Jak obniżyć wymiar czasu pracy z inicjatywy pracodawcy lub pracownika?

Chociaż obniżenie wymiaru czasu pracy kojarzy się przede wszystkim z pracującymi rodzicami, którym należy się urlop wychowawczy, prawo do zmniejszenia etatu przysługuje także innym pracownikom. Co do zasady, pracodawca może odrzucić wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy. Jeżeli zamierza zmniejszyć etat pracownikowi, musi mu wręczyć wypowiedzenie zmieniające i zadbać o pewne szczegóły wynikające z Kodeksu pracy.

Obniżenie wymiaru czasu pracy po urlopie związanym z wychowywaniem dziecka

O ile każdy pracownik może złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy, o tyle specjalne uprawnienie na tym polu przysługuje osobom uprawnionym do urlopu wychowawczego.

Zgodnie z art. 186⁷ § 1 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do złożenia wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy do maksymalnie pół etatu w okresie, w którym miałby urlop wychowawczy. Skorzystanie z tego uprawnienia nie zmniejsza wymiaru urlopu wychowawczego.

Wniosek jest wiążący dla pracodawcy – musi się zgodzić na obniżenie etatu. Pracownik składa wniosek na 21 dni przed rozpoczęciem pracy w obniżonym wymiarze. Musi przedstawić dokumenty wskazane w rozporządzeniu w sprawie wniosków o udzielenie urlopów związanych z rodzicielstwem.

Co się stanie, kiedy pracownik nie dotrzyma ustawowego terminu?

Otóż wniosek dalej będzie wiążący, ale upłynie do 21 dni od dnia złożenia wniosku, zanim pracodawca obniży wymiar czasu pracy.

Z prawa do obniżenia wymiaru czasu pracy korzystają również matki dzieci, które kończą urlop macierzyński. Najczęściej stosowane rozwiązanie to obniżenie etatu do 7/8 (czyli 7 godzin dziennie) i połączenie tego z przerwami na karmienie piersią (2 razy po 30 minut). To skutkuje pracą przez 6 godzin dziennie. Matka, która obniżyła wymiar czasu pracy, jest chroniona przed wypowiedzeniem umowy o pracę przez 12 miesięcy.

Obniżenie wymiaru czasu pracy z inicjatywy pracownika lub pracodawcy

Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą zainicjować obniżenie wymiaru czasu pracy. Argumentem za mogą być sprawy prywatne osoby zatrudnionej czy zmiana strategii rozwoju firmy przez przedsiębiorcę. Co ważne, strony umowy o pracę mogą ustalić w porozumieniu termin powrotu do nieobniżonego wymiaru czasu pracy, np. po upływie 3 miesięcy.

Jaki system czasu pracy możesz wdrożyć w swojej organizacji?

W zależności od systemu, który wybierzesz, Twoi pracownicy będą mogli pracować do np. 12 godzin na dobę jednego dnia i 4 godziny na dobę kolejnego dnia.

Dowiedz się, czym się różnią systemy czasu pracy

Czym skutkuje obniżenie wymiaru czasu pracy?

Zmniejszenie etatu wpływa przede wszystkim na wynagrodzenie, czas pracy i wymiar urlopu wypoczynkowego. Zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy zmienia również sposób rozliczania godzin nadliczbowych i prawo do odbioru dnia wolnego za święto w sobotę.

Obniżenie wymiaru etatu a wynagrodzenie

Co do zasady, obniżenie wymiaru czasu pracy nie skutkuje automatycznym obniżeniem wynagrodzenia zasadniczego.

Jeżeli pracodawca zmniejsza etat pracownikowi, który do tej pory był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, powinien mu wręczyć wypowiedzenie zmieniające, ponieważ nowe warunki zatrudnienia są mniej korzystne od dotychczasowych. Oczywiście obniżenie wymiaru czasu pracy można wprowadzić za pomocą porozumienia zmieniającego. Ważne, aby pracownik miał świadomość, że jeśli odmówi podpisania porozumienia zmieniającego i wypowiedzenia zmieniającego, to umowa o pracę się rozwiąże.

