Opieka nad dzieckiem – ile dni i kiedy przysługuje pracownikowi? Jakie są skutki dla pracodawcy?

Pracownicy opiekujący się dziećmi, które nie skończyły 14 lat, mają prawo do płatnego zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem. Chociaż pracownik nie wykonuje pracy przez maksymalnie 2 dni lub 16 godzin, otrzymuje wynagrodzenie od pracodawcy. Co ważne, uzasadnieniem tej opieki nie musi być wcale choroba dziecka – w tej sytuacji pracujący rodzic otrzymałby L4 i zasiłek opiekuńczy z ZUS. Co przedsiębiorca musi wiedzieć o opiece nad dzieckiem? Czym różni się to zwolnienie od pracy od nowego urlopu opiekuńczego?

1. Kiedy pracownik może wykorzystać zwolnienie od pracy na opiekę nad dzieckiem?
2. Zmiany w zasadach opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy w 2023 roku
3. Kto może skorzystać z opieki nad dzieckiem, jeśli matka i ojciec dziecka są zatrudnieni na umowę o pracę?
4. Niepełny etat a wymiar opieki nad dzieckiem
5. Zmiana wymiaru czasu pracy w ciągu roku a wymiar opieki nad dzieckiem
6. Kiedy pracownik powinien zgłosić, że chce skorzystać z opieki nad dzieckiem?
7. Czy pracodawca może odmówić opieki nad dzieckiem?
8. Czym się różni opieka nad dzieckiem od nowego urlopu opiekuńczego?
9. Dodatkowe pytania o opiekę nad dzieckiem pracownika
   1. Ile dni opieki nad dzieckiem należy się pracownikowi zatrudnionemu na 1/2 etatu w dwóch firmach?
   2. Ile dni opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi zatrudnionemu pod koniec roku?
   3. Czy pracodawca musi złożyć oświadczenie o (nie)korzystaniu z opieki nad dzieckiem na początku zatrudnienia?

Komu przysługuje opieka nad dzieckiem?

Według art. 188 § 1 Kodeksu pracy pracownikowi wychowującemu co najmniej 1 dziecko w wieku do 14 lat należy się zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin lub 2 dni w ciągu roku kalendarzowego. Ostatnim dniem, w którym można wykorzystać opiekę, jest dzień poprzedzający 14. urodziny dziecka. Za ten okres pracodawca wypłaca wynagrodzenie.

Zgodnie z art. 188 § 2 k.p. pracownik określa w pierwszym wniosku, w którym wymiarze – dziennym lub godzinowym – chce korzystać z opieki. Wniosek może mieć formę elektroniczną lub papierową. Chociaż ten wybór nie podlega zmianie w ciągu roku, pracownik może wykorzystać jednorazowo np. 8 godzin opieki, czyli 1 dzień roboczy w przypadku standardowego zatrudnienia na pełny etat.

👉 Usługi kadrowo-płacowe dla Twojej firmy w TribePerk zapewnią Ci m.in.:

✅ zautomatyzowane naliczanie wynagrodzeń – bez zbierania danych z różnych źródeł i ich przesyłania e-mailami,

✅ elektroniczny obieg dokumentów, w tym wniosków pracowników o opiekę nad dzieckiem,

✅ ekspercki nadzór nad uprawnieniami Twoich pracowników związanych z rodzicielstwem,

✅ dostęp do platformy kadrowo-płacowej online.

Co ważne, to zwolnienie polega na zajęciu się zdrowym dzieckiem, które np. zostałoby bez opieki z powodu hospitalizowania babci dotychczas zajmującej się wnuczkiem czy zamknięcia przedszkola ze względu na awarię ogrzewania zimą. Takie uzasadnienie można, aczkolwiek nie trzeba, zawrzeć we wniosku. W przypadku choroby dziecka pracownik powinien otrzymać zwolnienie lekarskie i zasiłek opiekuńczy z ZUS.

„Pracownik wychowujący dziecko” oznacza nie tylko rodzica mieszkającego z dzieckiem pod jednym dachem, ale także rodzica po rozwodzie, który co prawda nie mieszka z dzieckiem, ale uczestniczy w jego wychowaniu. Opieka nie przysługuje pracownikom pozbawionym władzy rodzicielskim i tym, którzy nie utrzymują żadnych kontaktów z dzieckiem. Ze zwolnienia mogą skorzystać także np. opiekunowie adoptowanych dzieci.

