Diety krajowe z tytułu podróży służbowej – stawki i instrukcja rozliczeń w 2023 roku

avatar
Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk
8 min czytania
07.02.2023
Aktualizacja: 16.06.2023
Aktualne
post thumbnail
8 min czytania
07.02.2023
Aktualizacja: 16.06.2023
Aktualne

Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowa dieta w krajowej podróży służbowej. Dobowa stawka wzrosła do 45 zł z 38 zł, czyli kwoty stosowanej od 28 lipca do 31 grudnia 2022 roku. Zmieniły się także ryczałty za dojazdy i nocleg w delegacji krajowej. Sprawdź, jak rozliczać diety krajowe w różnych scenariuszach i kiedy pracownikowi nie przysługuje dieta.

  1. Stawki diety krajowej za podróż służbową w Polsce od 1 stycznia 2023 roku
  2. Czy trzeba aktualizować przepisy wewnątrzzakładowe, w których zapisano wysokość diety krajowej?
  3. Co pokrywa dieta w podróży służbowej w Polsce?
  4. Jak obliczyć długość delegacji krajowej?
    1. Dieta krajowa za maksymalnie 24-godzinną podróż służbową
    2. Dieta krajowa za podróż służbową trwającą więcej niż 24 godziny
  5. Jak zagwarantowane wyżywienie wpływa na wysokość diety krajowej?
  6. Kiedy pracownikowi nie należy się dieta w delegacji krajowej?
  7. Jak wysokość diety krajowej wpływa na zwrot kosztów noclegu w podróży służbowej?
    1. Wysokość diety za delegację krajową a ryczałt noclegowy
    2. Kiedy pracownikowi nie należy się opłacenie noclegu w delegacji krajowej?
  8. Jak wysokość diety w podróży służbowej w Polsce wpływa na zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejscowej?
  9. Jak obliczyć wysokość diety krajowej? Przykładowa kalkulacja
    1. Krok 1 – określ czas delegacji
    2. Krok 2 – pomniejsz dietę o wartość zapewnionych, bezpłatnych posiłków
    3. Krok 3 – oblicz koszt noclegu
    4. Krok 4 – oblicz koszt dojazdów miejscową komunikacją

Ile wynosi dieta w delegacji krajowej w 2023 roku?

Podwyżkę diety krajowej ogłoszono w rozporządzeniu MRiPS z 25 października 2022 roku (Dz.U. 2022, poz. 2302).

Wysokość diety krajowejOkres obowiązywania
45 złOd 1 stycznia 2023
38 zł28 lipca 2022 – 31 grudnia 2022
30 zł1 marca 2013 – 27 lipca 2022

Chociaż zmienione rozporządzenie dotyczy osób zatrudnionych w budżetówce, które podróżują służbowo, nowa wysokość diety krajowej ma zastosowanie także w sektorze prywatnym. Stawka z rozporządzenia wyznacza minimalny poziom diety krajowej – 45 zł za dobę podróży służbowej. Zgodnie z art. 775 § 4 Kodeksu pracy dieta krajowa wskazana w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub umowie o pracę nie może być niższa od kwoty wskazanej w rozporządzeniu.

Jeśli wspomniane akty wewnątrzzakładowe lub umowa o pracę nie określają warunków wypłacania należności z tytułu wyjazdu służbowego, to według art. 775 § 5 k.p. pracownikowi należy się dieta krajowa w stawce podanej w rozporządzeniu.

Przykłady zapisu diety krajowej w przepisach wewnątrzzakładowych i umowie o pracę – czy trzeba je aktualizować po podwyżce?

Jak zapisano stawkę diety krajowej w przepisach wewnątrzzakładowych?Czy trzeba zmienić przepisy wewnątrzzakładowe lub umowę po podwyżce diety?
Układ zbiorowy pracy podaje, że dieta dla pracowników podróżujących służbowo po kraju wynosi 150% diety w czasie podróży krajowej wskazanej w rozporządzeniu. Nie, pracodawca nie wskazał kwoty, tylko wartość procentową, którą należy pomnożyć przez aktualną stawkę z rozporządzenia.
Regulamin wynagradzania podaje, że dieta w krajowej podróży służbowej odpowiada kwocie z rozporządzenia o podróżach służbowych.Nie, pracodawca odwołuje się bezpośrednio do obowiązującego rozporządzenia, więc dieta krajowa jest zawsze aktualna.
Umowa o pracę podaje kwotę diety krajowej.Tak, jeśli kwota wpisana w umowie okaże się zaniżona po podwyżce diet, pracodawca będzie musiał podpisać aneks z pracownikiem (za jego zgodą).

