi, nużącymi zadaniami, które przejmuje system kadrowo-płacowy.

Automatyzacja naliczania wynagrodzeń w dziale kadrowo-płacowym

Załóżmy, że pracujesz w wewnętrznym dziale kadr i płac. Musisz obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, który:

pracował w godzinach nadliczbowych,
przebywał na 5-dniowym zwolnieniu lekarskim,
wykorzystał 7 dni urlopu wypoczynkowego,
dostał premię uznaniową,
jest uczestnikiem PPK.

O ile program kadrowo-płacowy obliczy wynagrodzenie netto, składki ZUS za pracownika czy wpłaty do PPK, o tyle najpierw musisz wprowadzić do niego dane, które wpływają na wysokość pensji.

W przypadku tradycyjnego programu, do którego jedynie Ty masz dostęp, trzeba przepisać dane z różnych źródeł – i elektronicznych (np. ewidencji czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym), i papierowych (np. wniosków urlopowych). Niestety, nie zawsze można zaimportować te informacje z plików. Dzięki automatyzacji naliczania wynagrodzeń ominiesz ten uciążliwy etap kompletowania danych. Podczas niego łatwo popełnić drobny błąd, który odbije się negatywnie na zarobkach pracownika.

👉 Platforma kadrowo-płacowa TribePerk online nie tylko generuje listy płac (co wymaga tylko kilku kliknięć!), ale także odgrywa rolę portalu pracowniczego. To oznacza, że pracownicy w Twojej firmie – jak dotychczas – raportują nadgodziny i składają wnioski o urlop, ale robią to w jednym miejscu, nie w różnych aplikacjach czy na papierze. Moduł płacowy automatycznie pobiera dane, które wpływają na wysokość wynagrodzeń, z innych sekcji. Co więcej – każdy pracownik może wygenerować swój elektroniczny pasek płacowy, na którym doskonale widać, jakie składniki złożyły się na wynagrodzenie za dany miesiąc. Dzięki temu nie musisz wysyłać pasków na życzenie i tłumaczyć, jak je odczytywać.

Automatyzacja naliczania wynagrodzeń w outsourcingu kadrowo-płacowym

Przedsiębiorcom współpracującym z biurami rachunkowymi zwykle nie udaje się ani pożegnać z papierologią, ani ograniczyć czasochłonnej obsługi administracyjnej.

Chociaż zewnętrzny usługodawca odpowiada za naliczenie wynagrodzeń oraz inne procesy, np. wysyłkę deklaracji ZUS, najpierw musi otrzymać dane kadrowo-płacowe. W tym celu pracodawca zobowiązuje jednego pracownika – niekoniecznie wyspecjalizowanego w płacach, np. office managera – do komunikacji z biurem rachunkowym.

Brak rozwiniętego zaplecza technologicznego sprawia, że informacje niezbędne do rozliczenia płac są wysyłane e-mailem (albo pocztą w przypadku papierowego obiegu dokumentów). To oznacza, że – podobnie jak w dziale kadrowo-płacowym in-house – trzeba zebrać dane z różnych źródeł, a potem wprowadzić je do programu kadrowo-płacowego. W efekcie obie strony tracą czas na czynnościach, które można zautomatyzować, i ryzykują pomyłkami.

👉 Tymczasem przedsiębiorca zlecający pełną obsługę płacową TribePerk dostaje dostęp do platformy online. To przestrzeń, która łączy potrzeby właścicieli firm, specjalistów ds. kadr i płac oraz pracowników. Jeden system w chmurze zastępuje e-maile z załącznikami i gwarantuje swobodny dostęp do transparentnych danych o płacach.

Jak to działa?

