Urlop bezpłatny – zasady udzielania dla pracodawców i uprawnienia pracownicze

Załóżmy, że pracownik wykorzystał cały urlop wypoczynkowy, który przysługiwał mu w ciągu roku kalendarzowego. Potrzebuje co najmniej kilku dni – a nawet kilku tygodni – wolnych na załatwienie prywatnych spraw. W tym celu nie może skorzystać z innych uprawnień pracowniczych, np. rodzicielskich. Czy pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego? Czy firma może wyjść z taką inicjatywą? Wyjaśniamy kluczowe zasady urlopu bezpłatnego.

Kiedy pracownikowi przysługuje urlop bezpłatny?

Zgodnie z art. 174 § 1 Kodeksu pracy pracodawca udziela urlopu bezpłatnego na pisemny wniosek pracownika. Z artykułu wynika, że to dobrowolne uprawnienie pracownicze, z którego można skorzystać, o ile pracodawca się zgodzi, ale nie trzeba. Dla porównania – pracownik nie może się zrzec urlopu wypoczynkowego.

Jest to w istocie rzeczy umowa o urlop bezpłatny, albowiem obie strony muszą w tym zakresie złożyć zgodne oświadczenia woli, do których stosuje się odpowiednio – na podstawie art. 300 k.p. – przepisy Kodeksu cywilnego.

Uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 16 lipca 2009 r. (sygn. akt II PK 13/09)

Chociaż przepisy nie zobowiązują pracownika do uzasadnienia, dlaczego chce się udać na urlop bezpłatny, przyjmuje się, że wniosek określa cel urlopu. Dzięki szczegółowemu uzasadnieniu można zyskać przychylność pracodawcy, który ma prawo do odrzucenia wniosku, a także zaproponowania innego terminu urlopu bezpłatnego lub skrócenia jego okresu. Pracownik nie może udać się na urlop bezpłatny, nie mając zgody pracodawcy. Takie zachowanie mogłoby skutkować zwolnieniem dyscyplinarnym, czyli rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy.

Co ważne, pracodawca nie może wysłać pracownika na przymusowy urlop bezpłatny, nawet jeśli powołałby się na ważne ekonomiczne powody, np. gwałtowny spadek sprzedaży w firmie.

Jak napisać i kiedy złożyć wniosek o urlop bezpłatny?

Przepisy nie precyzują, z jakim wyprzedzeniem składa się wniosek o urlop bezpłatny. To kwestia dogadania się z pracodawcą. Im ważniejszą rolę w firmie odgrywa pracownik, tym dłuższy powinien być odstęp między dniem, w którym złoży wniosek, a dniem rozpoczęcia urlopu. To pozwoli pracodawcy np. na zmianę organizacji pracy w danym dziale.

Pracownik powinien uwzględnić w podaniu:

• dane swoje i pracodawcy,
• datę i miejscowość złożenia wniosku,
• liczbę dni kalendarzowych i okres urlopu bezpłatnego (włącznie z dniami roboczymi i wolnymi od pracy, np. świętami, weekendami),
• uzasadnienie (opcjonalne, ale dzięki niemu pracownik ma większą szansę na zaakceptowanie wniosku przez pracodawcę),
• podstawę prawną (art. 174 § 1 Kodeksu pracy),
• swój podpis.

Chcesz wdrożyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych w firmie? Dzięki outsourcingowi kadr i płac w TribePerk przyspieszysz różne procesy HR-owe: od składania wniosków pracowniczych, przez ewidencjonowanie godzin pracy, po naliczanie płac. Ty i Twoi pracownicy zyskają dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, zastępującej różne niekompatybilne aplikacje z rozproszonymi danymi.

Platforma umożliwia zaplanowanie urlopu bezpłatnego. Wystarczy, że pracownik wybierze odpowiednią pozycję z listy i termin urlopu.

Kiedy pracodawca zaakceptuje wniosek, system powiadomi pracownika. Nieobecność pojawi się w kalendarzu, z którego dane są automatycznie pobierane do modułu płacowego. W efekcie naliczanie wynagrodzeń nie wymaga czasochłonnego przepisywania danych z ewidencji czasu pracy w innej aplikacji, a listę płac można wygenerować kilkoma kliknięciami.

Ile dni trwa urlop bezpłatny?

Przepisy nie określają ani minimalnej, ani maksymalnej długości urlopu bezpłatnego. Jego okres podaje się w dniach kalendarzowych, nie dniach roboczych. W ewidencji czasu pracy zaznacza się urlop bezpłatny także w weekendy czy święta, stosując skrót „ub”. Wymiar czasu pracy i rozkład czasu pracy pracownika nie ma znaczenia.

Co istotne, pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego na godziny, np. na pół dnia roboczego. Pamiętaj jednak, że w tym samym celu można wykorzystać zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Nie przysługuje za nie wynagrodzenie, chyba że pracownik odpracuje nieobecność.

