Co zrobić, kiedy pracownik wykorzystał za dużo urlopu wypoczynkowego?

avatar
Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk
Anna Pietrkiewicz
Anna Pietrkiewicz
Recenzja • Specjalista ds. kadr i płac
5 min czytania
24.07.2023
Aktualizacja: 24.07.2023
Aktualne
post thumbnail
5 min czytania
24.07.2023
Aktualizacja: 24.07.2023
Aktualne

Wymiar urlopu wypoczynkowego określony w Kodeksie pracy, czyli 20 lub 26 dni na pełnym etacie, jest dla pracodawcy ustawowym minimum, którego musi przestrzegać. Chociaż przepisy wewnątrzzakładowe mogą przewidywać więcej dni urlopu dla zatrudnionych, zwykle pracownicy mają prawo tylko do kodeksowego wymiaru. Co się stanie, kiedy pracownik wykorzysta więcej urlopu wypoczynkowego, niż mu przysługuje? Wyjaśniamy, jakie mogą być przyczyny ponadwymiarowego urlopu i czy pracodawca może liczyć na jakąkolwiek rekompensatę.

Wykorzystany urlop wypoczynkowy a zmiana pracy

Osobie, która zmienia pracę w ciągu roku kalendarzowego, będzie przysługiwać urlop wypoczynkowy u dotychczasowego i kolejnego pracodawcy, ale w wymiarze proporcjonalnym. Do tej sytuacji odnosi się art. 1551 § 1 pkt 1-2 Kodeksu pracy.

Pracodawca, od którego odchodzi pracownik, musi obliczyć urlop proporcjonalny do okresu przepracowanego w roku, w którym rozwiązuje się umowa. To oznacza, że nawet jeśli pracownik był zatrudniony przez 6 lat, pracodawca bierze pod uwagę np. 7 miesięcy zatrudnienia w roku zwolnienia.

Jeśli okaże się, że:

  • pracownik nie wykorzystał całego przysługującego mu urlopu – pracodawca musi go udzielić w okresie wypowiedzenia lub wypłacić ekwiwalent pieniężny,
  • pracownik wykorzystał cały należny mu urlop lub więcej dni – pracodawca nie udziela wolnego i nie wypłaca ekwiwalentu.

W obu przypadkach informacja o wykorzystanym wymiarze urlopu wypoczynkowego znajdzie się w świadectwie pracy.

Kolejny pracodawca oblicza urlop proporcjonalny do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego lub krótszego okresu zatrudnienia (np. 3 miesięcy na umowie o pracę na okres próbny, która rozwiąże się z końcem października).

Ważne

Następny pracodawca musi odpowiednio pomniejszyć urlop, jeśli okaże się, że nowo zatrudniona osoba wykorzystała go za dużo w poprzednim miejscu pracy. Niemniej łączny wymiar urlopu nie może być niższy niż przysługujący za okres przepracowany u wszystkich pracodawców w tym roku.

Przykład – zmniejszenie wymiaru urlopu wypoczynkowego przez kolejnego pracodawcę

Sarę obowiązywał 3-miesięczny okres wypowiedzenia. Złożyła je 28 kwietnia, aby ostatni dzień zatrudnienia wypadł 31 lipca. Postanowiła, że wyjedzie na 2 tygodnie, a nową pracę zacznie od 16 sierpnia. Sara wykorzystała 4 dni urlopu w styczniu, 2 dni w kwietniu, 3 dni w maju i 10 dni w kwietniu, zanim złożyła wypowiedzenie. To daje 19 dni.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia za kalendarzowy miesiąc pracy, zgodnie z art. 1552a § 1 k.p.

2,16 dnia urlopu × 7 miesięcy = 15,12 dnia urlopu ≈ 16 dni u dotychczasowego pracodawcy (Sara wykorzystała 19 dni!)

