Elastyczny czas pracy – popularny i ryzykowny benefit?

Czy sztywne godziny pracy na pełnym etacie, czyli od 8:00 do 16:00, są coraz mocniej wypierane przez elastyczny czas pracy? Niemal 400 na 1010 osób uczestniczących w badaniu na temat benefitów pracowniczych[1] uznało elastyczne godziny pracy za najatrakcyjniejszy benefit – uplasował się w TOP 3 z prywatną opieką medyczną i wyższym wymiarem urlopu wypoczynkowego. Co ciekawe, dla 42% zapytanych dowolność w wybieraniu godziny rozpoczęcia pracy to standardowe rozwiązanie. Czy warto je wprowadzić w firmie?

Na czym polega elastyczny czas pracy?

Dzięki elastycznym godzinom pracy (ruchomemu czasowi pracy) możesz:

zadecydować, w jakich przedziałach czasowych Twoi pracownicy mogą zaczynać pracę w dane dni,
zróżnicować godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni, które są roboczymi według rozkładu czasu pracy obowiązującego w Twojej firmie.

Czym się różnią te dwa rozwiązania?

W pierwszym przypadku kierujesz się art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy. Załóżmy, że Twoja firma obsługuje klientów od poniedziałku do piątku. Ustalasz, że pracownicy zaczynają pracę o:

10:00 w poniedziałki i środy,
9:00 we wtorki,
8:00 w czwartki i piątki.

W drugim przypadku podstawą prawną jest art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy. Różnica polega na tym, że Twoi pracownicy decydują, kiedy rozpoczną pracę, ale muszą przestrzegać określonych przez Ciebie przedziałów, np.:

od 8:00 do 10:00 w środy i piątki,
od 9:00 do 11:00 we wtorki,
od 10:00 do 12:00 w poniedziałki i czwartki.

Godzina zakończenia pracy zależy zarówno od godziny jej rozpoczęcia, jak i wymiaru czasu pracy pracownika. Osoba zatrudniona na pełny etat, która zacznie pracę o 10:00, powinna ją zakończyć o 18:00. Z kolei pracownik na 1/2 etatu, który przyjdzie do pracy o 10:00, może wyjść już o 14:00.

Twoi pracownicy chcą pracować w różnych godzinach?

Zatrudniasz osoby, które wolą być rozliczane przede wszystkim z wykonanych zadań, nie z liczby przepracowanych godzin każdego dnia?

Sprawdź, na czym polega nienormowany czas pracy

Jak układać elastyczne godziny pracy, aby nie złamać przepisów o odpoczynku pracowników?

Wspomniany przedział w elastycznym czasie pracy może obejmować nawet kilka godzin, np. od 6:00 do 11:00. Ważne, aby nie naruszał prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego.

To oznacza, że jeśli pracownik będzie pracował od 11:00 do 19:00 w poniedziałek, nie może zacząć pracy wcześniej niż o 6:00 we wtorek. Według art. 132 § 1 k.p. należy mu się co najmniej 11 godzin odpoczynku na dobę. Oczywiście przepisy określają pewne wyjątki, np. równoważny okres odpoczynku dla pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy, prowadzą akcję ratowniczą w celu ochrony mienia czy usunięcia awarii.

Przykład

Jeżeli pracodawca ustaliłby, że pracownicy mogą zaczynać pracę między 6:00 a 12:00, takie „widełki” generowałyby ryzyko naruszenia przepisów o minimalnym odpoczynku dobowym. Gdyby osoba zatrudniona na pełny etat pracowała od 12:00 do 20:00 w środę, powinna odpoczywać do co najmniej 7:00 we wtorek. Tymczasem odgórny przedział czasu umożliwiałby rozpoczęcie pracy już o 6:00, czyli po 10 godzinach odpoczynku zamiast 11. To oznacza, że „widełki” godzinowe w elastycznym czasie pracy nie powinny obejmować więcej niż 5 godzin, np. od 6:00 do 11:00.

Minimalny odpoczynek dobowy jest częścią minimalnego odpoczynku tygodniowego. Według art. 133 § 1 k.p. pracownik musi odpoczywać przez 35 godzin bez przerwy na tydzień. Zgodnie z art. 133 § 3 k.p. minimalny odpoczynek tygodniowy wypada w niedzielę, która – ustawowo – obejmuje 24 godziny od 6:00, chyba że pracodawca ustalił inaczej. Jeżeli niedziela jest dniem dozwolonej pracy, 35 godzin odpoczynku może obejmować inny dzień tygodnia. W niektórych sytuacjach, np. kiedy pracownik zmieni pory wykonywania pracy, bo przejdzie na inną zmianę, minimalny tygodniowy odpoczynek można skrócić do 24 godzin.

Elastyczny czas pracy a doba pracownicza i nadgodziny

Doba pracownicza obejmuje 24 godziny liczone od godziny rozpoczęcia pracy przez pracownika.

To oznacza, że jeśli Twój pracownik zacznie pracować o 9:00 w środę, to może rozpocząć pracę najwcześniej o 9:00 w czwartek. Gdyby stawił się w firmie wcześniej, np. o 7:00, to oznaczałoby 2 godziny nadliczbowe w podstawowym systemie czasu pracy, czyli takim, który zakłada 8 godzin pracy na dobę i 40 godzin pracy na 5 dni roboczych w tygodniu.

Inaczej postępuje się w elastycznym czasie pracy. Zgodnie z art. 140¹ § 4 k.p. pracodawca nie uznaje ponownego wykonywania pracy w tej samej dobie pracowniczej za pracę w godzinach nadliczbowych.

