Jak obliczyć urlop proporcjonalny w zależności od okresu zatrudnienia i wymiaru czasu pracy?

Jeżeli zwolnisz lub zatrudnisz pracownika w trakcie roku, musisz obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego, który przysługuje mu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Sytuacji, w których określa się urlop proporcjonalny, jest więcej. Sprawdź zasady obliczeń w różnych scenariuszach – także dla osób zatrudnionych na niepełny etat lub po raz pierwszy w życiu.

1. Kiedy oblicza się urlop proporcjonalny?
2. Podstawowe zasady naliczania urlopu proporcjonalnego
3. Jak określić wymiar urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy?
   1. Jak liczyć upływ miesiąca, określając urlop proporcjonalny?
   2. Czy niepełny dzień urlopu uzyskany po miesiącu w pierwszej pracy zaokrągla się w górę?
   3. Jak obliczyć urlop proporcjonalny dla osoby zatrudnionej na niepełny etat w pierwszej pracy w życiu?
4. Jak wyznaczyć urlop proporcjonalny po zmianie zatrudnienia?
   1. Urlop proporcjonalny u dotychczasowego pracodawcy
   2. Urlop proporcjonalny u kolejnego pracodawcy
5. Jak długa nieobecność w pracy wypływa na wymiar urlopu wypoczynkowego?
6. Czy urlop wypoczynkowy uzupełniający liczy się proporcjonalnie?
7. Urlop proporcjonalny na niepełnym etacie [tabela]

Kiedy oblicza się proporcjonalnie wymiar urlopu wypoczynkowego?

Urlop proporcjonalny obejmuje osoby, które nie przepracują pełnego roku kalendarzowego u jednego pracodawcy. Przyczyną takiej sytuacji może być m.in. zmiana pracodawcy lub nieobecność trwająca co najmniej 1 miesiąc, np. z powodu urlopu bezpłatnego czy wychowawczego.

Podstawowe zasady naliczania urlopu proporcjonalnego

• Kalendarzowy miesiąc pracy odpowiada 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługuje pracownikowi na podstawie art. 154 § 1 i 2 k.p. To oznacza, że 1 kalendarzowy miesiąc pracy to 1/12 z 20 dni (1,66) lub 26 dni (2,16) urlopu wypoczynkowego dla pracownika na pełnym etacie. Niektórzy zaokrąglają wyniki do 1,67 dnia urlopu i 2,17 dnia urlopu.
• Niepełny kalendarzowy miesiąc pracy zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca. Jeżeli pracownik przepracuje tylko 1 dzień w miesiącu, zyska prawo do urlopu za cały miesiąc.
• Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Uwaga – nie musisz tak postąpić w przypadku urlopu liczonego proporcjonalnie dla osoby, która podjęła pierwszą pracę w życiu.
• Zaokrąglając niepełne dni urlopu, pamiętaj, że wymiar urlopu wypoczynkowego należny pracownikowi pełnoetatowemu w danym roku kalendarzowym nie może przekroczyć 20 lub 26 dni (w zależności od stażu pracy).
• Jeśli pracownik rozwiązuje umowę o pracę z dotychczasowym pracodawcą i zawiera nową umowę o pracę z kolejnym pracodawcą w tym samym miesiącu kalendarzowym, to tylko wcześniejszy pracodawca zaokrągla ten niepełny miesiąc pracy w górę.

Obsługa kadrowo-płacowa w TribePerk obejmuje m.in. określanie wymiaru urlopu pracowniczego. W ramach usługi Twoi pracownicy mają dostęp do zautomatyzowanej platformy online, na której mogą sprawdzać liczbę dni wolnych i składać wnioski urlopowe. Dane o nieobecnościach są automatycznie przekazywane do modułu płacowego, co przyspiesza naliczanie wynagrodzeń.

Jak policzyć urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy?

Art. 153 § 1 k.p. omawia zasady przyznawania urlopu wypoczynkowego osobie, która zawarła pierwszą umowę o pracę w życiu. Taki pracownik zyskuje prawo do 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego, który przysługuje mu po przepracowaniu roku, z upływem każdego miesiąca pracy. Nie ma znaczenia, czy dany miesiąc kalendarzowy ma 28, 29, 30 czy 31 dni. Jeśli pracownikowi należy się 20 dni urlopu za cały rok zatrudnienia, po każdym miesiącu pracy zyska prawo do 1,66 dnia urlopu.

Co ważne, liczy się samo pozostawanie w stosunku pracy. Okresu zatrudnienia, na podstawie którego nalicza się urlop, nie pomniejsza się o np. dni zwolnienia lekarskiego. Nie bierze się pod uwagę tylko okresów niewykonywania pracy z powodów określonych w art. 155² § 1 k.p.

