Jak prowadzić ewidencję czasu pracy? Wyjątki i kary

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy, aby uniknąć przykrych konsekwencji, np. kary grzywny do 30 000 zł? Sprawdź, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracownika i z którą nieobowiązkową dokumentacją pracowniczą jest mylona. Jakie przewagi ma wersja elektroniczna nad papierową?

Kto prowadzi ewidencję czasu pracy?
Zawartość ewidencji czasu pracy
Uproszczona ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy a lista obecności
1. Czym zastąpić papierową listę obecności?
Elektroniczna czy papierowa ewidencja czasu pracy?
Wzór ewidencji czasu pracy
Skutki braku ewidencji czasu pracy
FAQ

Kto ma obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy – pracodawca czy pracownik?

Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy to pracodawca:

prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika, aby prawidłowo obliczyć jego wynagrodzenie oraz inne świadczenia związane z pracą, np. dodatek za godziny nadliczbowe,
udostępnia ewidencję pracownikowi na jego żądanie, przy czym pracownik ma prawo nie tylko do wglądu do dokumentacji, ale także do otrzymania kopii lub odpisu.

Nie ma znaczenia, czy mikroprzedsiębiorstwo zatrudnia 8 osób, czy właściciel średniej firmy – 200 osób.

Każdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania lub wyboru musi mieć oddzielną ewidencję czasu pracy, np. w formie imiennej karty miesięcznej lub rocznej (z obowiązkiem zaktualizowania przed wypłatą wynagrodzenia!).

Czy pracodawca musi osobiście zajmować się prowadzeniem ewidencji czasu pracy? Nie, może zlecić to zadanie np. kierownikowi danego działu lub specjaliście ds. kadr i płac.

Co powinna zawierać ewidencja czasu pracy?

§ 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej podaje informacje, które musisz uwzględnić ewidencji czasu pracy pracownika.

Liczbę przepracowanych godzin – także w porze nocnej, nadliczbowych i dyżurnych. Trzeba też zapisać godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, w przypadku dyżuru – dodatkowo miejsce jego pełnienia.
Dni wolne od pracy – włącznie z oznaczeniem tytułu ich udzielenia.
Rodzaj i wymiar zwolnień od pracy.
Rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy.
Czas pracy pracownika młodocianego przy pracy dozwolonej młodocianym wyłącznie w celu odbycia przygotowania zawodowego, ale wzbronionych w innych przypadkach.

Dzięki ewidencji czasu pracy można nie tylko obliczyć wynagrodzenie i dodatkowe świadczenia, np. za pracę w niedzielę lub święto, ale także sprawdzić, czy pracownik wykorzystał odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Ewidencja czasu pracy pracownika – wyjątki

Co prawda pełna ewidencja czasu pracy nie obejmuje wszystkich zatrudnionych, ale wyjątków jest niewiele.

Według art. 149 § 2 Kodeksu pracy pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracowników, którzy:

otrzymują ryczałt za godziny nadliczbowe lub pracę w porze nocnej,
są objęci systemem zadaniowego czasu pracy,
zarządzają zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Taką ewidencję czasu pracy nazywa się uproszczoną. Chociaż nie podsumowuje liczby przepracowanych godzin (w tym nadliczbowych, nocnych i dyżurnych), musi zawierać informacje o usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności

Ewidencja czasu pracy bywa mylona z nieobowiązkową listą obecności, służącą wyłącznie do zapisywania, o której godzinie pracownik rozpoczął i skończył pracę. Pracodawca może ustalić w regulaminie inny sposób „meldowania się” przez pracowników, np. za pomocą odbijania karty przy drzwiach czy zalogowania się do systemu.

	Ewidencja czasu pracy	Lista obecności
Obowiązkowa część dokumentacji pracowniczej	Tak	Nie
Zakres informacji	Przepracowane godziny, dni wolne, zwolnienia od pracy, inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności	Godzina przyjścia do pracy i wyjścia z pracy
Podanie powodu nieobecności	Tak, w przypadku nieobecności usprawiedliwionej	Nie, ponieważ dostępność tej informacji dla innych pracowników naruszyłaby przepisy RODO
Cel	Poprawne obliczenie wynagrodzenia i dodatkowych świadczeń dla pracowników	Potwierdzenie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy
Forma	Papierowa lub elektroniczna	Papierowa lub elektroniczna
Możliwość zastąpienia innymi rozwiązaniami	Nie	Tak, np. systemem kontroli wejść i wyjść (z odbijaniem kart), logowaniem się do systemu teleinformatycznego
Podpisy pracowników	Nie	Tak

Z jednej strony – lista obecności dubluje informacje z ewidencji czasu pracy, w której należy uwzględnić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy. Z drugiej strony – codziennie podpisywane listy obecności ograniczają ryzyko błędów w ewidencji czasu pracy, zwłaszcza jeśli jest prowadzona w papierowej formie i aktualizowana tylko raz w miesiącu.

W przypadku systemów kadrowo-płacowych, które automatycznie przygotowują ewidencję czasu pracy na podstawie danych uzyskanych od pracowników i pobranych z systemu ZUS, tradycyjna lista obecności jest przeżytkiem.