Tradycyjne naliczanie wynagrodzeń kontra automatyzacja – porównanie

Etap	Tradycyjne naliczanie wynagrodzeń, np. arkusze kalkulacyjne, program kadrowo-płacowy offline	Zautomatyzowane naliczanie wynagrodzeń na platformie kadrowo-płacowej online
1. Zbieranie danych wpływających na wysokość wynagrodzenia za dany miesiąc	Pracownicy raportują przepracowane godziny, składają wnioski urlopowe i zgłaszają inne nieobecności ścieżką elektroniczną (np. e-mailem) lub papierową.	Pracownicy logują się na platformę kadrowo-płacową, która odgrywa rolę portalu pracowniczego. Zapisują przepracowane godziny, składają wnioski o urlop, zgłaszają nieobecności. Zwolnienia lekarskie są automatycznie pobierane z PUE ZUS.
2. Kompletowanie danych kadrowo-płacowych po zakończeniu miesiąca (w zależności od terminu wypłaty wynagrodzenia)	Pracownik administracyjny, który współpracuje z biurem rachunkowym, zbiera dane rozproszone w różnych źródłach.	Dane są zebrane na platformie kadrowo-płacowej.
3. Przekazanie danych do osoby odpowiedzialnej za przygotowanie listy płac	Pracownik musi wysłać komplet informacji do biura rachunkowego. Dopiero potem można przygotować listę płac w systemie kadrowo-płacowym.	Moduł płacowy na platformie kadrowo-płacowej automatycznie pobiera dane z innych modułów. Listę płac generuje się kilkoma kliknięciami.
4. Przekazanie listy płac i paczki przelewów pracodawcy	Najczęściej e-mailowo.	Lista płac jest dostępna na platformie kadrowo-płacowej. Można także wygenerować paczkę przelewów.
5. Przekazanie pasków wynagrodzeń pracownikom	Na życzenie pracownika, najczęściej e-mailowo. Zdarza się, że pasek wynagrodzenia bywa niezrozumiały, co wymaga dodatkowego tłumaczenia.	Pracownicy mogą wygenerować swoje paski wynagrodzeń na platformie kadrowo-płacowej. Rozpiska jest czytelna, co ułatwia zrozumienie, jakie składniki złożyły się na wynagrodzenie za dany miesiąc.

Zalety automatyzacji naliczania wynagrodzeń

Od finansów, przez organizację pracy, po satysfakcję pracowników – automatyczne rozliczanie płac wpływa pozytywnie na wiele aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Ponadto rozwiązanie chmurowe rozwijane przez TribePerk sprawdza się w organizacjach rozproszonych, czyli zatrudniających osoby w różnych lokalizacjach.

👉 Zalety outsourcingu kadr i płac przyćmiewają potencjalne ryzyka związane z obliczaniem wynagrodzeń przez zewnętrzną firmę – zwłaszcza jeśli podążysz za naszymi wskazówkami.

1. Pracodawca nie ponosi zbędnych kosztów nieoptymalnych procesów

Trudno sobie wyobrazić efektywny marketing, logistykę czy produkcję bez automatyzacji. Niemniej nawet przedsiębiorstwom, które nadążają za rozwojem technologii w swoich branżach, umyka, ile czasu pracowników i zbędnych wydatków tracą wskutek przestarzałego procesu naliczania wynagrodzeń.

Z jednej strony – koszty zatrudnienia pracowników rosną. Z drugiej strony – ich optymalizacja często pomija czynności, które kolosalnie wydłużają rozliczanie płac i sprawiają, że pracownicy mają mniej czasu na ważniejsze zadania. Według American Payroll Association automatyzacja zmniejsza wydatki na procesy płacowe nawet do 80%.

Dzięki zautomatyzowanej platformie do naliczania wynagrodzeń możesz:

przechowywać informacje niezbędne do naliczania wynagrodzeń wyłącznie w chmurze, co oznacza, że nie potrzebujesz dużej powierzchni do magazynowania segregatorów,
ograniczyć niespójność i rozproszenie danych, zwłaszcza jeśli aktualnie część zbierasz online, a część – offline,
wdrożyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych oraz innych dokumentów w firmie, co skraca ścieżki ich akceptacji i zapobiega nieporozumieniom między pracownikami,
zrezygnować z opłacania licencji niewspółpracujących ze sobą narzędzi HR,
zaoszczędzić na obsłudze kadrowo-płacowej, wybierając usługę bazującą na stałym abonamencie per pracownik (bez dodatkowych opłat za drobne czynności, np. wystawienie rachunku do umowy zlecenia),
uniknąć błędów, które skutkują m.in. źle naliczonymi wynagrodzeniami netto, składkami ZUS i zaliczkami na podatek dochodowy.