Przykład

Malwina zaczęła pierwszą pracę w życiu 1 stycznia. Będzie nabywać prawo do 1,66 dnia urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, bez względu na to, że styczeń ma 31 dni, luty – 28 dni, a kwiecień – 30 dni. Mimo że urlop Malwiny jest naliczany z dołu, powinien zostać uwzględniony w planie urlopów wypoczynkowych.

Jak liczyć upływ miesiąca, wyznaczając urlop proporcjonalny?

Upływ miesiąca liczy się zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 roku (sygn. akt I PKN 47/96). W wyroku możemy przeczytać: „Sposób liczenia terminów określonych w art. 112 Kodeksu cywilnego nie ma zastosowania do okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych (…)”. W uzasadnieniu SN doprecyzował, że „(…) pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym pracownik podjął zatrudnienie”. To oznacza, że Malwina zyska prawo do 1,66 dnia urlopu nie 1 lutego, tylko 31 stycznia.

Przykład

Gdyby Malwina rozpoczęła pierwszą pracę np. 6 grudnia, nie zyskałaby prawa do 1,66 dnia urlopu przed 1 stycznia. Od Nowego Roku nabyłaby prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego z góry. Jeśli Malwina zatrudniłaby się 1 grudnia, nabyłaby prawo do 1,66 dnia urlopu 31 grudnia. To oznacza, że miałaby zaległy urlop wypoczynkowy w kolejnym roku kalendarzowym, chyba że pracodawca udzieliłby jej 1,66 dnia wolnego z góry, np. w okresie świątecznym.

Czy 1,66 dnia urlopu za przepracowany miesiąc w pierwszej pracy należy zaokrąglić w górę do pełnego dnia?

Pracodawca ma dwie opcje do wyboru w przypadku pracownika pełnoetatowego. Co prawda Kodeks pracy nie przewiduje zaokrąglania niepełnego dnia urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy, ale możesz tak zrobić, ponieważ to rozwiązanie korzystniejsze dla pracownika. Tak naprawdę – wygodniejsze też dla pracodawcy. Dzięki zaokrągleniu wymiaru urlopu nie musi przeliczać np. 1,66 dnia na godziny, a nawet – minuty. Tę możliwość potwierdził Główny Inspektorat Pracy (pismo z 5.07.2010, GPP-110-4560-41-1/10/PE/RP).

1,66 dnia urlopu × 8 godzin dziennie na pełnym etacie = 13,28 godziny

0,28 × 60 minut = 16,8 minuty ≈ 17 minut

1,66 dnia urlopu = 13 godzin i 17 minut

Zdarza się, że pracodawcy przyjmują, że 1,66 dnia urlopu odpowiada 13 godzinom i 20 minutom. 

Przykład

Eliza rozpoczęła pierwszą pracę w życiu 3 marca. To oznacza, że już 2 kwietnia zyska prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego. Jeśli pracodawca postanowi, że zaokrągli wymiar urlopu Elizy należny po każdym miesiącu pracy, pracowniczka będzie mogła wykorzystać 2 dni urlopu w kwietniu. To daje 16 godzin urlopu w przypadku pełnego etatu zamiast 13 godzin i 17 minut. Co ważne, Eliza nie mogłaby złożyć wniosku o urlop na żądanie przed 2 kwietnia. „Enżetki” są specyficzną częścią urlopu wypoczynkowego, więc maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie przysługuje dopiero po 2 miesiącach pracy, o ile pracodawca zaokrągli niepełne dni w górę.

Jak wyznaczyć wymiar urlopu dla osoby zatrudnionej na niepełny etat w pierwszej pracy w życiu?

Obowiązek zaokrąglenia wymiaru urlopu dla pracownika na niepełnym etacie wynika z art. 154 § 2 k.p. Co ważne, musisz zaokrąglić wynik do pełnego dnia w górę, kiedy obliczasz wymiar urlopu wypoczynkowego przysługujący w danym wymiarze czasu pracy, np. na 1/2 etatu czy 1/3 etatu. Nie trzeba zaokrąglać wyniku, obliczając wymiar urlopu, który należy się pracownikowi niepełnoetatowemu po upływie każdego miesiąca w pierwszej pracy w życiu.

