Nienormowany czas pracy – jak rozliczać pracownika?

Chociaż nienormowany czas pracy nazywa się potocznie „nielimitowanym” albo „nieregularnym”, to nie oznacza, że pracownik nim objęty może pracować przez dowolną liczbę godzin. Dzięki nienormowanemu czasowi pracy rozliczasz pracownika z przydzielonych mu zadań, które powinien wykonać w maksymalnie 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy. Uwaga – to pracownik decyduje, kiedy zajmuje się zawodowymi obowiązkami. W tym systemie wcale nie trzeba pracować od 8:00 do 16:00 od poniedziałku do piątku.

1. Na czym polegają nienormowane godziny pracy?
   1. Przykład wdrożenia nienormowanego czasu pracy
2. Kiedy można ustalić nienormowany czas pracy?
3. Czy pracownikowi należy się wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny w nienormowanym czasie pracy?
4. Czy nienormowane godziny pracy zapisuje się w ewidencji czasu pracy?
5. Czy pracownicy objęci nienormowanym czasem pracy muszą podpisywać listę obecności?
6. Jak nienormowany czas pracy wpływa na urlop wypoczynkowy oraz inne nieobecności pracownika?
7. Jakie zalety i wady ma nienormowany czas pracy?

Nienormowane godziny pracy – co to znaczy?

Nienormowane godziny pracy są stosowane w zadaniowym systemie czasu pracy, który można wdrożyć w firmie na podstawie art. 140 Kodeksu pracy. Uzasadnieniem nienormowanego czasu pracy jest jej rodzaj, organizacja bądź miejsce wykonywania, co wyjaśniliśmy niżej.

Pracodawca najpierw porozumiewa się z pracownikiem, konsultując z nim zakres pracy i czas potrzebny do wykonania powierzonych mu zadań. Na podstawie rozmowy szef ustala, ile godzin potrzebuje pracownik, aby zrealizować wszystkie obowiązki – w skali tygodnia, miesiąca i okresu rozliczeniowego, który może być dłuższy niż 1 miesiąc.

Zanim pracodawca obciąży pracownika listą zadań w nienormowanym czasie pracy, musi uwzględnić wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 k.p., czyli podstawowy czas pracy. To oznacza, że zadania nie powinny zająć pracownikowi więcej niż 8 godzin pracy na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w okresie rozliczeniowym, który obejmuje nie więcej niż 4 miesiące.

Z orzecznictwa wynika, że zadania powinny mieć charakter powtarzający się, skonkretyzowany i zamknięty. Pracodawca nie może ich zlecać doraźnie! Gdyby przekazywał zadania ad hoc, to po pierwsze – pracownikowi trudno byłoby zaplanować, o której musi zacząć pracę, aby się wyrobić z obowiązkami. Po drugie – istniałoby duże ryzyko, że pracownik będzie musiał pracować w godzinach nadliczbowych, za które należałoby mu się dodatkowe wynagrodzenie.

Przykład wdrożenia nienormowanych godzin pracy

Marcel nie był usatysfakcjonowany pracą biurową w sztywnych, tradycyjnych godzinach, czyli od 9:00 do 17:00, zwłaszcza że spora część jego obowiązków nie wymagała ani obecności w firmie, ani dostępności przez 8 godzin każdego dnia. Szef, zadowolony z dotychczasowych wyników Marcela, zaproponował mu nienormowany czas pracy i przejście na pracę w trybie hybrydowym – 2 dni w firmie, 3 dni w domu.

Obaj skonsultowali, jakimi zadaniami, jak często i jak długo zajmuje się pracownik. Wzięli pod uwagę również, ile czasu potrzebuje Marcel w skali tygodnia, aby porozmawiać ze współpracownikami czy zdzwonić się z klientem. Na tej podstawie przygotowali plan z zadaniami i deadline’ami.

Dzięki temu rozwiązaniu Marcel mógł pracować w dowolnych godzinach, jednego dnia – krócej, drugiego – dłużej. Jedyne, czego wymagał szef, to codziennej obecności na 30-minutowych spotkaniach zespołu, które odbywały się od 10:00 do 10:30. Poza tymi godzinami pracownik mógł swobodnie organizować swoją pracę – tak, aby wykonywać terminowo powierzone mu zadania.

Komu sprawdzi się nienormowany czas pracy?

Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy nienormowany czas pracy można wprowadzić w przypadkach uzasadnionych rodzajem pracy, jej organizacją lub miejscem wykonywania. Jak interpretować te pojęcia?

