Urlop wychowawczy – najważniejsze informacje dla pracodawców

Urlop wychowawczy jest jednym z licznych uprawnień pracujących rodziców i opiekunów dzieci. Mogą go wykorzystać od razu po urlopie macierzyńskim i rodzicielskim. Co do zasady, 36 miesięcy urlopu wychowawczego jest bezpłatne. Niemniej przepisy nie wykluczają podjęcia działalności zarobkowej przez rodzica lub opiekuna dziecka – czy to na podstawie umowy o pracę, czy umowy cywilnoprawnej. Co musi wiedzieć pracodawca o urlopie wychowawczym?

Kto może skorzystać z urlopu wychowawczego?

Art. 186 § 1 Kodeksu pracy stanowi, że urlop wychowawczy w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi zatrudnionemu przez co najmniej 6 miesięcy. Co istotne, nie chodzi o zatrudnienie w jednym zakładzie pracy. Ten okres obejmuje różne okresy zatrudnienia, np.:

• 1 miesiąc na umowie na okres próbny w firmie A,
• 3 miesiące na umowie na okres próbny w firmie B,
• 4 miesiące zatrudnienia na umowie na czas określony w firmie C.

Wniosek o urlop wychowawczy należy złożyć na minimum 21 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem urlopu, więc pracownik musi być zatrudniony u danego pracodawcy przez co najmniej 3 tygodnie. W tym przypadku zakładamy, że dotychczasowe okresy zatrudnienia wyniosły co najmniej 6 miesięcy.

Co ważne, prawo do urlopu wychowawczego nie jest równoznaczne z prawem do dodatku do zasiłku rodzinnego.

Zgodnie z art. 10 ust. 5 pkt 2 ustawy o świadczeniach rodzinnych dodatek z tytułu opieki nad dzieckiem w czasie urlopu wychowawczego nie przysługuje pracownikowi, który bezpośrednio (!) przed urlopem wychowawczym nie pozostawał w stosunku pracy przez minimum 6 miesięcy. To oznacza, że osoba, która zmienia pracodawcę i której przysługuje zasiłek rodzinny w okresie urlopu wychowawczego, powinna odczekać pół roku, zanim złoży wniosek o urlop wychowawczy. Tylko wtedy uzyska dodatek.

Zdalna obsługa kadrowo-płacowa ułatwi Ci zarządzanie pracownikami, w tym na urlopach związanych z rodzicielstwem

Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk obejmuje nie tylko rozliczanie pracowników, ale także dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej. Dzięki niej udoskonalisz m.in. obieg dokumentów w organizacji, w tym wniosków urlopowych.

Sprawdź

Ile trwa urlop wychowawczy?

Zgodnie z art. 186 § 2 k.p. wymiar urlopu wychowawczego wynosi 36 miesięcy. Ten okres można podzielić na maksymalnie 5 części. Pracownik może wykorzystać urlop do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 lat, nawet jeśli urodziny wypadają na początku stycznia. Co kluczowe, rodzice dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności, które wymagają osobistej opieki pracowników, mają prawo do „podwójnego” urlopu wychowawczego. Według art. 186 § 3 k.p. przysługuje im kolejne 36 miesięcy. Można je wykorzystać do dnia, w którym dziecko osiągnie pełnoletność.

Art. 186 § 3¹ k.p. doprecyzowuje, że urlop wychowawczy przysługuje łącznie obojgu rodzicom lub opiekunom dziecka. To oznacza, że matka i ojciec dziecka mogą wykorzystywać ten urlop w tym samym czasie, ale obu osobom przysługuje po 18 miesięcy urlopu, razem – 36 miesięcy. Część urlopu wychowawczego jest nieprzenoszalna (podobnie jak w przypadku urlopu rodzicielskiego). Każdy z rodziców lub opiekunów dziecka ma wyłączne prawo do 1 miesiąca urlopu.

Oczywiście istnieją wyjątki od reguły. Zgodnie z art. 186 § 9 k.p. rodzic dziecka może wykorzystać 36 miesięcy zamiast 35 miesięcy urlopu wychowawczego, kiedy drugi rodzic:

1. nie żyje,
2. nie ma władzy rodzicielskiej,
3. został pozbawiony władzy rodzicielskiej,
4. ma ograniczoną lub zawieszoną władzę rodzicielską.

