Jak ułożyć plan urlopów wypoczynkowych na 2023 rok? Czy jest wiążący dla pracodawcy i pracowników?

31 grudnia mija termin przygotowania planu urlopów wypoczynkowych, które zostaną wykorzystane w 2023 roku. Czy plan urlopów jest obowiązkowy w Twojej firmie? Jeśli tak, to ile dni należy w nim uwzględnić? Zastanawiasz się, co się stanie, kiedy pracownicy nie będą mogli wykorzystać urlopów zgodnie z planem? Sprawdź zasady tworzenia planu urlopów i przekonaj się, że przepisy są bardziej elastyczne, niż Ci się wydaje.

1. Czy plan urlopów jest obligatoryjny?
2. Ile dni powinien obejmować plan urlopowy?
3. Urlop na żądanie w planie urlopów
4. Zaległy urlop wypoczynkowy w planie urlopowym
5. Kiedy i na jaki okres trzeba przygotować plan urlopów?
6. Przykładowy plan urlopów wypoczynkowych na 2023 rok
7. Czy plan urlopów jest wiążący?
8. Jak ująć w planie urlopowym wypoczynek pracownika, który podjął pierwszą pracę w życiu?
9. Dodatkowe pytania o plan urlopów
   • Jak ogłosić plan urlopów w firmie?
   • Czy pracownik musi uzyskać zgodę pracodawcy na urlop wpisany do planu?
   • Czy pracowniczka po urlopie macierzyńskim może udać się od razu na urlop wypoczynkowy, niezależnie od planu urlopów?

Czy plan urlopów jest obowiązkowy?

Art. 163 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że urlopy wypoczynkowe są udzielane zgodnie z planem urlopów ustalonym przez pracodawcę, który bierze pod uwagę zarówno wnioski pracowników, jak i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Zgodnie z art. 163 § 1¹ plan urlopów nie jest obowiązkowy w dwóch przypadkach:

1. zakładowa organizacja związkowa zgadza się, aby nie ustalać planu urlopów,
2. u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa.

W tych sytuacjach pracodawca uzgadnia termin urlopu wypoczynkowego po porozumieniu z pracownikiem, czyli zwykle na jego wniosek.

Ile dni trzeba ująć w planie urlopów?

Plan urlopów powinien uwzględniać cały wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje danemu pracownikowi – włącznie z urlopem zaległym, ale bez urlopu na żądanie. Częstym błędem jest uwzględnianie w planie wyłącznie najdłuższej części urlopowej, czyli 14 dni kalendarzowych. Skąd to wynika?

Art. 162 k.p. pozwala na podzielenie urlopu wypoczynkowego na części na wniosek pracownika, przy czym co najmniej jedna z nich powinna trwać nie krócej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Niemniej plan urlopów powinien obejmować zarówno 2-tygodniowy wypoczynek, jak i krótsze urlopy, nawet pojedyncze dni.

Oczywiście plan urlopów nie obejmuje dni wolnych wynikających z dodatkowych przywilejów pracowniczych, np. urlopu rodzicielskiego.

Czy plan urlopów obejmuje urlop na żądanie?

Nie, art. 163 § 1 k.p. podaje, że plan urlopów wypoczynkowych nie obejmuje części urlopu udzielanego według art. 167² k.p., czyli maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w ciągu roku kalendarzowego. To oznacza, że jeśli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, plan powinien uwzględniać nie więcej niż 22 dni urlopu. Plany dla pracowników, którym należy się 20 dni urlopu wypoczynkowego, powinny uwzględniać 16 dni.

Czy plan urlopów obejmuje zaległy urlop wypoczynkowy?

Tak, ponieważ obejmuje cały urlop wypoczynkowy – oprócz 4 dni urlopu na żądanie – przysługujący pracownikowi w danym roku kalendarzowym. Zaległy urlop powinien zostać wykorzystany do 30 września. Jeśli pracownik nie wyszedł z taką inicjatywą, pracodawca może mu wyznaczyć termin wykorzystania puli z poprzedniego roku. Co ważne, jeśli w planie urlopów uwzględniono tylko bieżący urlop, pracodawca może udzielić zaległego urlopu wypoczynkowego przed tymi zaplanowanymi dniami lub po nich.

Uwaga – jeśli pracownik nie wykorzysta zaległego urlopu wypoczynkowego z 2022 roku do 30 września 2023 roku, będzie miał prawo do niego jeszcze przez 3 lata. Należy je odliczać od 30 września 2023 roku. Dopiero po tym okresie dojdzie do przedawnienia. To oznacza, że zaległy urlop wypoczynkowy z 2022 roku można uwzględnić w planach urlopowych na kolejne lata – aż do 2026 roku. Pamiętaj jednak, że pracodawca, który nie dopilnuje, aby pracownik wykorzystał zaległy urlop do 30 września, naraża się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Wyjątkiem są zdarzenia losowe, które uniemożliwiają zużycie zaległej puli, np. choroby.

Do kiedy i na jaki okres trzeba sporządzić plan urlopów?

Chociaż przepisy nie precyzują terminu sporządzenia planu urlopów na kolejny rok kalendarzowy, przyjmuje się, że plan urlopów powinien powstać, zanim rozpocznie się okres, który będzie obejmował. Stąd założenie, że plan urlopów na 2023 rok należy przygotować najpóźniej 31 grudnia 2022 roku. Niemniej stworzenie planu w późniejszym terminie nie sprawi, że pracownicy nie będą mogli korzystać z urlopu wypoczynkowego w 1. tygodniu stycznia. Uwaga – w tej sytuacji pracodawca nie może uargumentować odmowy udzielenia urlopu brakiem planu.