2,16 dnia urlopu × 5 miesięcy* = 10,8 dnia urlopu ≈ 11 dni u nowego pracodawcy

*Zgodnie z art. 1552a § 2 k.p. niepełny kalendarzowy miesiąc pracy (w tym przypadku – sierpień) zaokrągla się w górę do pełnego miesiąca.

Nowy pracodawca musi pomniejszyć pulę urlopu wypoczynkowego Sary o 3 dni. Gdyby tego nie zrobił, pracowniczka mogłaby wykorzystać aż 30 dni urlopu w roku kalendarzowym. To przekroczyłoby wymiar wskazany w art. 154 § 1 pkt 2 k.p. Oczywiście mogłoby się tak zdarzyć, gdyby przepisy wewnątrzzakładowe w danej firmie zakładały warunki korzystniejsze dla pracownika niż ustawowe, np. 35 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym.

wymiar urlopu wypoczynkowego na platformie kadrowo-płacowej TribePerk
Platforma kadrowo-płacowa TribePerk umożliwia szybki podgląd wymiaru urlopu wypoczynkowego (bieżącego i zaległego) w profilu pracownika. Osoba zatrudniona może sprawdzić, ile urlopu może wykorzystać w danym roku kalendarzowym (lub do końca okresu zatrudnienia), zanim złoży wniosek online.

Pracownik wykorzystał za dużo urlopu i się zwolnił. Co ma zrobić pracodawca?

Pracodawca nie może wymagać od pracownika, który złożył wypowiedzenie, jakiejkolwiek rekompensaty finansowej za ponadwymiarowe wykorzystanie urlopu wypoczynkowego, np. zwrotu wynagrodzenia urlopowego czy odpracowania dni wypoczynku.

Ważne

Gdyby pracownik wykorzystał ponadwymiarowy urlop wypoczynkowy w 2023 roku i kontynuował zatrudnienie u tego samego przedsiębiorcy w 2024 roku, pracodawca nie mógłby odebrać „nadprogramowych” dni wolnych.

Pracownik skorzystał z uprawnienia, które dał mu Kodeks pracy, a pracodawca zaakceptował wniosek urlopowy, nie widząc żadnych argumentów przeciw w momencie decyzji. Nie ma znaczenia, czy pracownik już wtedy rozglądał się za inną posadą, czy nie. Trzeba też podkreślić, że wykorzystanie wyższego wymiaru urlopu, niż wynika z Kodeksu pracy, jest korzystne dla pracownika, a przepisy dopuszczają taką sytuację.

Pracodawca musi się pogodzić z ponadwymiarowym urlopem wypoczynkowym pracownika również w sytuacji, w której udzielił „nadprogramowych” dni wolnych w wyniku pomyłki w kalendarzu nieobecności prowadzonym w arkuszu kalkulacyjnym online.

Twoi pracownicy składają e-mailowe i papierowe wnioski o urlop?

Czy wiesz, że możesz łatwiej zarządzać wnioskami urlopowymi? Wystarczy Ci jedna zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa zamiast setek e-maili, stosów papierów i licznych arkuszy kalkulacyjnych.

Sprawdź, jak wiele problemów rozwiązuje elektroniczny obieg wniosków urlopowych
article_thumbnail

Czy można wykorzystać cały urlop wypoczynkowy w styczniu?

Tak, o ile:

  • pracownik nabywa prawo do całego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry (zgodnie z art. 153 § 2 Kodeksu pracy), czyli już 1 stycznia danego roku kalendarzowego,
  • pracodawca zaakceptuje wniosek o długi urlop, który sprawi, że pracownik będzie nieobecny przez cały miesiąc. Może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy, argumentując odmowę np. brakiem wykwalifikowanego zastępstwa, zaburzeniem toku pracy w firmie, a nawet ryzykiem zerwania umowy z klientem, który zostanie bez „opieki”.
Przypomnij pracownikowi o ograniczonym wymiarze urlopu

Nawet jeśli pracodawca nie widzi przeszkód, aby udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego na cały styczeń, warto, aby poinformował osobę zatrudnioną, że w kolejnych miesiącach będą jej przysługiwać dni wolne na podstawie innych przepisów, np. urlop bezpłatny czy zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej.

