Urlop bezpłatny pracownika skutkuje zawieszeniem stosunku pracy. To oznacza, że strony nie rozwiązują umowy o pracę, ale pracownik nie wykonuje pracy i nie otrzymuje wynagrodzenia. W związku z tym nie odprowadzasz składek na ubezpieczenia, wpłat do PPK czy zaliczek na podatek dochodowy. Jak zgłosić pracownika na urlopie bezpłatnym do ZUS? Czy trzeba wyrejestrować taką osobę z ubezpieczeń? Wyjaśniamy również, jakie deklaracje złożyć, kiedy wypłacisz opodatkowane i ozusowane świadczenie, np. premię, pracownikowi na urlopie bezpłatnym.
Urlop bezpłatny a wyrejestrowanie pracownika z ZUS
Pracodawca musi wyrejestrować pracownika z ZUS w ciągu 7 dni od dnia zakończenia lub wygaśnięcia stosunku pracy. Dlaczego te pojęcia nie są synonimami? Umowa o pracę rozwiązuje się z inicjatywy jednej ze stron lub na mocy porozumienia stron. Z wygaśnięciem umowy mamy do czynienia, kiedy pracownik lub pracodawca umiera bądź mijają 3 miesiące nieobecności pracownika wskutek tymczasowego aresztowania.
Urlop bezpłatny, nawet jeśli trwa dłużej niż 3 miesiące, nie wpisuje się w żadną sytuację zobowiązującą pracodawcę do wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń społecznych.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenia społeczne
Mimo że pracodawca nie wyrejestrowuje pracownika na urlopie bezpłatnym z ubezpieczeń społecznych, to pracownik przestaje im podlegać. Jak wspomniano, stosunek pracy nie ulega zakończeniu, ale jego tymczasowe zawieszenie skutkuje wstrzymaniem opłacania składek ZUS za pracownika. Pracodawca musi powiadomić ZUS o przerwie w finansowaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Co ważne, urlop bezpłatny pracownika nie zwalnia pracodawcy z obowiązku składania:
- deklaracji ZUS DRA (za wszystkich zatrudnionych),
- imiennych raportów ZUS RCA (za poszczególnych zatrudnionych),
- imiennego raportu ZUS RSA (za pracownika na urlopie bezpłatnym), w którym wpisuje kod 111. Co istotne, okres przerwy w opłacaniu składek nie może wykraczać poza miesiąc kalendarzowy. To oznacza, że najdłuższy okres, który uwzględnia się w raporcie ZUS RSA, trwa np. od 1 sierpnia do 31 sierpnia. Nie ma znaczenia, że pracodawca wie, że pracownik będzie na urlopie bezpłatnym także przez część września. Przerwę w ubezpieczeniach wykazuje się włącznie z dniami wolnymi (np. weekendami) i świętami (np. 15 sierpnia).
Wyręczymy Cię w kontaktach z ZUS!
Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk odciąży Cię od obowiązków pracodawcy związanych z ZUS. Co więcej, zyskasz dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, która ułatwi Ci analizowanie wynagrodzeń i czasu pracy pracowników.
Rozpoczęcie urlopu bezpłatnego w trakcie miesiąca a deklaracje ZUS
Jeżeli pracownik rozpocznie urlop bezpłatny w trakcie miesiąca, to pracodawca musi złożyć imienny raport ZUS RCA, w którym wykaże:
- podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne,
- podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
- składki naliczone od wynagrodzenia za część miesiąca.
Tak samo trzeba postąpić, kiedy pracownik wróci z urlopu bezpłatnego do pracy w trakcie miesiąca.Imienny raport ZUS RSA, w którym wykazuje się rodzaj i okres przerwy w opłacaniu składek, wysyła się za miesiąc, w którym pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym. Jeżeli urlop bezpłatny trwał cały miesiąc, to nie składa się tzw. zerowego raportu ZUS RCA. Gdyby pracownik otrzymał opodatkowane i ozusowane świadczenie w okresie urlopu bezpłatnego, np. premię za wcześniejsze osiągnięcia, pracodawca musiałby złożyć oba raporty – ZUS RCA i ZUS RSA.
Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy
Art. 12 ust. 2 pkt 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa stanowi, że zasiłek chorobowy nie należy się za okresy niezdolności do pracy, które wypadły w czasie urlopu bezpłatnego. Ta sama zasada dotyczy urlopu wychowawczego. W tych okresach pracownik nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu. Jeśli pracownik otrzyma zwolnienie lekarskie podczas urlopu bezpłatnego, to po pierwsze – L4 nie przerwie tego urlopu jak wypoczynkowego, a po drugie – pracownik nie otrzyma świadczenia ani od pracodawcy, ani od ZUS. Pracownik na urlopie bezpłatnym nie otrzyma również zasiłku macierzyńskiego, zasiłku opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego.