Przykład

Edyta podpisała pierwszą w życiu umowę o pracę. Zatrudniła się na 1/2 etatu na 6 miesięcy. Gdyby Edyta pracowała na pełny etat, przysługiwałoby jej 20 dni urlopu wypoczynkowego na cały rok kalendarzowy. Z racji 1/2 etatu wymiar urlopu redukuje się do 10 dni. W przypadku 1/3 etatu wymiar urlopu wynoszący 6,66 dni należałoby zaokrąglić do 7 dni. 10 dni dzielimy na 12 miesięcy, co daje 0,83 dnia urlopu po przepracowanym miesiącu. To oznacza, że za 6 przepracowanych miesięcy Edycie należy się 4,98 dni urlopu wypoczynkowego.

4,98 dni urlopu × 8 godzin = 39,84 godziny

0,84 × 60 minut = 50,4 minuty ≈ 50 minut

4,98 dni urlopu = 39 godzin i 50 minut

Gdyby Edyta chciała wziąć 2 dni urlopu, zużyłaby 8 godzin z dostępnej puli.

Jak obliczyć urlop proporcjonalny po zmianie pracy?

Obliczając urlop proporcjonalny w związku ze zmianą zatrudnienia, określa się dni wolne przysługujące u dotychczasowego i kolejnego pracodawcy.

Wymiar urlopu proporcjonalnego u dotychczasowego pracodawcy

Zgodnie z art. 155¹ § 1 pkt 1 k.p. wymiar urlopu wypoczynkowego u poprzedniego pracodawcy powinien odpowiadać przepracowanemu okresowi w roku, w którym ustaje stosunek pracy.

Przykład

Emil zaplanował, że odejdzie z pracy 31 lipca 2023 roku. Pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny za 7 miesięcy.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia urlopu × 7 miesięcy = 15,12 dnia urlopu ≈ 16 dni urlopu

Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze jeszcze przed rozwiązaniem umowy. Wtedy nie należą mu już żadne dni wypoczynku u dotychczasowego pracodawcy. Wymiar urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy zostanie odpowiednio zmniejszony.

Przykład

Gdyby Emil przed 31 lipca 2023 roku, czyli ostatnim dniem zatrudnienia, wykorzystał:

• 4 dni urlopu od 2 do 5 stycznia,
• 3 dni urlopu 2, 4 i 5 maja,
• 12 dni urlopu od 1 do 12 czerwca,

przekroczyłby wymiar urlopu proporcjonalnego (16 dni). Wykorzystałby 19 dni zamiast maksymalnie 16 dni. To oznacza, że do końca 2023 roku może wykorzystać tylko 7 dni urlopu wypoczynkowego u nowego pracodawcy, mimo że z zasady proporcjonalności wynika wyższy wymiar.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia urlopu × 5 miesięcy = 10,83 dnia urlopu

Pracodawca i tak nie mógłby zaokrąglić 10,83 dnia do 11 dni, ponieważ wtedy wymiar urlopu wypoczynkowego Emila przekroczyłby 26 dni na rok (16 dni + 11 dni = 27 dni).

Załóżmy, że pracownik rozwiązuje umowę o pracę i zawiera nową umowę z inną firmą w tym samym miesiącu kalendarzowym. Wtedy tylko dotychczasowy pracodawca zaokrągla niepełny miesiąc pracy w górę.

Przykład

Ostatni dzień zatrudnienia Kornela wypadł 12 czerwca. Już od 13 czerwca Kornel zaczął pracę w nowej firmie. W tej sytuacji tylko pierwszy pracodawca zaokrąglił niepełny miesiąc pracy w górę do pełnego miesiąca. Drugi pominął czerwiec i obliczył wymiar urlopu należny od lipca.

Wymiar urlopu proporcjonalnego u kolejnego pracodawcy

Wymiar urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy zależy od okresu, na który został zatrudniony pracownik.

Okres zatrudnienia u kolejnego pracodawcy	Urlop wypoczynkowy u kolejnego pracodawcy	Podstawa prawna
Co najmniej do końca danego roku kalendarzowego	Wymiar proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego	Art. 1551 § 1 pkt 2 lit. a k.p.
Krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego	Wymiar proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym	Art. 1551 § 1 pkt 2 lit. b k.p.

Przykład

Miłosz zmienił pracę w trakcie roku. Podpisał umowę na okres próbny na 3 miesiące.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia urlopu × 3 miesiące = 6,48 dnia urlopu ≈ 7 dni

Art. 155¹ § 2 k.p. określa wyjątek od zasad podanych w tabeli. Jeśli pracownik wykorzystał więcej urlopu wypoczynkowego w poprzedniej firmie, niż mu przysługiwało na podstawie art. 155¹ § 1 pkt 1 k.p., kolejny pracodawca powinien obliczyć urlop proporcjonalny i odjąć od niego te „ponadwymiarowe” dni.