Jeśli pracodawca zamierza obniżyć wymiar czasu pracy w trakcie miesiąca, obliczy wynagrodzenie przysługujące za okres obowiązywania pełnego etatu i niepełnego etatu.

Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy (pismo z 6 kwietnia 2009 roku, GPP-471-4560-24/09/PE/RP) wynagrodzenie w stawce miesięcznej dzieli się przez dotychczasową liczbę godzin do przepracowania w miesiącu i mnoży przez liczbę godzin przepracowanych przed obniżeniem etatu. Tę samą zasadę należy zastosować do części miesiąca, w której obowiązuje niższy wymiar czasu pracy.

Przykład

Eliza zarabiała 6000 zł brutto na pełnym etacie. Od 17 lipca 2023 roku pracuje na 1/2 etatu, zarabiając 3000 zł brutto. Jak pracodawca obliczył wynagrodzenie za lipiec, w którym pracownik pełnoetatowy powinien przepracować 168 godzin, a pracownik zatrudniony na pół etatu – 84 godziny?

6000 zł brutto : 168 godzin = 35,72 zł brutto

35,72 zł brutto × 80 godzin (10 dni roboczych) = 2857,60 zł brutto

3000 zł brutto : 84 godziny = 35,72 zł brutto

35,72 zł brutto × 44 godziny (11 dni roboczych po 4 godziny pracy) = 1571,68 zł brutto

2857,60 zł brutto + 1571,68 zł brutto = 4429,28 zł brutto

Eliza zarobiła 4429,28 zł brutto za miesiąc pracy, w którym obniżono wymiar czasu pracy do 1/2 etatu.

Jak obliczyć wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik był częściowo lub całkowicie nieobecny?

Sposób obliczeń zależy zarówno od przyczyny nieobecności (np. choroby, urlopu, zwolnienia od pracy), jak i ewentualnych świadczeń przysługujących pracownikowi (np. zasiłku chorobowego).

Dowiedz się, jak obliczać wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca

Obniżenie etatu a czas pracy

Obniżenie wymiaru czasu pracy skutkuje zmniejszeniem liczby godzin do przepracowania w danym miesiącu lub dłuższym okresie rozliczeniowym, np. 3-miesięcznym. Zasady ustalania wymiaru czasu pracy opisuje art. 130 k.p.

Załóżmy, że musimy obliczyć liczbę godzin pracy w lutym 2024 roku. Zakład pracy stosuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy, który odpowiada miesiącowi kalendarzowemu.

Ustalamy liczbę tygodni w okresie rozliczeniowym (4 tygodnie: 1-7, 8-14, 15-21, 22-28 lutego) i mnożymy tę liczbę razy 40 godzin (co daje 160 godzin).
Mnożymy 8 godzin i liczbę dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, które wypadają od poniedziałku do piątku (29 lutego 2024 roku, czwartek, odpowiada 8 godzinom). Dodajemy ten wynik do poprzedniego (zyskujemy 168 godzin).
W lutym 2024 roku nie wypada żadne święto w innym dniu niż niedziela, więc wymiar czasu pracy nie ulega obniżeniu o 8 godzin.
Mnożymy wymiar czasu pracy przez ułamek odpowiadający etatowi, np. 1/2. To daje 84 godziny do przepracowania dla niepełnoetatowca w lutym 2024 roku.

Obniżenie wymiaru czasu pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego

Wymiar czasu pracy nie wpływa na ustalenie stażu urlopowego, ale zmienia wymiar urlopu wypoczynkowego, który należy się pracownikowi w danym roku kalendarzowym.

Art. 154 § 2 k.p. zobowiązuje pracodawcę do ustalenia urlopu proporcjonalnego do obniżonego wymiaru czasu pracy. Niepełne dni urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Ponadto trzeba ustalić, ile godzin urlopu wypoczynkowego przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na niepełny etat.

Jeżeli okaże się, że pracownik wykorzystał więcej urlopu wypoczynkowego, niż przysługuje mu po obniżeniu etatu, to pracodawca nie może domagać się żadnej rekompensaty za te dni wolne.