Jeśli wolisz przygotowywać plany urlopowe półroczne i kwartalne, kolejne powinny powstać najpóźniej:

• 30 czerwca 2023 w przypadku modelu półrocznego,
• 31 marca, 30 czerwca i 30 września w przypadku modelu kwartalnego.

Krótsze okresy planów urlopowych są lepiej przyjmowane przez pracowników, którzy zwykle narzekają, że trudno im określić urlopy z góry na cały rok. Aby jeszcze lepiej zarządzać poszczególnymi działami firmy, możesz przygotowywać oddzielne plany urlopów dla poszczególnych zespołów, zwłaszcza jeśli nakładające się nieobecności pracowników z różnych teamów nie są problemem.

Plany urlopowe nie są obowiązkowe w firmie? Przedsiębiorca może zaproponować pracownikom tworzenie planów urlopowych wyłącznie w okresie letnim, kiedy często wykorzystuje się 14-dniowe wypoczynki, które są narzucane przez Kodeks pracy.

Plan urlopów na 2023 rok – przykład

Marzenie przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku kalendarzowego. Pracowniczka nie wykorzystała 5 dni urlopu w 2022 roku, co oznacza, że będzie miała 26 dni urlopu bieżącego i 5 dni urlopu zaległego w 2023 roku.

Ile dni urlopu dla Marzeny należy uwzględnić w planie urlopowym?

26 dni + 5 dni = 31 dni

31 dni – 4 dni urlopu na żądanie = 27 dni

Marzena preferuje 14-dniowy urlop wypoczynkowy poza sezonem letnim. Poprosiła o uwzględnienie dni urlopowych w następujących terminach:

• od 2 do 5 stycznia,
• 7 i 11 kwietnia,
• od 1 do 5 maja (3 dni urlopu, święta 1 i 3 maja),
• 9 czerwca,
• 14 sierpnia,
• od 4 do 17 września (1o dni urlopu, przepisowe 14 nieprzerwanych dni kalendarzowych),
• 2 i 3 listopada,
• od 27 do 30 grudnia.

👉 Syn Marzeny bierze ślub 2 września. To oznacza, że pracowniczce przysługuje 1 dzień urlopu okolicznościowego, który można by uwzględnić w planie urlopów, ponieważ jest znany z dużym wyprzedzeniem.

Czy plan urlopów jest wiążący?

Co do zasady, tak, ale dopuszcza się korektę planu urlopowego w okresie, na który został zaplanowany. Pamiętaj, że pechowe okoliczności, niezależne ani od Ciebie, ani od pracowników, mogą wymusić ułożenie planu urlopów na nowo.

1. Zmiana planu urlopów na wniosek pracownika (art. 164 § 1 k.p.) – istotne powody osobiste mogą uniemożliwić wyjazd na wakacje w uprzednio zaplanowanym okresie.
2. Zmiana planu urlopów na polecenie pracodawcy (art. 164 § 2 k.p.) – powodem może być np. zakłócenie produkcji czy niedotrzymanie terminu umowy z klientem wskutek nieobecności pracownika, którego nie ma kto skutecznie zastąpić. Co prawda przepisy nie podają, że w tej sytuacji pracownik może dochodzić zwrotu kosztów poniesionych w związku z zaplanowanym urlopem, natomiast przyjmuje się, że pracodawca ma ten sam obowiązek, co w przypadku odwołania pracownika z urlopu wypoczynkowego. Pracownik powinien przedstawić dowód opłacenia np. zorganizowanej wycieczki, hotelu czy lotu.
3. Zmiana planu urlopów wskutek usprawiedliwionej nieobecności pracownika (art. 165 k.p.) – jako powód można wymienić nie tylko chorobę (w tym zakaźną), ale także ćwiczenia wojskowe, służbę wojskową, urlop macierzyński.

Zmianę planu urlopowego wywoła także urlop uzupełniający, który wyrównuje różnicę między początkowym wymiarem urlopu wypoczynkowego a nowym. Załóżmy, że pracownik osiągnie 10 lat stażu pracy w lipcu 2023 roku, co zwiększy wymiar urlopu z 20 dni do 26 dni. Pracodawca powinien ująć podwyższony wymiar urlopu w planie urlopów – nawet już w grudniu 2022 roku.

Ponadto plan urlopów zmieni się, gdy pracownik wypowie umowę o pracę i skorzysta z urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Dzięki temu rozwiązaniu pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu za urlop.

Pierwsza praca w życiu a plan urlopów

Zgodnie z art. 153 § 1 k.p. pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy, zyskuje prawo do urlopu wypoczynkowego z upływem każdego miesiąca w roku kalendarzowym, w którym zaczął pracować. Po przepracowanym miesiącu ma prawo do 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Chociaż w tym przypadku nalicza się urlop z dołu, trzeba go uwzględnić w planie urlopów.

1. Jeżeli nowo zatrudniony pracownik podpisał np. umowę na okres próbny lub umowę o pracę na czas określony, plan urlopów powinien zawierać urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu umowy.
2. Kiedy pracodawca zmieni formę umowy lub przedłuży umowę, musi skorygować plan urlopów, uwzględniając w nim większy wymiar urlopu wypoczynkowego danego pracownika.

Dodatkowe pytania o plan urlopów