Załóżmy, że Twoi pracownicy wybierają, o której zaczynają pracę, przy czym muszą „wystartować” między 7:00 a 10:00 od poniedziałku do piątku. To oznacza, że osoba, która z własnej woli zacznie pracę o 10:00 we wtorek, a w środę – o 7:00, rozpocznie ją dwukrotnie w tej samej dobie pracowniczej. W przeciwieństwie do podstawowego systemu czasu pracy nie należy zaewidencjonować 3 godzin (od 7:00 do 10:00 w środę) jako nadliczbowych.

Zalety i wady elastycznego czasu pracy

Elastyczny czas pracy można potraktować jako jeden z benefitów pracowniczych, który jest szczególnie pożądany przez pracowników całkowicie zdalnych i hybrydowych, czyli pracujących częściowo w biurze, a częściowo w domu.

Nawet jeśli pracodawca ogranicza wybór godziny rozpoczęcia pracy do krótkiego przedziału czasowego, np. od 8:00 do 10:00, i tak daje osobom zatrudnionym nieco więcej swobody w porównaniu z pracodawcą, który oczekuje, że wszyscy pracownicy będą zaczynali pracę – i stacjonarną, i zdalną – o tej samej godzinie od poniedziałku do piątku. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik może załatwić sprawy osobiste, zanim zacznie pracę, więc uniknie np. wykorzystywania urlopu wypoczynkowego czy składania wniosku o wyjście prywatne w czasie pracy, które jest zwykle bezpłatne lub do odpracowania.

Jednym z zagrożeń, które warto rozważyć w przypadku elastycznego czasu pracy, jest trudność w zsynchronizowaniu pracy poszczególnych osób. Jeżeli pracodawca umożliwi pracownikom rozpoczynanie pracy między 7:00 a 11:00, to osoba, która woli zacząć pracę z samego rana, może czekać nawet 4 godziny na pilne skonsultowanie się z osobą, która preferuje zaczynać pracę o późniejszej porze.

Jak wprowadzić elastyczny czas pracy w firmie?

Elastyczny czas pracy można wprowadzić z inicjatywy pracodawcy (art. 150 § 3 k.p.) lub na wniosek pracownika (art. 150 § 5 k.p.), niezależnie od ustalenia elastycznych godzin pracy w pierwszym trybie.

Jeżeli pracodawca inicjuje zmianę rozkładu czasu pracy, to musi zawrzeć nowe warunki w układzie zbiorowym pracy (o ile jest nim objęty) lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi. Gdy jest ich wiele i nie można uzgodnić treści porozumienia z każdą organizacją, pracodawca może podpisać porozumienie ze związkami reprezentatywnymi, które zrzeszają po minimum 5% osób zatrudnionych u przedsiębiorcy. W sytuacji, w której nie działa żadna organizacja związkowa u danego pracodawcy, porozumienie zawiera się z przedstawicielami pracowników.

Wniosek o elastyczny czas pracy

Art. 150 § 5 k.p. nie podaje, co powinien zawierać wniosek pracownika o elastyczny czas pracy. Jedyne, co określa, to formę pisemną. To oznacza, że i papierowy, i elektroniczny wniosek jest akceptowalny. Warto, aby pracownik ubiegający się o elastyczne godziny pracy uzasadnił swoją prośbę.

Twój pracownik opiekuje się dzieckiem, które nie ukończyło 8 lat?

Może wnioskować o ruchomy czas pracy w ramach elastycznej organizacji pracy.

Dowiedz się, co przysługuje pracującym rodzicom w ramach elastycznej organizacji pracy

Elastyczne formy organizacji czasu pracy

Przepisy o elastycznej organizacji pracy weszły w życie 26 kwietnia 2023 roku wskutek nowelizacji Kodeksu pracy w związku z dyrektywą w sprawie równowagi miedzy życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów.

Elastyczna organizacja pracy jest pojęciem szerszym niż elastyczny czas pracy.

Art. 188¹ § 2 k.p. wyszczególnia różne formy elastycznej organizacji pracy, nie tylko ruchomy czas pracy, ale również:

pracę zdalną,
obniżenie wymiaru czasu pracy,
indywidualny rozkład czasu pracy,
różne systemy czasu pracy: przerywany, weekendowy i skróconego tygodnia pracy.

To oznacza, że pracownik może złożyć wniosek zarówno o elastyczne godziny pracy (np. rozpoczynanie między 7:00 a 10:00), jak i pracę zdalną (w 100% lub hybrydową). Dopuszczalne jest także połączenie elastycznego czasu pracy z obniżeniem jego wymiaru, np. z pełnego etatu do 3/4 etatu.

Pracodawca rozpatrujący wniosek musi wziąć pod uwagę:

potrzeby pracownika,
termin obowiązywania elastycznej organizacji czasu pracy,
uzasadnienie wniosku,
konieczność zapewnienia normalnego toku pracy,
organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Powinien odnieść się do wniosku w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania. Jeśli odrzuci wniosek, musi podać osobie wnioskującej przyczynę odmowy. Na podstawie art. 188¹ § 5 k.p. pracodawca może zaproponować pracownikowi inny termin wykorzystania elastycznej organizacji pracy, np. taki, który nie będzie kolidował z innymi zaplanowanymi nieobecnościami pracowników.

[1] https://enterthecode.pl/wp-content/uploads/2023/02/ETC-Raport-benefitow-pracowniczych-2023.pdf

Udostępnij artykuł