👉 Pracownik wziął opiekę na dziecko, aby pójść z nim do lekarza, który wystawił L4. Dowiedz się, czy zwolnienie lekarskie na dziecko przerywa opiekę z tytułu art. 188 Kodeksu pracy.

Co się zmieniło w opiece nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy w 2023 roku?

Nowelizacja Kodeksu pracy obowiązująca od 26 kwietnia 2023 roku:

1. zmieniła art. 188 § 2 k.p. – ustawodawca doprecyzował, że pracownik może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek,
2. dodała art. 188 § 4 k.p. – według niego art. 188 § 1 i 3 k.p. w zakresie opieki w wymiarze godzinowym stosuje się do pracownika, którego dobowa norma czasu pracy jest niższa niż 8 godzin i wynika z odrębnych przepisów, np. dla osób niepełnosprawnych.

Wdrożenie dyrektyw unijnych poskutkowało też stworzeniem art. 188¹ Kodeksu pracy – o elastycznej organizacji pracy dla pracowników wychowujących dziecko do ukończenia 8. roku życia.

Czy zarówno matka, jak i ojciec dziecka mają prawo do opieki nad dzieckiem na podstawie art. 188 Kodeksu pracy?

Tak, ale art. 189¹ Kodeksu pracy uniemożliwia kumulowanie uprawnień związanych z rodzicielstwem. To oznacza, że jeśli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni, tylko np. matka dziecka lub ojciec dziecka mogą skorzystać z opieki.

Niemniej istnieje pewne rozwiązanie, które nie jest wykluczone przez przepisy.

Otóż rodzice na pełnym etacie, którym przysługują łącznie 2 dni lub 16 godzin opieki, mogą podzielić ten wymiar między siebie. W takim przypadku wniosek o opiekę nad dzieckiem powinien zawierać oświadczenie pracownika o liczbie godzin zwolnienia, które wykorzysta drugi rodzic, zwłaszcza jeśli pracuje w innej firmie. Co ważne, dni lub godziny opieki matki i ojca nad dzieckiem nie powinny wypadać w tym samym terminie.

Ile opieki nad dzieckiem należy się pracownikowi zatrudnionemu w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na pół etatu?

Pracownikowi na 1/2 etatu należy się 2 dni lub 8 godzin opieki nad dzieckiem. Zgodnie z art. 188 § 3 tylko wymiar godzinowy oblicza się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny. Przepisy nie przewidują udzielenia np. 30 minut czy 45 minut opieki na dziecko. To, czy osoba wychowująca dziecko chce wykorzystywać opiekę w wymiarze dziennym, czy godzinowym, określa w pierwszym wniosku w danym roku kalendarzowym.

Opieka nad dzieckiem w wymiarze dziennym*	Opieka nad dzieckiem w wymiarze godzinowym	Wymiar czasu pracy
2 dni	8 godzin	1/2 etatu
2 dni	6 godzin**	1/3 etatu
2 dni	4 godziny	1/4 etatu
2 dni	11 godzin**	2/3 etatu
2 dni	12 godzin	3/4 etatu
2 dni	16 godzin	Pełny etat

*1 dzień opieki nad dzieckiem odpowiada liczbie godzin do przepracowania w danym dniu według rozkładu czasu pracy, który obowiązuje pracownika.

**Opieka nad dzieckiem w wymiarze godzinowym po zaokrągleniu wyniku do pełnej godziny w górę zgodnie z art. 188 § 3 Kodeksu pracy.

Jeśli rodzic zatrudniony na 1/2 etatu zdecyduje, że chce wykorzystać opiekę nad dzieckiem w wymiarze dziennym, rozkład czasu pracy nie będzie miał znaczenia. Pracownik wykorzysta 1 dzień opieki niezależnie od tego, czy danego dnia roboczego miałby pracować 4 godziny, czy 6 godzin. Jeżeli rodzic woli wymiar godzinowy, może wykorzystywać nawet po 1 godzinie opieki nad dzieckiem w wybranych dniach, co pokazuje poniższa tabela.

