Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy – czy się ograniczają?

O ile pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o urlop bezpłatny z dowolnego powodu, o tyle nie powinien sugerować, że to przepisy zobowiązują podwładnego do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w pierwszej kolejności (takie nie istnieją). Ponadto pracodawca ma prawo do obniżenia wymiaru bieżącego urlopu wypoczynkowego pracownika, który wykorzystał co najmniej 30 dni urlopu bezpłatnego – bez żadnej przerwy lub sumarycznie w ciągu roku kalendarzowego.

Urlop wypoczynkowy a urlop bezpłatny – podobieństwa i różnice

	Urlop bezpłatny	Urlop wypoczynkowy
Wymiar urlopu w skali roku kalendarzowego	Nieograniczony	20 lub 26 dni dla pracownika pełnoetatowego w zależności od stażu pracy
Uzależnienie wymiaru urlopu od różnych czynników, w tym wymiaru czasu pracy czy terminu podjęcia pierwszej pracy w życiu	Nie	Tak, urlop wypoczynkowy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Osoby, które podjęły pierwszą pracę w życiu, nabywają prawo do urlopu z dołu (urlopu cząstkowego) po każdym miesiącu pracy
Czy wniosek jest wiążący dla pracodawcy	Nie	Nie, pracodawca może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy, ale musi pamiętać, aby udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku, w którym nabył do niego prawo, najlepiej w pełnym wymiarze
Czy niewykorzystany urlop przechodzi na kolejny rok	Nie (przepisy nie ustalają wymiaru urlopu bezpłatnego)	Tak
Ograniczenie wymiaru jednego urlopu wskutek wykorzystania drugiego	Urlop bezpłatny pracownika trwający co najmniej 1 miesiąc w roku kalendarzowym zobowiązuje pracodawcę do obliczenia urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego	Urlop wypoczynkowy nie wpływa w żaden sposób na wymiar urlopu bezpłatnego
Dopuszczalne wykonywanie działalności zarobkowej podczas urlopu	Tak, aczkolwiek nie dla pracodawcy, który udzielił pracownikowi urlopu bezpłatnego. Praca dla innego przedsiębiorcy jest dozwolona, szczególnie na podstawie art. 174¹Kodeksu pracy	Tak, aczkolwiek nie dla pracodawcy, który udzielił pracownikowi urlopu wypoczynkowego
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop po rozwiązaniu umowy o pracę	Nie	Tak
Czy można zwolnić pracownika na urlopie	Tylko w szczególnych przypadkach, które wyłączają ochronę przed wypowiedzeniem umowy na podstawie art. 41 Kodeksu pracy	Tylko w szczególnych przypadkach, które wyłączają ochronę przed wypowiedzeniem umowy na podstawie art. 41 Kodeksu pracy
Czy pracownik musi przechodzić badania kontrolne po urlopie trwającym dłużej niż 30 dni	Nie	Nie
Czy zwolnienie lekarskie przerywa urlop	Nie	Tak

Urlop bezpłatny na początku roku kalendarzowego a wymiar urlopu wypoczynkowego

Zgodnie z art. 155² § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracownikowi, który wraca do dotychczasowego pracodawcy po urlopie bezpłatnym trwającym co najmniej 1 miesiąc, należy się urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym. To oznacza, że pracodawca powinien obliczyć urlop proporcjonalny za maksymalnie 11 miesięcy – przy założeniu, że pracownik korzystający z 1-miesięcznego urlopu bezpłatnego będzie zatrudniony przez cały rok kalendarzowy.

Przykład

Dawid jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony. Pracodawca zaakceptował jego wniosek o urlop bezpłatny na okres od 1 stycznia do 29 lutego 2024 roku. Dawidowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w ciągu roku kalendarzowego, ale ten wymiar ulegnie obniżeniu wskutek długiego urlopu bezpłatnego.

26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy

10 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 21,6 dnia ≈ 22 dni urlopu

Dawidowi będzie przysługiwać 22 dni urlopu wypoczynkowego za okres od 1 marca do 31 grudnia 2024 roku.

Urlop bezpłatny w ciągu roku kalendarzowego a wymiar urlopu wypoczynkowego

Jeżeli pracownik najpierw nabędzie prawo do urlopu wypoczynkowego, czyli uda się na urlop bezpłatny po 1 stycznia danego roku kalendarzowego, pracodawca obniży proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego. Tę regułę opisuje art. 155²§ 2 Kodeksu pracy. Jednym z wyjątków jest urlop wychowawczy – jeśli rozpocznie się po 1 stycznia, to nie zmniejszy wymiaru urlopu wypoczynkowego za dany rok kalendarzowy.

Przykład

Dagmara zaplanowała urlop wypoczynkowy od 29 stycznia do 11 lutego 2024 roku, aby spędzić ferie zimowe z rodziną, i urlop bezpłatny od 1 do 31 maja 2024 roku, aby odpocząć u znajomych mieszkających za granicą. Już 1 stycznia 2024 roku nabyła prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego – 26 dni. Kiedy Dagmara wróci do pracy po urlopie bezpłatnym, pracodawca powinien obliczyć urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym.

26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy

11 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 23,76 dnia ≈ 24 dni urlopu

24 dni urlopu – 10 dni urlopu wykorzystanego na przełomie stycznia i lutego = 14 dni urlopu do końca roku

Urlop bezpłatny Dagmary obniżył wymiar urlopu wypoczynkowego o 2 dni.