Urlop bezpłatny a okres wyczekiwania
Okres wyczekiwania, który uprawnia osobę ubezpieczoną do zasiłku chorobowego, obejmuje 30 dni podlegania ubezpieczeniu chorobowemu w przypadku umowy o pracę. Jeśli przerwa pomiędzy poszczególnymi okresami ubezpieczenia chorobowego była spowodowana urlopem bezpłatnym, to możemy je zsumować, nawet jeśli urlop trwał dłużej niż 30 dni. Ta sama reguła dotyczy urlopu wychowawczego.
![article_thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/07/okres-wyczekiwania-dla-pracownika-lub-zleceniobiorcy-jpg.webp)
Jeżeli zwolnienie lekarskie z powodu choroby wykracza poza urlop bezpłatny, obejmując okres, w którym pracownik miał wrócić do pracy, to otrzyma on świadczenie chorobowe, ale tylko za dni absencji, które wypadły po urlopie.
Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne
Pracodawca nie odprowadza składki na ubezpieczenie zdrowotne za pracownika na urlopie bezpłatnym. Co ważne, kiedy minie 30 dni od dnia rozpoczęcia urlopu, pracownik straci prawo do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że nie będzie mógł skorzystać z bezpłatnej pomocy lekarskiej, kiedy zachoruje czy ulegnie wypadkowi. Uwaga – w tej samej sytuacji znajdą się członkowie rodziny pracownika, np. dzieci, których zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego.
Jeżeli pracownik chce skorzystać z długiego urlopu bezpłatnego i zachować prawo do świadczeń z NFZ, powinien się ubezpieczyć na własną rękę, chyba że może zostać zgłoszony jako członek rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego, np. przez męża lub żonę, którzy podlegają obowiązkowym ubezpieczeniom z tytułu umowy o pracę. Wówczas pracodawca małżonka lub małżonki składa deklarację ZUS ZCNA. Powinien to zrobić w ciągu 7 dni od dnia utraty prawa do świadczeń z ubezpieczenia zdrowotnego przez osobę na urlopie bezpłatnym.
Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych pracownik przebywający na urlopie bezpłatnym może ubezpieczyć się dobrowolnie na podstawie pisemnego wniosku złożonego w NFZ, o ile ma miejsce zamieszkania w Polsce.
Urlop bezpłatny a składki ZUS z działalności gospodarczej prowadzonej przez pracownika
Jeżeli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę i prowadzi działalność gospodarczą, musi pamiętać, aby zgłosić się do obowiązkowych ubezpieczeń z tytułu działalności, kiedy weźmie urlop bezpłatny. Dzieje się tak, ponieważ „przedsiębiorca na etacie”, który osiąga co najmniej wynagrodzenie minimalne z umowy o pracę, podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przedsiębiorca wyrejestrowuje się z ubezpieczeń z tytułu umowy o pracę, składając ZUS ZWUA z datą wyrejestrowania odpowiadającą pierwszemu dniu urlopu bezpłatnego. Następnie wysyła ZUS ZUA w celu zgłoszenia się do ubezpieczeń z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej. Wpisuje tę samą datę.
Kiedy urlop bezpłatny dobiegnie końca, przedsiębiorca musi najpierw wyrejestrować się z ubezpieczeń z tytułu działalności gospodarczej, a potem złożyć ZUS ZZA, za pomocą którego zgłosi się do ubezpieczenia zdrowotnego jako przedsiębiorca. Pozostałe składki z tytułu umowy o pracę będzie opłacał pracodawca.
Spis treści
- Urlop bezpłatny a wyrejestrowanie pracownika z ZUS
- Urlop bezpłatny a ubezpieczenia społeczne
- Rozpoczęcie urlopu bezpłatnego w trakcie miesiąca a deklaracje ZUS
- Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy
- Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne
- Urlop bezpłatny a składki ZUS z działalności gospodarczej prowadzonej przez pracownika
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2024/07/system-wynagrodzen-jpg.webp)
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/10/swiadczenie-urlopowe-a-wczasy-pod-grusza-jpg.webp)
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/10/jak-i-kiedy-mozna-zrezygnowac-z-zfss-jpg.webp)
Spis treści
- Urlop bezpłatny a wyrejestrowanie pracownika z ZUS
- Urlop bezpłatny a ubezpieczenia społeczne
- Rozpoczęcie urlopu bezpłatnego w trakcie miesiąca a deklaracje ZUS
- Urlop bezpłatny a zasiłek chorobowy
- Urlop bezpłatny a ubezpieczenie zdrowotne
- Urlop bezpłatny a składki ZUS z działalności gospodarczej prowadzonej przez pracownika