Co pokrywa dieta w podróży służbowej?

Zgodnie z § 7 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych dieta w czasie podróży krajowej pokrywa zwiększone koszty wyżywienia. Co ważne, dieta w podróży zagranicznej pokrywa nie tylko koszty wyżywienia, ale także inne drobne wydatki.

Jak długość podróży służbowej wpływa na wysokość diety krajowej?

Dietę krajową oblicza się za okres od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zadania służbowego. Dobę podróży krajowej liczymy od wyjazdu do przyjazdu – nie ma znaczenia doba kalendarzowa.

Długość podróży służbowejWysokość diety krajowej
Krócej niż 8 godzinBrak
Od 8 do 12 godzin50% diety krajowej (22,50 zł)
Ponad 12 godzin, ale nie dłużej niż 24 godziny100% diety krajowej (45 zł)
Ponad 24 godziny100% diety krajowej (45 zł) za każdą dobę + 50% diety krajowej (22,50 zł) za każdą rozpoczętą, ale niepełną dobę do 8 godzin lub 100% diety krajowej (45 zł) za każdą rozpoczętą, ale niepełną dobę powyżej 8 godzin

Dieta za delegację do 24 godzin

1-dniowa delegacja krajowa nie musi trwać 24 godzin, aby pracownik otrzymał pełną dietę (45 zł). Wystarczy, że długość podróży przekroczy 12 godzin. Za podróż służbową w kraju, która trwa od 8 do 12 godzin, należy się 50% diety krajowej, czyli 22,50 zł. Poniżej 8 godzin dieta nie przysługuje.

Przykład

Pracownik odbył kilka podróży służbowych w styczniu 2023 roku.

  1. 9 stycznia – wyjazd służbowy trwał od 8:00 do 15:00, czyli 7 godzin. Za ten dzień nie przysługuje dieta.
  2. 16 stycznia – z tytułu podróży trwającej od 7:00 do 17:00, czyli 10 godzin, pracownikowi należy się 50% diety (22,50 zł).
  3. 23-24 stycznia – pracownik wyjechał o 13:00 23 stycznia i wrócił o 10:00 24 stycznia. Podróż służbowa trwała 21 godzin, więc pracodawca wypłaci dietę w pełnej wysokości (45 zł).

Dieta za delegację dłuższą niż 24 godziny

Załóżmy, że delegacja trwa od 24 godzin.

Za każdą kolejną rozpoczętą dobę, która trwa ponad 8 godzin, również należy się dieta w pełnej wysokości. To oznacza, że za podróż służbową trwającą 40 godzin należy się 90 zł (45 zł za 24 godziny + 45 zł za 16 godzin).

Z kolei za każdą rozpoczętą dobę poniżej 8 godzin przysługuje 50% diety. Za delegację trwającą 30 godzin należy się 67,50 zł (45 zł za 24 godziny + 22,50 zł za 4 godziny).

Jak zagwarantowane wyżywienie wpływa na wyliczenie diety krajowej?

Z jednej strony – 100% diety przysługuje z tytułu wyjazdu służbowego, która trwa ponad 12 godzin. Z drugiej strony – nawet jeśli czas delegacji uprawnia pracownika do uzyskania diety, nie musi jej otrzymać w pełnej wysokości. Wystarczy, że ma zagwarantowany chociaż 1 posiłek z wymienionych w § 7 ust. 4 pkt 1-3 rozporządzenia o podróży służbowej, czyli śniadanie, obiad lub kolację, także w ramach usługi hotelarskiej.

PosiłekWartość posiłku obliczana na podstawie diety krajowej w pełnej wysokościDieta za dobę podróży służbowej w kraju po odjęciu wartości posiłku
Śniadanie25%45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł
Obiad50%45 zł – 22,50 zł = 22,50 zł
Kolacja25%45 zł – 11,25 zł = 33,75 zł
Śniadanie + obiad25% + 50% = 75%45 zł – 11,25 zł – 22,50 zł = 11,25 zł
Śniadanie + kolacja25% + 25% = 50%45 zł – 11,25 zł – 11,25 zł = 22,50 zł
Obiad + kolacja50% + 25% = 75%45 zł – 22,50 zł – 11,25 zł = 11,25 zł
Śniadanie + obiad + kolacja25% + 50% + 25% = 100%45 zł – 11,25 zł – 22,50 zł – 11,25 zł = 0 zł

Przykład

Pracownik przebywał w 3-dniowej delegacji, za którą powinien otrzymać 135 zł diety (3 × 45 zł). Niemniej gościł w hotelu, w którym miał zapewnione śniadania. To oznacza, że stawkę dzienną należy pomniejszyć o 25% diety krajowej, co da 33,75 zł diety za 1 dzień. Finalna dieta wyniesie 101,25 zł.