Przykład

Miłosz podpisał umowę na okres próbny od 1 października do 31 grudnia. Przepracował 9 miesięcy u poprzedniego pracodawcy. W tym okresie wykorzystał 22 dni urlopu, chociaż z zasady proporcjonalności wynika, że przysługiwało mu 20 dni (26 : 12 × 9 = 19,44 przed zaokrągleniem). Po pierwsze – nowy pracodawca nie mógłby zaokrąglić 6,48 dnia urlopu w górę, ponieważ wymiar urlopu Miłosza przekroczyłby 26 dni. Po drugie – musi pomniejszyć ten wymiar o 2 dni, które zatrudniony wykorzystał „nadprogramowo” u poprzedniego pracodawcy. Finalnie Miłoszowi przysługują 4 dni urlopu za okres od 1 października do 31 grudnia.

Wymiar urlopu wypoczynkowego po co najmniej 1-miesięcznej nieobecności, w tym po urlopie bezpłatnym

Jeżeli pracownik wraca do dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego, w którym był nieobecny w pracy co najmniej 1 miesiąc bez usprawiedliwienia lub z powodu:

1. urlopu bezpłatnego,
2. urlopu wychowawczego,
3. tymczasowego aresztowania,
4. odbywania kary pozbawienia wolności,
5. pełnienia zasadniczej służby wojskowej,
6. pełnienia terytorialnie służby wojskowej rotacyjnie,
7. pełnienia służby w aktywnej rezerwie w dniach tej służby,
8. odbywania ćwiczeń wojskowych w ramach pasywnej rezerwy,
9. pełnienia służby zastępczej,

wymiar urlopu proporcjonalnego oblicza się na zasadach podanych w art. 155¹ § 1 pkt 2 k.p. Co kluczowe, wyżej wymienione okresy się sumują. W tym przypadku 1 miesiąc to 30 dni. Jeśli pracownik wykorzysta 28 dni na urlop bezpłatny, a potem nie usprawiedliwi 2 dni nieobecności, pracodawca pomniejszy wymiar urlopu wypoczynkowego o 1/12.

I tutaj nie brak pewnych odstępstw.

Zgodnie z art. 155² § 2 k.p. pracownik, który był nieobecny co najmniej 1 miesiąc z powodu innego niż urlop wychowawczy, ale nabył wcześniej prawo do urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym, będzie miał obniżony wymiar urlopu po powrocie do pracy w tym samym roku. Ten przepis nie dotyczy pracownika, który wykorzystał urlop w przysługującym mu lub wyższym wymiarze przed minimum 1-miesięczną nieobecnością.

Czy urlop wypoczynkowy uzupełniający liczy się proporcjonalnie?

Z urlopem uzupełniającym mamy do czynienia, kiedy pracownik wykorzysta urlop za dany rok kalendarzowy, a potem zyska prawo do urlopu w wyższym wymiarze, np. z tytułu 10 lat zatrudnienia.

Przykład

Sylwia zyska prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego 10 maja 2023 roku. Jeśli rozwiązałaby umowę o pracę przed tym terminem, pracodawca musiałby obliczyć urlop proporcjonalny, biorąc pod uwagę 20 dni urlopu. Gdyby ostatni dzień zatrudnienia wypadł 31 maja 2023 roku, w ustalaniu urlopu proporcjonalnego pracodawca uwzględniłby 26 dni urlopu. Sylwia mogłaby otrzymać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc pracy

2,16 dnia urlopu × 5 miesięcy = 10,8 dnia urlopu ≈ 11 dni urlopu

Wymiar urlopu proporcjonalnego na niepełnym etacie – tabela

Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. wymiar urlopu pracownika, który jest zatrudniony na niepełny etat, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tej osoby. Jako podstawę obliczeń przyjmuje się wymiar urlopu wypoczynkowego należnego za pełny etat, czyli 20 lub 26 dni w zależności od stażu pracy. Jeśli z obliczeń wyjdzie, że pracownikowi należy się np. 6,66 dnia urlopu, wynik zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

Wymiar czasu pracy	Wymiar urlopu wypoczynkowego obliczony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (mniej niż 10 lat zatrudnienia)	Wymiar urlopu wypoczynkowego obliczony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (co najmniej 10 lat zatrudnienia)
1/2 etatu	10 dni	13 dni
1/3 etatu	7 dni	9 dni
1/4 etatu	5 dni	7 dni
1/5 etatu	4 dni	6 dni
2/3 etatu	14 dni	18 dni
3/4 etatu	15 dni	20 dni