Czy pracodawca może wysłać pracownika na zaległy urlop wypoczynkowy?

Zgodnie z art. 161 Kodeksu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo. Niemniej zdarza się, że pracownik nie wykorzystuje wszystkich przysługujących mu dni wolnych. Wtedy przechodzą na kolejny rok, stając się zaległym urlopem. Jak i kiedy go wykorzystać? Zobacz, czego musi dopilnować pracodawca. Co mu grozi za nieudzielenie zaległego urlopu w terminie?

Czym jest zaległy urlop wypoczynkowy?

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od m.in. okresu nauki i stażu pracy. Co do zasady, pracownicy pełnoetatowi mają 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku kalendarzowym. Jeśli nie zdążą ich wykorzystać, te dni nie przepadają. Powiększają pulę urlopową w kolejnym roku, przy czym zaległy urlop należy wykorzystać do 30 września, a nie do 31 grudnia. Istnieje pewien wyjątek od tej zasady, który omówiliśmy w dalszej części poradnika.

Przykład

Piotrowi przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 dni urlopu na żądanie. Pracownik nie wykorzystał 6 dni urlopu i 2 dni „enżetek” w 2022 roku. To oznacza, że przysługują mu 34 dni urlopu w 2023 roku, na co składa się:

• 22 dni bieżącego urlopu wypoczynkowego i 4 dni bieżącego urlopu na żądanie do wykorzystania do 31 grudnia 2023 roku,
• 8 dni zaległego urlopu wypoczynkowego (6 dni zaległego urlopu wypoczynkowego i 2 dni zaległego urlopu na żądanie, który przekształcił się w wypoczynkowy) do wykorzystania do 30 września 2023 roku.

Inne urlopy pracownicze, np. nowy urlop opiekuńczy, nie przechodzą na kolejny rok kalendarzowy.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?

Według art. 168 k.p. pracownik musi wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Przykład

Dominika nie wykorzystała 5 dni urlopu wypoczynkowego w 2022 roku, więc pracodawca doliczy je do puli 26 dni urlopu wypoczynkowego przysługującego Dominice w 2023 roku. Pracowniczka zyska aż 31 dni urlopu w 2023 roku, przy czym 5 zaległych dni powinna najpóźniej do 30 września. Za te dni należy się normalne wynagrodzenie urlopowe.

Co ważne, pracodawca dopełni obowiązku, jeśli pierwszy dzień niewykorzystanego urlopu z poprzedniego roku wypadnie 30 września.

Zaległy urlop na żądanie – termin wykorzystania według PIP

Jak to w prawie pracy bywa, przepisy są różnie interpretowane. O ile przyjmuje się, że cały zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września, o tyle Państwowa Inspekcja Pracy ma inne zdanie w kwestii wykorzystania zaległego urlopu na żądanie. Na początku trzeba podkreślić, że niewykorzystany urlop na żądanie nie zwiększa puli „enżetek” w kolejnym roku kalendarzowym. Zaległe „enżetki” przekształcają się w zwykły urlop wypoczynkowy. Wątpliwości dotyczą terminu, w którym pracownik powinien wykorzystać dni zaległego urlopu, które pochodzą z puli urlopu na żądanie z zeszłego roku.

Pamiętasz Piotra z pierwszego przykładu? Nie wykorzystał 6 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni urlopu na żądanie w 2022 roku. Według pierwszej interpretacji przepisów powinien wykorzystać te 8 dni zaległego urlopu do 30 września 2023 roku. Zgodnie z odmiennym stanowiskiem Głównego Inspektora Pracy, wyrażonym w pismach z 2008 roku (GPP-110-4560-170/08/PE) i z 2012 roku (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP), Piotr powinien wykorzystać 2 zaległe dni urlopu na żądanie z 2022 roku jako 2 dni zaległego urlopu wypoczynkowego do 31 grudnia 2023 roku, a nie do 30 września 2023 roku.

Którą interpretacją powinien kierować się pracodawca?

Rekomendujemy, aby pracownik wykorzystał cały zaległy urlop wypoczynkowy do 30 września. Oczywiście można postąpić zgodnie ze stanowiskiem GIP i powołać się na wskazane pisma w przypadku kontroli. Niemniej warto pamiętać, że to jedna z interpretacji, a nie jedyna obowiązująca.

Czy pracownik może wykorzystać zaległy urlop na żądanie jak bieżący?

Nie, ponieważ niewykorzystany urlop na żądanie przekształca się w zwykły urlop wypoczynkowy. To oznacza, że pracownik ma do dyspozycji 4 dni bieżącego urlopu na żądanie, a nie 4 bieżące plus 4 zaległe „enżetki”.