	Opieka nad dzieckiem – wymiar godzinowy	Opieka nad dzieckiem – wymiar dzienny	Liczba godzin pracy w danym dniu wynikająca z rozkładu czasu pracy pracownika na ½ etatu
28 kwietnia 2023	1 godzina	1 dzień*	4 godziny
7 sierpnia 2023	2 godziny	1 dzień*	8 godzin
20 września 2023	4 godziny	Brak (pracownik wykorzystał już cały limit)	4 godziny
9 listopada 2023	2 godziny	Brak (pracownik wykorzystał już cały limit)	6 godzin

*1 dzień opieki nad dzieckiem dla pracownika na pół etatu równa się liczbie godzin do przepracowania w danym dniu. Jak widać, raz mogą być to 4 godziny, a innym razem – 8 godzin.

Ile godzin opieki nad dzieckiem przysługuje pracownikowi, który zmienia wymiar czasu pracy w ciągu roku kalendarzowego?

Przepisy nie podają wprost, jak należy postąpić w takim przypadku.

Niemniej ze względu na art. 188 § 3 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do przeliczania wymiaru godzinowego opieki nad dzieckiem tak, aby był proporcjonalny do wymiaru czasu pracy, przyjmuje się, że trzeba zmniejszyć lub zwiększyć wymiar zwolnienia po zmianie wymiaru czasu pracy.

Załóżmy, że pracownik pracował od 1 stycznia do 30 czerwca na 1/2 etatu. Od 1 lipca do 31 grudnia – na 3/4 etatu.

1. Półetatowcowi należy się 8 godzin opieki nad dzieckiem w ciągu roku kalendarzowego. Osobie zatrudnionej na 3/4 etatu – 12 godzin.
2. Pracownik wykorzystał 6 godzin z 8 godzin opieki od 1 stycznia do 30 czerwca.
3. Od 1 lipca przysługuje mu 12 godzin opieki. Pracodawca powinien je pomniejszyć o 6 wykorzystanych godzin.
4. To oznacza, że pracownik może wykorzystać 6 godzin zwolnienia na dziecko po zwiększeniu wymiaru czasu pracy do końca roku kalendarzowego.

Gdyby pracownik zredukował etat z 3/4 do 1/2, wymiar opieki nad dzieckiem zmniejszyłby się z 12 godzin do 8 godzin. Jeśli rodzic wykorzystałby 8 godzin zwolnienia, pracując na 3/4 etatu, po zmianie na 1/2 etatu nie przysługiwałaby mu już opieka.

Kiedy pracownik powinien zgłosić, że chce wykorzystać opiekę nad dzieckiem?

Przepisy nie podają, kiedy pracownik musi złożyć wniosek o opiekę. Przyjmuje się, że powinien to zrobić najpóźniej w dniu zwolnienia od pracy, zwłaszcza jeśli bezpośrednio przed tym dniem był nieobecny ze względu na urlop wypoczynkowy czy zwolnienie lekarskie. Co istotne, trzeba poczekać na decyzję pracodawcy, a nie tylko zakomunikować, że w danym dniu wykorzystuje się opiekę. Kodeks pracy nie przewiduje takiej „samodecyzyjności”.

👉 Dowiedz się, dlaczego pracownik nie może udzielić sobie urlopu na żądanie, nie czekając na zgodę pracodawcy.

Czy pracodawca może odmówić opieki na dziecko?

W teorii – tak. Przepis nie stanowi, że pracodawca musi uwzględnić wniosek pracownika czy udzielić zwolnienia od pracy w celu opieki nad dzieckiem. Dla porównania – art. 148¹ § 3 Kodeksu pracy, który dotyczy zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej, podaje, że „Pracodawca jest obowiązany udzielić zwolnienia od pracy, o którym mowa w § 1, na wniosek zgłoszony przez pracownika najpóźniej w dniu korzystania z tego zwolnienia”.

W praktyce – pracodawca nie powinien odrzucać wniosku pracownika o opiekę nad dzieckiem, jeśli nie ma ku temu solidnej przesłanki. Powodem przemawiającym za odmową udzielenia opieki może być np. brak możliwości zorganizowania zastępstwa za pracownika i konieczność zamknięcia sklepu, co spowodowałoby stratę finansową dla pracodawcy.

Czym różni się opieka nad dzieckiem od nowego urlopu opiekuńczego?