2. Lista płac jest gotowa zawsze na czas

Jeśli pracownik wewnętrznego działu HR lub biuro rachunkowe dostarcza listę płac z opóźnieniem, istnieje ryzyko, że wynagrodzenia dotrą do pracowników po terminie wpisanym w regulaminie pracy.

O ile jednorazowe przekroczenie terminu nie musi sprawić, że dotąd usatysfakcjonowani pracownicy zgłoszą się do Państwowej Inspekcji Pracy, o tyle powtarzalne opóźnienia w przelewach, których nie można usprawiedliwić np. sesjami rozrachunkowymi w bankach, mogą popsuć relacje między szefem a pracownikami.

Listę płac na platformie kadrowo-płacowej TribePerk generuje się jednym kliknięciem po zamknięciu miesiąca.

We wstępnej edycji wpisuje się numer listy i datę płatności. Dodatkowo możesz ustalić, jakie składniki wynagrodzenia system powinien wziąć pod uwagę, i zapisać listę w wersji roboczej. Zatwierdzony plik będzie od razu dostępny dla użytkowników z uprawieniami administratora.

Szczegółową listę pobierzesz w formacie PDF lub XLSX. Aby wygenerować paczkę przelewów w XLSX, trzeba podać jej nazwę i numer konta firmy.

Szczegółowa lista płac na platformie kadrowo-płacowej TribePerk

3. Pracownicy pobierają czytelne, elektroniczne paski płacowe, co oszczędza czas HR-u

Pracownik ma prawo do wglądu w dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie. Poza tym może zażądać paska płacowego, czyli indywidualnej rozpiski składników pensji za dany miesiąc. Taka prośba pracownika – nierzadko sfrustrowanego wątpliwościami wobec zarobków – angażuje co najmniej jedną osobę z działu kadrowo-płacowego lub pracownika administracyjnego, który musi skontaktować się z biurem rachunkowym. W przypadku zewnętrznej obsługi kadr i płac na odpowiedź czeka się nawet… kilka dni roboczych. Co więcej, biuro może naliczyć dodatkową opłatę z tego tytułu.

Co automatyzacja naliczania wynagrodzeń ma wspólnego z paskami płacowymi dla pracowników?

Chodzi nie tylko o zredukowane ryzyko błędów w kalkulacji, ale także swobodny dostęp zatrudnionych do składników własnych wynagrodzeń w portalu pracowniczym.

Użytkownicy platformy kadrowo-płacowej TribePerk mogą generować elektroniczne paski płacowe. Czytelna rozpiska (z podziałem na koszty pracodawcy i pracownika) uświadamia, skąd wzięła się kwota na koncie bankowym za ostatni miesiąc pracy.

👉 Podpisujesz umowy cywilnoprawne? Zleceniobiorcy i wykonawcy dzieł również mogą zalogować się na platformę i wygenerować rachunek do umowy zlecenia lub rachunek do umowy o dzieło.

4. Naliczanie wynagrodzeń zgodnie z aktualnymi (i skomplikowanymi) przepisami

Przepisy, które – i to nie jeden raz – zmienił Polski Ład, sprawiły, że 2022 rok zapisał się pod znakiem niebotycznego zamieszania w historii zawodowej specjalistów ds. kadr i płac. Kolejny rok wcale nie zapowiadał się lepiej.

Od 1 stycznia 2023 roku zaczął obowiązywać nowy wzór formularza PIT-2. Na horyzoncie widniała i nowelizacja Kodeksu pracy w związku z pracą zdalną, i nowe przepisy wynikające z unijnych dyrektyw. W efekcie działy kadrowo-płacowe stanęły przed wieloma wyzwaniami. Wyjaśniały zatrudnionym, kiedy i jak wypełnić PIT-2. Przygotowywały nowe wzory wniosków o urlopy i zastanawiały się, jak obliczyć ryczałt za home office.