Sprawdź zasady wykorzystywania zaległego urlopu na żądanie

Dlaczego plan urlopów nie zapobiega kumulowaniu się dni urlopu?

Po pierwsze – nie każdy pracodawca musi przygotować plan urlopów wypoczynkowych. Ten obowiązek nie dotyczy firm, w których nie działają zakładowe organizacje związkowe lub działają, ale zgadzają się, aby nie tworzyć planu urlopów. Po drugie – plan urlopów jest wiążący, ale przepisy umożliwiają jego zmienianie ze względu na przyczyny leżące po stronie pracodawcy lub pracownika.

Tworząc kwartalny, półroczny czy roczny plan urlopów, warto uwzględnić zaległy urlop wypoczynkowy w pierwszej kolejności, aby nie zostawiać jego wykorzystania na ostatnią chwilę. Jeżeli pracodawca tego nie dopilnuje, będzie mógł udzielić zaległego urlopu przed lub po zaplanowanym wolnym z bieżącej puli.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu?

Art. 168 k.p. nie precyzuje, czy udzielenie zaległego urlopu wypoczynkowego wymaga złożenia wniosku bądź wyrażenia zgody przez pracownika. Niemniej orzecznictwo – powstałe przed niżej wspomnianą ustawą covidową – dopuszcza wysłanie pracownika na zaległy urlop bez jego zgody. Chociażby w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 roku (sygn. akt II PK 313/07) możemy przeczytać, że „(…) z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące”. 

Pracodawca może wyznaczyć termin, w którym pracownik musi udać się na zaległy urlop, nawet jeśli nie planuje on żadnego wyjazdu w tym czasie. Wśród wyjątków znajdują się sytuacje losowe, które nie pozwalają na wykorzystanie zaległego urlopu w ustawowym terminie, np. choroba pracownika.

Warto jeszcze dodać, że pracodawca najpierw może przypominać pracownikowi o zaległym urlopie wypoczynkowym i konieczności wykorzystania w ustawowym terminie. Jeśli mimo takich sugestii pracownik nie uda się na urlop z własnej inicjatywy do 30 września, pracodawca może wyznaczyć termin wypoczynku, aby dopilnować ustawowego obowiązku.

Biuro rachunkowe nie udziela Ci wyczerpujących informacji o zmianach w prawie pracy❓

Obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zapewni Ci nie tylko rozliczanie pracowników zgodnie z obowiązującym prawem, ale także powiadamianie o kluczowych nowelizacjach. Zyskasz pewność, że przestrzegasz przepisów, a zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa ułatwi Ci zarządzanie wnioskami urlopowymi.

Sprawdź

Ustawa covidowa a przymusowe wykorzystanie zaległego urlopu

Stan zagrożenia epidemicznego został odwołany 1 lipca 2023 roku. To oznacza, że do tego dnia obowiązywała tzw. ustawa covidowa. Art. 15gc ustawy covidowej umożliwiał pracodawcy wskazanie okresu, w którym pracownik musi wykorzystać urlop zaległy z poprzednich lat. Pracodawca mógł pominąć plan urlopów i nie potrzebować zgody pracownika. Jedyne ograniczenie stanowił wymiar takiego „nakazanego” urlopu – maksymalnie 30 dni.

Czy trzeba wykorzystać cały urlop wypoczynkowy przed urlopem bezpłatny?

Nie, przepisy nie zobowiązują pracowników do wykorzystania bieżącego i zaległego urlopu wypoczynkowego przed złożeniem wniosku o urlop bezpłatny.

Dowiedz się, kiedy pracodawca może odrzucić wniosek o urlop bezpłatny

Skutki niewykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego w ustawowym terminie

Zgodnie z art. 282 § 1 ust. 2 k.p. pracodawca, który nie udzieli przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniży jego wymiar, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Oczywiście są wyjątki, które uniemożliwiają wykorzystanie zaległych dni urlopu w ustawowym terminie, np. długotrwała choroba pracownika czy urlop macierzyński. W sytuacji, w której pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu z powodu okoliczności niezależnych od pracodawcy, nie trzeba się obawiać kary.

Pracownik nie wykorzystał zaległego urlopu do 30 września. Czy te dni przepadają?

Nie, ponieważ zgodnie z art. 291 § 1 k.p. roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się dopiero po 3 latach liczonych od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. Jak to rozumieć w kontekście zaległego urlopu? Za dzień wymagalności roszczenia przyjmuje się 30 września. Od tej daty odlicza się 3 lata.

Dodatkowe pytania o zaległy urlop wypoczynkowy