👉 Jeśli pracownik potrzebuje co najmniej 1 dnia wolnego wskutek choroby lub wypadku bliskiej osoby, może skorzystać ze zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. To uprawnienie wprowadzone przez dyrektywę unijną.

Już w trakcie urlopu bezpłatnego można go wydłużyć lub skrócić, ale zmiana terminu powrotu do pracy musi wyniknąć z porozumienia między pracodawcą a pracownikiem. Pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o wcześniejsze lub późniejsze zakończenie urlopu bezpłatnego.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

Tak, ponieważ art. 174 § 1 Kodeksu pracy nie zobowiązuje pracodawcy do uwzględnienia wniosku. Przyczyną odmowy udzielenia urlopu bezpłatnego może być np. brak wykwalifikowanej osoby, która mogłaby zastąpić pracownika podczas urlopu bezpłatnego.

W teorii – pracodawca mógłby rozpocząć rekrutację i zaoferować umowę o pracę na zastępstwo lub poszukać wsparcia w ramach umów cywilnoprawnych. W praktyce – nie miałby gwarancji, że znajdzie odpowiedniego kandydata. Ponadto firma poniosłaby koszty rekrutacji i wdrożenia nowej osoby, z którą de facto trzeba by się rozstać w krótkim czasie.

Jedyne, na co pracodawca powinien uważać, to fakt, aby za odmową urlopu bezpłatnego nie stał powód dyskryminujący pracownika lub naruszający zasady równego traktowania pracowników. Jeżeli dwie osoby zatrudnione otrzymałyby zgody np. na 14-dniowe urlopy bezpłatne, a kolejny pracownik, który ma taki sam lub podobny zakres obowiązków, dostałby odmowę bez szczególnego uzasadnienia, mógłby poczuć, że został niesprawiedliwie potraktowany.

Czy pracodawca może uzależnić udzielenie urlopu bezpłatnego od wykorzystania całości lub części urlopu wypoczynkowego przez pracownika? O ile może zakomunikować pracownikowi, że odmawia urlopu bezpłatnego ze względu na dostępny urlop wypoczynkowy, o tyle nie może zmusić podwładnego do wzięcia urlopu wypoczynkowego w tej sytuacji.

👉 Dowiedz się, kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy i jakie są wyjątki.

Czy na urlopie bezpłatnym można pracować?

U pracodawcy, który udzielił urlopu bezpłatnego, nie, nawet jeśli strony podpisałyby umowę cywilnoprawną, która nie miałaby znamion umowy o pracę. W takim przypadku mielibyśmy do czynienia z pozornym (fikcyjnym) urlopem bezpłatnym, który nie może być alternatywą dla zmian warunków zatrudnienia, np. zmniejszenia wymiaru etatu. Z orzecznictwa wynika, że zarówno zawarcie umowy zlecenia, jak i umowy o dzieło z pracownikiem, któremu wcześniej ten sam pracodawca udzielił urlopu bezpłatnego, byłoby obejściem prawa pracy.

Jak bowiem trafnie przyjął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 12 sierpnia 2004 r., III PK 42/04 (OSNP 2005 nr 6, poz. 77), jeżeli pracodawca na wniosek pracownika udzielił mu urlopu bezpłatnego, a jednocześnie strony umówiły się, że pracownik będzie w tym czasie wykonywał część swoich dotychczasowych obowiązków, to nie doszło do udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego. (…) W takiej sytuacji pracownikowi przysługuje zaś wynagrodzenie za wykonaną pracę zgodnie z art. 80 k.p.

Uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 16 lipca 2009 r. (sygn. akt II PK 13/09)

Tylko zatrudnienie u innego pracodawcy w okresie urlopu bezpłatnego jest dozwolone. Co istotne, pracodawca może udzielić urlopu bezpłatnego pracownikowi, aby wykonywał pracę w innej firmie, o ile uzyska jego pisemną zgodę i zawrze porozumienie z drugim pracodawcą.

Urlop bezpłatny a urlop wypoczynkowy

Musisz pamiętać o konsekwencjach urlopu bezpłatnego, który trwa dłużej niż 1 miesiąc w roku kalendarzowym. Co istotne, liczy się łączna długość poszczególnych urlopów bezpłatnych, nie tylko ponad 1-miesięczny nieprzerwany urlop.

Zgodnie z art. 155² § 1 pkt 1 Kodeksu pracy pracownikowi, który wraca do pracy po tak długiej nieobecności, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do:

• końca danego roku kalendarzowego lub
• końca okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, jeśli ostatni dzień zatrudnienia wypada szybciej niż 31 grudnia.

Ten przepis nie dotyczy pracownika, który przed urlopem bezpłatnym wykorzystał urlop wypoczynkowy w przysługującym mu lub wyższym wymiarze.