Firmy, które zautomatyzowały naliczanie wynagrodzeń, mogły liczyć na wsparcie dostawców programów kadrowo-płacowych w najgorętszym okresie. Twórcy oprogramowania musieli je na bieżąco dostosowywać do zmieniających się przepisów, aby zagwarantować klientom, że płace będą rozliczane zgodnie z aktualnym prawem. Niedopatrzenia mogłyby sprowadzić poważne problemy na pracodawców – włącznie z podejrzeniem, że celowo zawyżył nieopodatkowany i nieoskładkowany ryczałt za pracę zdalną, aby zmniejszyć w ten sposób koszty zatrudnienia.

5. Zautomatyzowany system eliminuje ludzkie błędy

Wystarczy jedno omsknięcie palca na klawiszu, aby popełnić mały błąd, przepisując dane kadrowo-płacowe z e-maila do programu kadrowo-płacowego. Ten mały błąd może wywołać dużą różnicę w wynagrodzeniu netto pracownika. Co gorsza, urząd skarbowy otrzyma źle naliczoną zaliczkę na podatek dochodowy, a ZUS – niepoprawne składki. Oczywiście można skorygować listę płac i przeprosić pracownika za pomyłkę – o ile ją wykryje, zaniepokojony wysokością wypłaty – ale… korekta zajmuje dodatkowy czas, a zaufanie pracownika do firmy zostaje nadszarpnięte.

Automatyzacja naliczania wynagrodzeń likwiduje sporo ludzkich błędów, przede wszystkim na etapie manualnego kompletowania danych kadrowo-płacowych.

Pracownicy na bieżąco raportują godziny pracy i nieobecności, a zwolnienia lekarskie są automatycznie pobierane z PUE ZUS.

Zasady rozliczeń benefitów, dodatków i potrąceń – o czym przeczytasz więcej na końcu artykułu – ustala się globalnie. Każdemu pracownikowi można przypisać dodatek lub świadczenie pozapłacowe (jednorazowe lub comiesięczne).

Moduł płacowy uzyskuje inne informacje, chociażby z oświadczeń i wniosków składanych w ramach PIT-2, z warunków umowy danej osoby.

6. Dane płacowe można sprawdzać z dowolnego miejsca, o dowolnej porze

Od 9:00 do 17:00, od poniedziałku do piątku. W tych dniach i godzinach można kontaktować się zarówno z pełnoetatowym specjalistą ds. kadr i płac, jak i biurem rachunkowym, aby uzyskać informacje o wynagrodzeniach. Zresztą nie tylko o nich – także o nierozliczonych nadgodzinach czy zaległym urlopie.

Niestety, nie ma gwarancji, że zniecierpliwiony pracownik, który dopytuje o wymiar urlopu czy dodatek za godziny nadliczbowe, dostanie odpowiedź w tym samym dniu. Za każdym razem frustracja będzie rosła, odbijając się na stosunku pracownika do firmy.

Jeśli interesuje Cię automatyzacja naliczania wynagrodzeń, warto równolegle z nią wdrożyć portal pracowniczy, na którym zatrudnieni mogą przeglądać dane kadrowo-płacowe, kiedy tylko chcą. Ten trend jest doskonale widoczny za granicą. American Payroll Association podaje, że 83% pracodawców stosuje takie rozwiązanie.

W employee self-service nie chodzi o to, aby obciążać pracowników dodatkowymi obowiązkami, tylko zapewnić im swobodny dostęp do danych o ich przywilejach i zarobkach. Dzięki temu pracownik nie ma poczucia, że musi prosić (nawet kilka razy) o każdą podstawową informację i czekać od kilku godzin do kilku dni na odpowiedź.

Samoobsługa pracownicza przynosi ulgę także specjalistom ds. kadr i płac. Trafia do nich mniej pytań o dane, których nie muszą eksportować i wysyłać pracownikom z dodatkowym wytłumaczeniem. Mogą się skupić na zadaniach, w których rzeczywiście są niezastąpieni. Ponadto pracodawcy mogą generować raporty dotyczące np. czasu pracy poszczególnych osób czy zespołów.

Udostępnij artykuł