Rodzaj pracy

Zadania, które wykonuje pracownik, nie wymagają np. bieżących konsultacji ze współpracownikami, bezpośredniego nadzoru przełożonego czy codziennej obecności w siedzibie firmy. Argumentem za wprowadzeniem nienormowanego czasu pracy może być też prośba pracownika, który uważa, że jego efektywność rośnie, kiedy może się skupić na zadaniach, pracując w pojedynkę w domu zamiast w otwartej przestrzeni biurowej.

Organizacja pracy

Pracownik nie musi pracować codziennie w tych samych godzinach lub pracodawcy trudno określić stałe godziny rozpoczynania i kończenia pracy.

Miejsce wykonywania pracy

To kryterium dotyczy m.in. pracowników hybrydowych (pracujących z biura i domu), pracowników zdalnych (pracujących wyłącznie z domu) lub pracowników działających w terenie, np. agentów nieruchomości, przedstawicieli handlowych czy serwisantów klimatyzacji.

Nienormowany czas pracy a nadgodziny

Co do zasady, pracownikowi w nienormowanym czasie pracy nie przysługują płatne godziny nadliczbowe. Czas potrzebny do zrealizowania zadań nie powinien przekraczać normy dobowej (8 godzin) i średniotygodniowej (40 godzin) z art. 129 § 1 k.p.

Sytuacja, w której 40 godzin tygodniowo nie jest wystarczające, może wynikać:

• ze złej estymacji czasu potrzebnego do wykonania zadań,
• ze złej organizacji czasu pracy pracownika.

Teoretycznie pracodawca estymuje czas realizacji zadań po porozumieniu z pracownikiem. Niemniej to „porozumienie” oznacza „konsultację”, nie „uzgodnienie”. W efekcie pracownik może oszacować, że potrzebuje 4 godzin na wykonanie zadania, a pracodawca uwzględni w estymacji tylko 2 godziny, uważając, że obowiązek nie jest aż tak czasochłonny. Jeżeli pracownik będzie musiał pracować w godzinach nadliczbowych z winy pracodawcy, który się pomylił w estymacji, będzie mu przysługiwać wynagrodzenie z dodatkiem lub czas wolny.

(…) nawet zadaniowy czas pracy w pewnych okolicznościach nie wyklucza możliwości pracy w godzinach nadliczbowych i w konsekwencji zasadności roszczenia o dodatkowe roszczenie z tego tytułu.

Uzasadnienie wyroku Sądu Apelacyjnego z 13 października 2016 roku (sygn. akt III APa7/16)

Niestety, jeśli zadanie można wykonać w ciągu np. 4 godzin, bez pośpiechu, a pracownik stwierdzi, że zajęło mu to aż 12 godzin, można podejrzewać, że czas pracy wydłużył się z winy osoby zatrudnionej. Wtedy wynagrodzenie za godziny nadliczbowe nie jest zasadne.

Nienormowany czas pracy a ewidencja czasu pracy

Zgodnie z art. 149 § 2 Kodeksu pracy pracownicy, którzy są objęci nienormowanym czasem pracy, nie muszą ewidencjonować godzin pracy. To oznacza, że obowiązuje ich uproszczona ewidencja czasu pracy. Pracodawca nie dokumentuje, ile godzin dziennie i od której do której pracują „zadaniowi” pracownicy. Zakłada się, że „zadaniowcy” na pełnym etacie przepracowują nie więcej niż 40 godzin tygodniowo. Niemniej pracodawca musi zapisywać wszelkie nieobecności – usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, ponieważ wpływają m.in. na wysokość wynagrodzenia.

Nienormowany czas pracy a lista obecności

Lista obecności pracowników – w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy – jest nieobowiązkowa. Dlaczego zatem pracodawcy ją stosują? Otóż art. 104(1) § 1 pkt 9 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do opisania w regulaminie pracy sposobu, w który pracownicy potwierdzają, że przybyli do firmy i są obecni w pracy w danym dniu. Jedną z opcji jest właśnie lista obecności – papierowa lub elektroniczna. Można ją zastąpić np. zgłaszaniem obecności poprzez służbowy czat (np. Slack w przypadku pracowników zdalnych) czy odbijaniem karty na czytnikach zlokalizowanych przy wejściach do firmy i wyjściach.

Czy pracownicy objęci nienormowanym czasem pracy muszą wypełniać listę obecności? Jeśli regulamin pracy tak stanowi, to muszą zgłaszać obecność w pracy w danym dniu na liście obecności online lub offline, przy czym nie muszą zapisywać, o której godzinie rozpoczynają i zaczynają pracę.