Urlop bezpłatny a praca u innego pracodawcy

Chociaż pracownik na urlopie bezpłatnym nie może pracować w firmie, która udzieliła mu tego urlopu, może świadczyć pracę u innego pracodawcy. Takie rozwiązanie przewiduje art. 174¹ § 1 Kodeksu pracy. Co ważne, pracodawca może udzielić takiego urlopu bezpłatnego wyłącznie za pisemną zgodą pracownika i po zawarciu porozumienia z innym pracodawcą. Zgodnie z 174¹ § 2 Kodeksu pracy okres „przepracowanego urlopu” wlicza się do okresu pracy, który wpływa na uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy, np. na wymiar urlopu wypoczynkowego lub długość okresu wypowiedzenia.

Przepisy nie dopuszczają sytuacji, w której pracownik bierze urlop bezpłatny, podając fałszywy powód, a potem zatrudnia się na umowę o pracę w innej firmie, nie informując żadnego z pracodawców o urlopie.

Przerwanie urlopu bezpłatnego

Jeśli pracodawca udziela urlopu bezpłatnego trwającego dłużej niż 3 miesiące, powinien napisać w odpowiedzi na wniosek, że pracownik może zostać odwołany z urlopu z ważnych przyczyn. Takie rozwiązanie dopuszcza art. 174 § 3 Kodeksu pracy. Przepis nie podaje, jak pracodawca może przerwać urlop bezpłatny pracownika, więc dopuszcza się drogę elektroniczną (np. SMS, e-mail) czy telefoniczną, przy czym i tak warto sporządzić wersję pisemną w celach dowodowych.

Za ważną przyczynę można uznać np.:

• nagłe odejście innego kluczowego pracownika z firmy,
• braki kadrowe z powodu zwolnień lekarskich,
• wyjątkowo skomplikowany problem w projekcie, który wstrzymuje dalsze prace, co zagraża terminom wpisanym w umowie z klientem.

Co kluczowe, odwołanie pracownika z urlopu bezpłatnego nie oznacza, że zostaje całkiem anulowany. Może się zdarzyć, że pracodawca wezwie pracownika na kilka dni, a następnie pozwoli mu kontynuować urlop, który zostanie odpowiednio wydłużony.

Gdyby pracownik – wbrew początkowym ustaleniom – odmówił powrotu do firmy z urlopu bezpłatnego, naruszyłby podstawowe obowiązki pracownicze. To mogłoby poskutkować nawet zwolnieniem dyscyplinarnym. Oczywiście pracodawca musi wziąć pod uwagę, że pracownik może np. przebywać za granicą, co opóźni nagły powrót do pracy, a nawet utrudni lub uniemożliwi szybki kontakt.

Jeżeli pracodawca:

• nie zapisze klauzuli o możliwości odwołania pracownika z urlopu bezpłatnego w odpowiedzi na wniosek,
• udzieli urlopu bezpłatnego trwającego krócej niż 3 miesiące,

nie będzie mógł przerwać tego urlopu, chyba że dojdzie do porozumienia z pracownikiem. W tych przypadkach obie strony uzgadniają termin wcześniejszego powrotu do pracy.

👉 Sprawdź, kiedy można zmienić plan urlopów z inicjatywy pracownika lub pracodawcy.

7 podstawowych zasad urlopu bezpłatnego – podsumowanie

1. Pracownik na urlopie bezpłatnym nie świadczy pracy na rzecz pracodawcy i nie otrzymuje wynagrodzenia. Co prawda stosunek pracy nie ustaje, bo żadna ze stron nie rozwiązuje umowy o pracę, ale zostaje zawieszony.
2. Pracodawca udziela urlopu bezpłatnego z inicjatywy pracownika. Jedynym wyjątkiem jest udzielenie urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy. Z inicjatywą wychodzi pracodawca, a pracownik wyraża zgodę, aczkolwiek nie musi.
3. Na podstawie art. 174 § 2 Kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie zalicza się do okresu pracy, który wpływa na uprawnienia pracownicze, w tym wymiar urlopu wypoczynkowego czy długość okresu wypowiedzenia.
4. Urlop bezpłatny trwający co najmniej 3 miesiące można przerwać z przyczyn ważnych dla pracodawcy. Co istotne, pracodawca musi zawrzeć taką klauzulę w odpowiedzi na wniosek pracownika.
5. Prawo pracy nie limituje czasowo urlopu bezpłatnego. Jego długość zależy od ustaleń między pracodawcą a pracownikiem.
6. Jeśli łączny wymiar urlopu bezpłatnego przekracza 1 miesiąc w ciągu roku kalendarzowego, pracodawca musi obliczyć urlop proporcjonalny dla pracownika. Będzie mu przysługiwać mniej dni urlopu wypoczynkowego, chyba że wykorzystał go wcześniej.
7. Przepisów o niewliczaniu okresu urlopu bezpłatnego do okresu pracy i odwołaniu pracownika z urlopu bezpłatnego nie stosuje się w przypadkach, które są uregulowane inaczej przez przepisy szczególne, np. o pracownikach młodocianych.

Dodatkowe pytania o urlop bezpłatny