Ponadto 36 miesięcy urlopu wychowawczego przysługuje opiekunowi dziecka, który zajmuje się nim samodzielnie.

Kiedy trzeba złożyć wniosek o urlop wychowawczy?

Art. 186 § 7 k.p. obliguje pracodawcę do udzielenia urlopu wychowawczego na elektroniczny lub papierowy wniosek pracownika – złożony na co najmniej 21 dni przed początkiem urlopu. Jeżeli pracownik się rozmyśli, może wycofać wniosek na minimum 7 dni przed rozpoczęciem urlopu wychowawczego. Co ważne, pracownik, który złoży wniosek z mniejszym wyprzedzeniem niż ustawowe, zachowuje prawo do urlopu wychowawczego. Jedyna różnica tkwi w tym, że pracodawca udziela go najpóźniej po upływie 21 dnia od złożenia opóźnionego wniosku. W obu przypadkach trzeba zachować 3-tygodniowy odstęp.

Pracownik ma dwoje dzieci. Ile razy może wziąć L4 na dziecko?

Liczba dzieci nie ma znaczenia, tylko ich wiek. Zwolnienie lekarskie na dziecko do 14. roku życia obejmuje 60 dni w roku kalendarzowym (łącznie dla obojga rodziców!) i 14 dni w przypadku starszego dziecka. Co istotne, te limity się nie kumulują!

Sprawdź zasady L4 na chore dziecko

Co musi zawierać wniosek pracownika o urlop wychowawczy?

Art. 186^8a k.p. odsyła do rozporządzenia w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.

§ 18 ust. 1 ww. rozporządzenia stanowi, że wniosek o urlop wychowawczy musi zawierać:

• imię i nazwisko pracownika,
• imię i nazwisko dziecka,
• okres urlopu wychowawczego, o który wnioskuje pracownik,
• okres urlopu wychowawczego, który został już wykorzystany przez pracownika,
• liczbę części urlopu wychowawczego, z których skorzystano na dane dziecko.

§ 18 ust. 2 ww. rozporządzenia wymienia załączniki, które należy dołączyć do wniosku o urlop wychowawczy. Ich zakres zależy od indywidualnej sytuacji pracownika. Co do zasady, załączniki obejmują:

• oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez drugiego rodzica lub opiekuna,
• oświadczenie o okresie (pokrywającym się z okresem podanym we wniosku) wykorzystywania urlopu wychowawczego przez drugiego rodzica lub opiekuna,
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ograniczeniu lub pozbawieniu władzy rodzicielskiej drugiego rodzica bądź o ograniczeniu albo zwolnieniu z opieki drugiego opiekuna,
• oświadczenie pracownika, w którym zadeklaruje, że nie może uzyskać informacji o drugiego rodzica lub opiekuna o tym, czy zamierza korzystać z urlopu wychowawczego, czy nie,
• kopię prawomocnego orzeczenia o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecka,
• odpis skrócony aktu zgonu drugiego rodzica,
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ubezwłasnowolnieniu drugiego rodzica lub dokument, który potwierdza, że drugi rodzic jest niepełnoletni (kiedy rodzice nie są małżeństwem),
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o ustaleniu ojcostwa, w którym sąd nie przyznał ojcu władzy rodzicielskiej,
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o pozbawieniu, ograniczeniu lub zawieszeniu władzy rodzicielskiej drugiego rodzica,
• kopię prawomocnego orzeczenia sądu o przyznaniu opieki nad dzieckiem jednemu opiekunowi lub zwolnieniu drugiego opiekuna z opieki.

Czy urlop wychowawczy jest płatny?

Nie, urlop wychowawczy jest bezpłatny. Pracodawca nie wypłaca ani wynagrodzenia za pracę, ani żadnego zasiłku, chyba że pracownik na urlopie wychowawczym kontynuuje zatrudnienie na część etatu.