Pamiętaj, że lista obecności zawiera informacje o ewentualnych absencjach, ale ich powód (np. opieka nad dzieckiem, urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie) podaje się w ewidencji czasu pracy, zwłaszcza jeśli tę samą listę wypełnia co najmniej dwóch pracowników.

Nienormowany czas pracy a urlop wypoczynkowy

Pracownik objęty nienormowanym czasem pracy zachowuje prawo do urlopu wypoczynkowego i zwolnień od pracy wynikających z przepisów, np. zwolnienia z powodu siły wyższej w sprawach rodzinnych wywołanych chorobą lub wypadkiem. Każda usprawiedliwiona nieobecność sprawia, że pracownik ma mniej czasu na wykonanie zadań. Pracodawca powinien to uwzględnić i zmniejszyć liczbę obowiązków, którymi zajmie się pracownik, kiedy wróci do pracy. W innym razie osoba, która np. chorowała 2 tygodnie, musiałaby odrobić tę absencję lub pracować w nadgodzinach.

Przykład

Tomasz zatruł się posiłkiem w restauracji. Silne zaburzenia jelitowo-żołądkowe uniemożliwiły mu pracę, więc dostał zwolnienie lekarskie na 5 dni. Tomasz jest objęty nienormowanym czasem pracy. Szefowa przejrzała jego listę zadań na tydzień, w którym miał być nieobecny, i rozdzieliła część obowiązków między mniej obłożonych pracowników, a część zleciła podwykonawcom. Dzięki temu rozwiązaniu Tomasz wyrobił się z pozostałymi zadaniami w normach przewidzianych w Kodeksie pracy, kiedy wrócił do firmy. Niedopuszczalna byłaby sytuacja, w której szefowa wymagałaby od Tomasza, aby pracował w nadgodzinach, żeby nadrobić okres L4.

Zalety i wady nienormowanego czasu pracy

Zalety nienormowanego czasu pracy	Wady nienormowanego czasu pracy
Pracownik jest rozliczany z wykonanych zadań, nie z przepracowanego czasu. To pozwala uniknąć sytuacji, w której pracownik spędza bezproduktywnie czas w biurze, aby „wysiedzieć” 8 godzin, nawet jeśli nie ma już co robić.	Istnieje ryzyko, że pracodawca źle oszacuje czas potrzebny do wykonania zadań. Pracownik powinien zgłosić ten problem, aby szef wykonał nową estymację. Jeśli termin wykonania zadania jest nieprzesuwalny, pracownik zyska prawo do wynagrodzenia za nadgodziny lub odbierze je jako czas wolny.
Uproszczona ewidencja czasu pracy. Pracownik nie musi raportować przepracowanego czasu, w tym godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy.	Pracodawca ustala czas potrzebny do wykonania zadań po porozumieniu (konsultacji) z pracownikiem. W razie konfliktu musi udowodnić, że pracownik, który domaga się wynagrodzenia za nadgodziny, był w stanie wykonać zadania w granicach norm podanych w art. 129 Kodeksu pracy.
Sprawdza się szczególnie dobrze u pracowników hybrydowych (pracujących w biurze i domu), zdalnych oraz tych, którzy często pracują poza siedzibą firmy, np. przedstawicieli handlowych.	Może się zdarzyć, że kontakt z pracownikiem pracującym zadaniowo będzie utrudniony, np. w dniu, w którym zatrudniony założył, że będzie pracował np. od 11:00 do 16:00 w danym dniu, a szef próbuje się do niego dodzwonić o 8:30, ponieważ inne osoby pracują od 8:00 do 16:00.
Pracownik zyskuje pewną elastyczność w zarządzaniu własnym czasem pracy. W zależności od liczby i zakresu zadań może pracować jednego dnia krócej, a innego – dłużej.
Pracodawca nie musi układać rozkładu czasu pracy (chociaż zachowuje do tego prawo). Wystarczy, że ustali z pracownikiem, w jakim terminie powinny być wykonane poszczególne zadania, zarówno cykliczne, jak i jednorazowe.
Mimo że czas pracy jest nienormowany, pracodawca może wymagać, aby pracownik np. uczestniczył w codziennych spotkaniach działu lub przyjeżdżał do biura na spotkania z klientami firmy. Poza tymi okazjami pracownik organizuje swoją pracę, więc zasady nienormowanego czasu pracy są zachowane.
Pracownik może dostosować godziny pracy do swojego chronotypu (np. „skowronka”, „sowy”). To sprawia, że pracuje w porach, w których osiąga wysoką efektywność (nie spada przez np. niewyspanie).