Kilkudniowe urlopy bezpłatne a wymiar urlopu wypoczynkowego

Jak wspomnieliśmy, co najmniej 1-miesięczny urlop bezpłatny powoduje obniżenie wymiaru urlopu wypoczynkowego po powrocie pracownika do pracy. Co ważne, liczy się nie tylko urlop bezpłatny trwający minimum 30 dni bez przerwy, ale także krótsze urlopy, których łączny okres wynosi co najmniej 30 dni w danym roku kalendarzowym.

Przykład

Daniel wykorzystał urlopy bezpłatne w różnych okresach:

od 24 lipca do 6 sierpnia 2023 roku,
od 11 do 17 września 2023 roku,
od 2 do 10 października 2023 roku.

Urlopu bezpłatnego udziela się na dni pracy i dni wolne od pracy, w tym święta i weekendy. To oznacza, że Daniel wykorzystał 30 dni urlopu bezpłatnego w okresie od 24 lipca do 10 października 2023 roku. Pracodawca musiał ustalić urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym dla pracownika – ale dopiero 11 października.

Jak rozliczyć pracownika na urlopie bezpłatnym?

Urlop bezpłatny nie skutkuje ani rozwiązaniem umowy, ani wygaśnięciem umowy, więc pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika w ZUS. Natomiast nie opłaca składek.

Sprawdź zasady rozliczania w ZUS pracowników na urlopie bezpłatnym

Urlop bezpłatny a ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu wypoczynkowego

Wspomniany art. 155²§ 2 Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca nie obniży wymiaru urlopu wypoczynkowego pracownikowi, który wrócił z urlopu bezpłatnego, ale przed nim wykorzystał urlop wypoczynkowy w należnym mu lub wyższym wymiarze.

Przykład

Dominika, której przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, wykorzystała 22 dni urlopu w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku. Od 1 lipca do 30 września wzięła urlop bezpłatny. Kiedy wróciła do pracy w październiku, pracodawca obliczył urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym.

26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc kalendarzowy

9 miesięcy pracy × 2,16 dnia urlopu = 19,44 dnia ≈ 20 dni urlopu (niepełne dni urlopu wypoczynkowego zawsze zaokrąglamy w górę do pełnych dni)

Okazało się, że pracowniczka wykorzystała więcej urlopu, niż jej przysługiwało po wzięciu 3-miesięcznego urlopu bezpłatnego (22 dni zamiast 20 dni). W tej sytuacji nie może wziąć ani 1 dnia urlopu wypoczynkowego do końca roku, w tym urlopu na żądanie. Pracodawca nie może żądać żadnej rekompensaty za wykorzystany ponadwymiarowy urlop wypoczynkowy.

Pracownik złożył wnioski o urlopy wypoczynkowe, które objęły łącznie 26 dni, i 1 miesiąc urlopu bezpłatnego w późniejszym terminie. Czy pracodawca może obniżyć wymiar urlopu wypoczynkowego, skoro wie, że pracownik uda się na co najmniej 30 dni urlopu bezpłatnego?

Nie, ponieważ art. 155² Kodeksu pracy stanowi, że pracodawca oblicza urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym dopiero po powrocie pracownika z urlopu bezpłatnego trwającego co najmniej 30 dni.

Fakt, że pracodawca wie o urlopie bezpłatnym z dużym wyprzedzeniem, nie uprawnia go do obniżenia wymiaru wcześniej zaplanowanych urlopów wypoczynkowych.

Mógłby odrzucić takie wnioski, ale musiałby się powołać na szczególne potrzeby zakładu pracy, np. chwilowe braki kadrowe. Gdyby zaplanowane urlopy wypoczynkowe obejmowały terminy po 1-miesięcznym urlopie bezpłatnym, to owszem, podlegałyby korekcie. Trzeba by je skrócić, aby ich łączny okres nie przekroczył wymiaru urlopu proporcjonalnego.

Roczny urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Urlop bezpłatny, który obejmuje cały rok kalendarzowy, sprawia, że pracownik nie nabywa prawa do urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 roku, to po powrocie do pracy w 2024 roku nie będzie mu przysługiwał zaległy urlop wypoczynkowy z 2023 roku.

Co więcej, ten rok nie zaliczy się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, chyba że pracownik w tym czasie wykonywał pracę u innego pracodawcy na podstawie art. 174¹ Kodeksu pracy.

Rozwiązanie umowy o pracę w trakcie urlopu bezpłatnego a ekwiwalent za urlop wypoczynkowy

Art. 41 Kodeksu pracy uniemożliwia pracodawcy wypowiedzenie umowy w czasie urlopu pracownika lub innej usprawiedliwionej nieobecności, o ile nie upłynął jeszcze okres, który uprawnia do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Jeden z powodów rozwiązania umowy podczas urlopu bezpłatnego to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych. W takiej sytuacji wypłata ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy zależy od tego, czy pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym od 1 stycznia danego roku kalendarzowego.

Jeśli tak, pracodawca nie wypłaci ekwiwalentu, bo pracownik nie nabył prawa do urlopu wypoczynkowego ze względu na zawieszony stosunek pracy. Jeżeli nie, pracodawca najpierw obliczy urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym, a potem ustali ekwiwalent za niewykorzystaną część.

Udostępnij artykuł