Co istotne, osoby z niskimi dochodami mogą otrzymywać zasiłek rodzinny i dodatek do zasiłku rodzinnego, o ile spełnią warunki opisane w ustawie o świadczeniach rodzinnych. Zasiłek rodzinny na dziecko, które nie ukończyło 5 lat, wynosi 95 zł miesięcznie od 1 listopada 2023 roku do 31 października 2024 roku. Kryterium dochodowe wynosi 674 zł miesięcznie w przeliczeniu na jedną osobę w rodzinie. W przypadku dziecka z niepełnosprawnością – 764 zł miesięcznie w przeliczeniu na jedną osobę w rodzinie.

Czy na urlopie wychowawczym można pracować?

Tak, o ile praca na etacie u dotychczasowego lub innego pracodawcy albo inna działalność zarobkowa (np. własna działalność gospodarcza czy wykonywanie zleceń) nie koliduje z głównym celem urlopu wychowawczego, czyli sprawowaniem osobistej opieki nad dzieckiem.

Pracownik, który chce pracować u dotychczasowego pracodawcy, musi złożyć wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy – do maksymalnie 1/2 etatu. Najczęściej pracownicy decydują się na obniżenie etatu do 7/8. Jeżeli pracownik zamierza się zatrudnić w innej firmie, nie może się zgodzić na pełny etat. Praca w pełnym wymiarze czasu podczas urlopu wychowawczego mogłaby zostać zaklasyfikowana jako uniemożliwiająca osobistą opiekę nad dzieckiem. Wniosek o obniżenie etatu składa się na co najmniej 21 dni przed powrotem do pracy. Jest wiążący dla pracodawcy. Co ważne, taki pracownik jest objęty ochroną przed wypowiedzeniem umowy o pracę przez 12 miesięcy.

Wyżej opisane ograniczenie nie obowiązuje w przypadku umów cywilnoprawnych. Warto by przyjąć, że praca na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło może zajmować od 4 do 7 godzin dziennie. W tym rozwiązaniu przyjmujemy ½ etatu za dolny limit i 7/8 etatu za górny limit.

Nawet jeśli dziecko pracownika jest zdrowe, pracownik może skorzystać z maksymalnie 2-dniowej opieki

Opieka nad zdrowym dzieckiem obejmuje maksymalnie 2 dni lub 16 godzin. Pracownik nie musi uzasadniać wniosku. Otrzymuje za ten okres normalne wynagrodzenie.

Poznaj zasady opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 k.p.

Czy urlop wychowawczy wlicza się do stażu pracy?

Tak, zgodnie z art. 186⁵ k.p. Kiedy urlop wychowawczy dobiegnie końca, ten czas wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Co więcej, urlop wychowawczy uwzględnia się w świadectwie pracy, w którym wpisuje się podstawę prawną udzielenia urlopu, wymiar, okres i liczbę części.

Kto płaci składki ZUS za pracownika na urlopie wychowawczym?

Składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i zdrowotne za pracownika, który przebywa na urlopie wychowawczym, są opłacane z budżetu państwa. O ile ZUS pokrywa składki finansowane za pracodawcę i pracownika, o tyle ich obliczeniem zajmuje się płatnik składek, czyli pracodawca. Przepisy ograniczają maksymalną wysokość podstawy składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe i podstawy na ubezpieczenie zdrowotne.

Co do zasady, podstawę wymiaru składki emerytalnej i rentowej oblicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika z 12 miesięcy przed urlopem wychowawczym. Niemniej maksymalna podstawa nie może przekraczać 60% prognozowanego wynagrodzenia miesięcznego (60% z 6935 zł = 4161 zł), a minimalna wynosi 75% wynagrodzenia minimalnego (75% z 3600 zł = 2700 zł). To kwoty obowiązujące do końca 2023 roku.

	Maksymalna podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej dla pracownika na urlopie wychowawczym	Minimalna podstawa wymiaru składki emerytalnej i rentowej dla pracownika na urlopie wychowawczym
Wynagrodzenie minimalne od 1 stycznia do 30 czerwca 2024 roku	–	4242 zł × 75% = 3181,50 zł
Wynagrodzenie minimalne od 1 lipca do 31 grudnia 2024 roku	–	4300 zł × 75% = 3225 zł
Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w 2024 roku	7783,07 zł × 60% = 4669,84 zł	–

Podstawą wymiaru składki zdrowotnej pracownika na urlopie wychowawczym jest kwota specjalnego zasiłku opiekuńczego, który wynosi 620 zł w 2023 roku.