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, wprowadziła 5-dniowy urlop opiekuńczy. Mogą z niego skorzystać nie tylko pracownicy wychowujący dzieci, ale także ci, którzy z poważnych względów medycznych muszą się zaopiekować członkiem rodziny, np. małżonką, lub osobą, z którą mieszkają, np. partnerką. Nowe uprawnienie różni się od dotychczasowej opieki nad dzieckiem, która była nazywana potocznie urlopem opiekuńczym, m.in. wymiarem, uzasadnieniem wniosku i terminem jego złożenia.

	Opieka nad dzieckiem	Urlop opiekuńczy
Podstawa prawna	Art. 188 Kodeksu pracy	Art. 1731 Kodeksu pracy
Wymiar	16 godzin lub 2 dni w ciągu roku kalendarzowego (pracownik określa w pierwszym wniosku, czy będzie korzystał z opieki w wymiarze godzinowym, czy dziennym)	5 dni w ciągu roku kalendarzowego
Czy wymiar przelicza się proporcjonalnie do niepełnego wymiaru czasu pracy?	Tak, ale udzielane tylko w wymiarze godzinowym. Niepełną godzinę zaokrągla się w górę do pełnej godziny	Nie, urlopu udziela się w dni pracy według rozkładu czasu pracy, który obowiązuje pracownika
Czy wymiar przysługuje na 1 dziecko w przypadku opieki lub 1 członka rodziny w przypadku urlopu?	Nie, każdy pracownik ma prawo do 16 godzin lub 2 dni opieki. Liczba dzieci nie ma znaczenia	Nie, każdy pracownik ma prawo do 5 dni urlopu opiekuńczego. Liczba osób wymagających opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych nie ma znaczenia
Matka i ojciec dziecka pracują na etacie. Czy tylko jedno z nich może korzystać z uprawnienia?	Tak, zgodnie z art. 1891 Kodeksu pracy nie można kumulować wymiaru opieki na dziecko, jeśli oboje rodzice lub opiekunowie pracują. We wniosku pracownik powinien oświadczyć, że drugi rodzic nie będzie korzystać z opieki nad dzieckiem, lub podać liczbę godzin opieki, które wykorzysta matka lub ojciec (przepisy nie zabraniają takiego podziału)	Nie, obie osoby mają prawo do 5 dni urlopu. Kodeks pracy nie przewiduje ograniczeń w tym zakresie
Czy niewykorzystane dni wolne przechodzą na kolejny rok?	Nie	Nie
Czy za niewykorzystane zwolnienie od pracy przysługuje ekwiwalent pieniężny?	Nie	Nie
Czy wykorzystane uprawnienie zapisuje się na świadectwie pracy?	Tak, w ust. 6 pkt 9 świadectwa pracy	Tak, w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy
Czy okres zatrudnienia wpływa na prawo do opieki lub urlopu?	Nie, okres zatrudnienia w danej firmie i całkowity staż pracy nie mają znaczenia	Nie, okres zatrudnienia w danej firmie i całkowity staż pracy nie mają znaczenia
Kim opiekuje się pracownik podczas zwolnienia od pracy?	Dziecko w wieku do 14 lat	Członek rodziny (córka, syn, matka, ojciec, małżonka, małżonek) lub osoba zamieszkująca to samo gospodarstwo domowe
Czy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia?	Tak	Nie, urlop opiekuńczy jest bezpłatny
Przyczyna wykorzystania zwolnienia	Przepisy nie precyzują, kiedy pracownik może skorzystać z opieki nad dzieckiem. Powodem nie musi być choroba	Członek rodziny lub osoba mieszkająca pod tym samym adresem wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Ustawa nie precyzuje, czym są poważne względy medyczne
Forma wniosku	Elektroniczna lub papierowa	Elektroniczna lub papierowa
Kiedy należy złożyć wniosek?	Brak terminu w przepisach	Co najmniej 1 dzień przed pierwszym dniem urlopu opiekuńczego
Zawartość wniosku	Niesprecyzowana w przepisach	Imię i nazwisko osoby wymagającej opieki lub wsparcia Uzasadnienie urlopu Stopień pokrewieństwa z pracownikiem (w przypadku członka rodziny) lub adres zamieszkania osoby niebędącej członkiem rodziny
Czy ten okres zalicza się do okresu zatrudnienia wpływającego na uprawnienia pracownicze?	Tak	Tak

Dodatkowe pytania o opiekę nad dzieckiem