Kiedy nie przysługuje dieta w delegacji krajowej?

Dieta w krajowej podróży służbowej nie przysługuje, kiedy:

  1. podróż służbowa trwała krócej niż dobę i krócej 8 godzin (za podróż trwającą dłużej niż dobę, np. 30 godzin, wypłaca się dietę także za niepełne, ale rozpoczęte doby)
  2. pracownik został delegowany do miejscowości pobytu stałego lub czasowego,
  3. pracownik podróżował służbowo co najmniej 10 dni oraz w dniu wolnym od pracy pojechał do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem, podróżując środkiem transportu zaakceptowanym przez pracodawcę (dieta nie należy się za ten dzień, zwrot kosztów przejazdu – tak)
  4. pracownik ma zapewnione bezpłatne wyżywienie na cały dzień (śniadanie, obiad, kolację).

Przykład 1

Jeśli założymy, że pracownik wyjechał 24 stycznia o godzinie 7:00 i wrócił o godzinie 14:00 tego samego dnia, podróż służbowa trwała 7 godzin. W związku z tym prawo do diety nie przysługuje.

Przykład 2

Miejsce wykonywania pracy w umowie o pracę to województwo dolnośląskie i opolskie. Pracodawca nie wskazał precyzyjnie adresu, np. biura, ponieważ pracownik musi przemieszczać się między różnymi miejscowościami, wykonując swoje obowiązki. Dieta w podróży służbowej nie przysługuje na tym obszarze. Gdyby jednak pracownik został wysłany do województwa lubuskiego, należałaby mu się dieta za odbytą podróż służbową.

Przykład 3

Zagwarantowane bezpłatne wyżywienie, które przysługuje pracownikowi w czasie podróży służbowej, zeruje dietę. Śniadanie i kolacja stanowią po 25% stawki diety (11,50 + 11,50 = 22,50 zł) a obiad – 50% (22,50 zł). To razem daje 45 zł.

Dieta krajowa a zwrot kosztów za nocleg w podróży służbowej

Wysokość diety w delegacji krajowej wpływa na zwrot kosztów noclegu. Zgodnie z § 8 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych pracownik, który nocuje w obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, powinien otrzymać zwrot kosztów noclegu na podstawie rachunku. Maksymalna stawka za dobę hotelową jest ograniczona do 20-krotności diety, czyli 900 zł.

Niemniej § 8 ust. 2 rozporządzenia o podróżach służbowych podaje, że zwrot kosztów może przekraczać wspomniany limit – w uzasadnionych przypadkach. Niestety, przepisy nie precyzują, co można uznać za „uzasadnione przypadki”, więc pracodawca musi samodzielnie zadecydować, czy zwraca koszty powyżej 900 zł za dobę, czy nie.

Jednym z takich przypadków może być np.:

  • niedostępność tańszych hoteli,
  • brak możliwości przenocowania wszystkich pracowników w tańszym obiekcie z salą konferencyjną,
  • zapewnienie pracownikowi ergonomicznych warunków do pracy w odpowiednio wyposażonym pokoju hotelowym.

Dieta krajowa a ryczałt za nocleg w delegacji

Czy pracownik, który nie miał zapewnionego bezpłatnego noclegu w podróży krajowej, ale nie okazał rachunku za hotel pracodawcy, nie ma prawa do zwrotu kosztów? Zgodnie z § 8 ust. 3 i 4 rozporządzenia o podróżach służbowych należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety za 1 nocleg, który trwa co najmniej 6 godzin między 21:00 a 7:00. To oznacza, że ryczałt noclegowy wynosi 67,50 zł.

Kiedy pracodawca nie opłaci noclegu pracownika w podróży służbowej?

Ani zwrot kosztów, ani ryczałt nie przysługują za nocleg, który odbył się podczas przejazdu. Ponadto pracodawca nie musi płacić za nocleg, jeśli uzna, że pracownik może codziennie wracać do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Dieta krajowa a zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejscowej

§ 9 ust. 1 rozporządzenia o podróżach służbowych stanowi, że pracownikowi należy się ryczałt pokrywający koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej za każdą rozpoczętą dobę podróży krajowej. Ryczałt wynosi 20% diety krajowej, czyli 9 zł. Co ważne, wystarczy, że pracownik złoży oświadczenie o poniesieniu kosztu jazd lokalnych. Nie musi przedstawiać np. biletów autobusowych czy paragonu od taksówkarza.