Czym zastąpić papierową listę obecności, zwłaszcza jeśli firma prowadzi elektroniczną ewidencję czasu pracy?

Pani Jola wdrożyła elektroniczną ewidencję pracy w firmie, aczkolwiek pracownicy wciąż podpisują się na papierowej liście obecności, która jest przesyłana do biura rachunkowego i tam archiwizowana. Między dokumentami nie występują żadne rozbieżności. Czym zastąpić listę obecności?

Pani Jola ma dużą swobodę w wyborze metody potwierdzania obecności na stanowisku pracy.

Pracownik może m.in.:

udać się do stanowiska przełożonego i zgłosić obecność ustnie,
zadzwonić, wysłać e-maila, SMS-a lub wiadomość na czacie służbowym przełożonemu,
odbić kartę przy czytniku,
zalogować się do systemu teleinformatycznego,
używać urządzenia lokalizującego.

Co ciekawe, wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich 1 stycznia 2016 roku (funkcjonowały równolegle z papierowymi do 31 listopada 2018 roku) pozwoliło wyeliminować nieścisłości między listą obecności a ewidencją czasu pracy, które wynikały z nieprawidłowego notowania absencji chorobowych pracowników.

Forma ewidencji czasu pracy pracownika – elektroniczna czy papierowa?

Art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej. Chociaż część firm prowadzi ewidencję czasu pracy w tradycyjnej formie, wiele biznesów skłania się ku zautomatyzowanym rozwiązaniom, które ułatwiają m.in. rejestrowanie obecności i nieobecności pracowników.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest sporym udogodnieniem dla pracodawcy, zwłaszcza jeśli weźmiemy pod uwagę, że art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy narzuca przechowywanie ewidencji czasu pracy aż przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł (np. z powodu śmierci pracownika) lub uległ rozwiązaniu (np. wskutek złożenia wypowiedzenia przez jedną ze stron).

Niezależnie od tego, czy wybierzesz papierową ewidencję czasu pracy, czy elektroniczną, musisz ją zabezpieczyć przed utratą, uszkodzeniem, zniszczeniem i dostępem osób nieupoważnionych. Wspomniane rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, jak przechowywać ewidencję czasu pracy.

Wzór ewidencji czasu pracy

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej nie podaje ani jednolitego wzoru ewidencji czasu pracy, ani symboli do określania przyczyny nieobecności, więc masz sporą dowolność.

Musisz jedynie dopilnować, aby:

każdy pracownik miał własną ewidencję z wyżej wyszczególnionymi informacjami,
symbole były czytelne dla osoby wypełniającej kartę ewidencji czasu pracy, pracownika czy inspektora PIP (Państwowej Inspekcji Pracy) podczas kontroli. Aby uniknąć nieporozumień, można stworzyć legendę wyjaśniającą wszystkie symbole/skróty.

👉 Rzetelnie prowadzona ewidencja czasu pracy jest podstawą wypełnienia świadectwa pracy, które zawiera informacje o urlopach, zwolnieniach lekarskich czy uprawnieniach związanych z rodzicielstwem.

Co grozi za brak ewidencji czasu pracy?

Art. 281 § 1 ust. 6 Kodeksu pracy podaje, że pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi dokumentacji pracowniczej (zalicza się do niej ewidencja czasu pracy!), podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Na taką samą grzywnę naraża się pracodawca, który:

nie przechowuje ewidencji czasu pracy przez 10 lat lub dłuższy okres wynikający z odrębnych przepisów,
trzyma ją w warunkach, w których może się uszkodzić lub zniszczyć.

Wskazane przypadki to wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Celowe fałszowanie ewidencji czasu pracy może wywołać poważniejsze konsekwencje – włącznie z karą ograniczenia lub pozbawienia wolności – jeśli zostanie uznane za przestępstwo.

Dodatkowe pytania o prowadzenie ewidencji czasu pracy

Miesięczna czy roczna karta ewidencji czasu pracy – którą wybrać?

Przepisy nie określają ani minimalnego, ani maksymalnego okresu, który powinna obejmować ewidencja czasu pracy. Niemniej musisz pamiętać, że stanowi podstawę do wypłaty wynagrodzenia pracownikowi, więc trzeba ją aktualizować co najmniej raz w miesiącu. Z tego powodu warto wybrać format miesięczny.

Czy ewidencjonowanie czasu pracy jest obowiązkowe w przypadku umowy zlecenia?

Przepisy zobowiązują zleceniodawcę do ewidencjonowania wyłącznie liczby godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, ale nie podają jedynej słusznej metody. Jeśli umowa zlecenie nie określa sposobu potwierdzenia liczby godzin poświęconych na zrealizowanie zlecenia, zleceniobiorca przekazuje tę informację zleceniodawcy przed wypłatą wynagrodzenia – koniecznie w formie pisemnej lub elektronicznej. Zleceniobiorca powinien otrzymać co najmniej minimalną stawkę godzinową za każdą godzinę pracy.

Podstawa prawna

Udostępnij artykuł