Przykład

Mariuszowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego na pełny etat w roku kalendarzowym. Od 1 października 2023 roku Mariusz pracuje na 1/2 etatu. Wskutek obniżonego wymiaru czasu pracy zmniejszyła się pula urlopowa. Co ważne, Mariusz wziął 16 dni urlopu w okresie od 1 stycznia do 30 września.

26 dni : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia × 9 miesięcy (styczeń-wrzesień) = 19,44 dnia ≈ 20 dni

26 dni × 1/2 etatu = 13 dni

13 dni : 12 miesięcy = 1,08 dnia

1,08 dnia × 3 miesiące (październik-grudzień) = 3,24 dnia ≈ 4 dni

20 dni + 4 dni = wymiar urlopu wypoczynkowego w roku obniżenia wymiaru czasu pracy

24 dni – 16 dni = 8 dni urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w okresie od października do grudnia

8 dni × 8 godzin* = 64 godziny urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w okresie od października do grudnia

*1 dzień urlopu mnożymy razy 8 godzin niezależnie od wymiaru czasu pracy niepełnoetatowca

Jak liczymy urlop na niepełnym etacie – w dniach czy godzinach?

O ile wymiar urlopu wypoczynkowego określa się w dniach, o tyle pracodawca udziela urlopu w wymiarze godzinowym, który odpowiada liczbie godzin do przepracowania w danym dniu według rozkładu czasu pracy pracownika. To oznacza, że osobie zatrudnionej na pół etatu i mającej co najmniej 10 lat stażu pracy należy się 13 dni urlopu, które odpowiada 104 godzinom. 1 dzień urlopu może odpowiadać np. 4, 6 czy 8 godzinom.

Sprawdź, jak obliczyć urlop dla niepełnoetatowca

Zmniejszenie etatu a rozliczenie nadgodzin

Co więcej, obniżenie wymiaru czasu pracy wpływa również na prawo do dodatku za godziny nadliczbowe. Strony umowy o pracę powinny podpisać aneks, który wyjaśnia, ile godzin dziennie musi przepracować pracownik, aby kolejne godziny zostały zakwalifikowane jako nadliczbowe. Te ustalenia można zawrzeć także w informacji o warunkach zatrudnienia.

Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit. e k.p. pracodawca informuje pracownika o zasadach dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią. W tym przypadku należy się powołać na art. 151 § 5 k.p. Według tego przepisu strony umowy o pracę określają dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wymiar czasu pracy niepełnoetatowca, której przekroczenie uprawnia go do dodatku za nadgodziny.

W innym razie pracownik otrzyma tylko normalne wynagrodzenie za przepracowane godziny.

Co ważne, ten limit można ustalić w skali dobowej, tygodniowej, miesięcznej czy odpowiadającej okresowi rozliczeniowemu dłuższemu niż jeden miesiąc.

Przykład

Marysia złożyła wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy z pełnego etatu do połowy etatu. Szefowa zgodziła się na propozycję Marysi. Zwróciła uwagę, że nowe warunki umowy o pracę muszą objąć postanowienia dotyczące dodatku za godziny nadliczbowe. Marysi zależało, aby pracować przez 4 dni w tygodniu. Jej rozkład czasu pracy obejmował pracę przez 5 godzin dziennie (od 8:00 do 13:00), od poniedziałku do czwartku. Zgodnie z umową pracowniczka otrzymywała dodatek za godziny nadliczbowe już po przekroczeniu 5. godziny, czyli za pracę po 13:00. Pracodawczyni mogłaby ustalić, że dodatek przysługuje dopiero od 6. lub nawet 7. godziny pracy. Ostatnie rozwiązanie oznaczałoby, że Marysia pracująca od 8:00 do 16:00 (zamiast do 13:00) dostałaby dodatek za nadgodziny za pracę między 15:00 a 16:00. Za poprzednie godziny wypłacono by jej tylko zwykłe wynagrodzenie.

Udostępnij artykuł