Co istotne, § 9 ust. 3 rozporządzenia o podróżach służbowych podaje, że nie stosuje się ryczałtu, jeśli pracodawca zgodzi się pokryć udokumentowane koszty dojazdów komunikacją miejscową na wniosek pracownika.

Uwaga – pracodawca nie wypłaca ryczałtu za dni wolne od pracy podczas podróży służbowej. Warto także zwrócić uwagę, czy odległość od punktu przyjazdu (np. dworca) czy noclegu (np. hotelu) do miejsca wykonywania pracy (np. spotkania z klientem biznesowym) rzeczywiście wymaga skorzystania ze środka komunikacji, czy pracownik może się tam dostać pieszo w ciągu kilku minut.

Jak obliczyć wysokość diety krajowej – przykład

Podróż służbowa trwała od 17 stycznia (8:00) do 20 stycznia (18:00). Pracownik nocował w hotelu, w którym miał zapewnione 2 posiłki: śniadanie i kolację. 1 doba hotelowa kosztowała 250 zł. Podróżujący skorzystał dwukrotnie z taksówki: jadąc z dworca do hotelu i z powrotem. Poza tym nie musiał przemieszczać się komunikacją miejską, bo hotel znajdował się w pobliżu biura klienta. Jaka dieta krajowa przysługuje pracownikowi za ten wyjazd?

Krok 1 – wyznacz czas delegacji

  • Pierwsza doba podróży (pełna) – od 8:00 17 stycznia do 8:00 18 stycznia, należna dieta – 45 zł.
  • Druga doba podróży (pełna) – od 8:00 18 stycznia do 8:00 19 stycznia, należna dieta – 45 zł.
  • Trzecia doba podróży (pełna) – od 8:00 19 stycznia do 8:00 20 stycznia, należna dieta – 45 zł.
  • Czwarta doba podróży (rozpoczęta, ale niepełna i trwająca poniżej 8 godzin) – od 8:00 do 15:00 20 stycznia, należna dieta – 22,50 zł.

Dieta krajowa wynosi 157,50 zł.

Krok 2 – oblicz wartość bezpłatnego wyżywienia

Od 157,50 zł należy odjąć zapewnione posiłki w hotelu. Śniadanie i kolacja pomniejszają dietę za 17, 18 i 19 stycznia o 50% diety krajowej. 20 stycznia pracownik zjadł tylko śniadanie, więc od dietę za ten dzień trzeba pomniejszyć o 25% diety krajowej.

45 zł × 3 = 135 zł

45 zł × 50% = 22,50 zł

22,50 zł × 3 = 67,50 zł

135 zł – 67,50 zł = 67,50 zł (dieta za 17, 18 i 19 stycznia po odjęciu wartości śniadań i kolacji)

45 zł × 25% = 11,25 zł

22,50 zł – 11,25 zł = 11,25 zł (dieta za 20 stycznia po odjęciu wartości śniadania)

67,50 zł + 11,25 zł = 78,75 zł (dieta za delegację po odjęciu wartości zapewnionych posiłków)

Uwaga – w tym przykładzie moglibyśmy od razu pomniejszyć dietę za 3 dni o 50% (25% za śniadanie i 25% za kolację), ponieważ należała się w pełnej wysokości. Z kolei błędem byłoby obliczenie wartości śniadania na podstawie niepełnej diety za 20 stycznia, czyli 22,50 zł × 25% = 5,63 zł. Wartości zapewnionych posiłków liczy się od diety w pełnej wysokości i potem odejmuje od diety za dany dzień podróży służbowej.

Krok 3 – oblicz koszt noclegu

Pracodawca powinien zwrócić koszt 3 dób hotelowych. Pracownik zameldował się po 12:00 17 stycznia i wymeldował się po 9:00 20 stycznia.

3 × 250 zł = 750 zł

Krok 4 – oblicz koszt dojazdów

Pracodawca zgodził się pokryć realny koszt podróży taksówką (53 zł) 17 stycznia i 20 stycznia. W tym przypadku nie oblicza się ryczałtu.

78,75 zł diety krajowej + 750 zł zwrotu za nocleg w hotelu + 53 zł za taksówkę = 881,75 zł. Tyle należy się pracownikowi za wyjazd służbowy.

Udostępnij artykuł
Redakcja
main author
Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk
TRIBEPERK: PROFESJONALNA OBSŁUGA KADROWO-PŁACOWA
My rozliczamy płace, Ty liczysz korzyści