Zwróć uwagę, że wykorzystanie 20 dni urlopu wypoczynkowego wyłącznie w styczniu będzie możliwe, natomiast 26 dni – raczej nie. Dlaczego?

Według art. 1542 § 1 k.p. pracodawca udziela urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem. Jeżeli założymy, że typowy pełnoetatowiec pracuje od poniedziałku do piątku, to będzie mógł wykorzystać maksymalnie 22 dni urlopu wypoczynkowego w styczniu 2024 roku. Od 31 dni w miesiącu trzeba odjąć 1 dzień ustawowo wolny (1 stycznia) i 8 dni weekendowych. Gdyby pracownikowi przysługiwało 26 dni urlopu, kolejne musiałby wykorzystać 1-2 i 5-6 lutego 2024 roku.

wniosek o urlop wypoczynkowy na cały styczeń na platformie kadrowo-płacowej TribePerk
Gdyby pracownik chciał złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy na cały styczeń na platformie kadrowo-płacowej TribePerk, musiałby zaznaczyć okres od 1 do 31 stycznia. System automatycznie naliczyłby poprawną liczbę dni urlopu, czyli 22 dni (z pominięciem 1 stycznia i weekendów).

Czy każdemu pracownikowi przysługuje cały wymiar urlopu wypoczynkowego od początku roku kalendarzowego?

Aby nabyć prawo do całego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry na początku roku kalendarzowego, trzeba zacząć pierwszą pracę w poprzednim roku. Co ważne, wystarczy nawet 1 dzień zatrudnienia na umowie o pracę, aby już 1 stycznia kolejnego roku zyskać prawo do 20 dni urlopu wypoczynkowego. Ten wymiar należy się osobom ze stażem pracy krótszym niż 10 lat.

Pamiętaj, że do stażu pracy zaliczamy też okresy nauki, np. ukończenie studiów daje 8 lat. To oznacza, że absolwent studiów licencjackich, inżynierskich lub magisterskich musi przepracować 2 lata po uzyskaniu dyplomu, aby korzystać z 26 dni urlopu.

data osiągnięcia przez pracownika 10 lat stażu pracy na platformie kadrowo-płacowej TribePerk
Platforma kadrowo-płacowa TribePerk automatycznie przyzna pracownikowi wyższy wymiar urlopu wypoczynkowego w trakcie roku kalendarzowego, kiedy osoba zatrudniona osiągnie 10 lat stażu pracy.

Przykład – różnica między nabyciem prawa do urlopu z dołu i z góry

Szymon obronił pracę magisterską we wrześniu. Dotychczas, ze względu na status studenta, zarabiał na podstawie umowy zlecenia w restauracji. Zleceniodawca zaproponował mu awans i zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, która zaczęła obowiązywać od 1 grudnia. Już 31 grudnia Szymon nabył prawo do urlopu cząstkowego, czyli do 2 dni urlopu wypoczynkowego (pracodawca dobrowolnie zaokrąglił 1,66 dnia urlopu w górę). Nie zdążył ich wykorzystać, więc przeszły na kolejny rok jako zaległy urlop. Już 1 stycznia Szymon zyskał prawo do 20 dni urlopu z góry. Teoretycznie mógłby je wykorzystać w pierwszym miesiącu roku kalendarzowego.

Niuanse w prawie pracy sprawiają, że masz wątpliwości, jak naliczać urlopy pracownikom?

Dzięki obsłudze kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zyskasz pewność, że urlopy i wynagrodzenia osób, które zatrudniasz, są naliczane zgodnie z obowiązującym prawem. 👩‍⚖️ Co więcej, zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa ułatwi Ci wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów! 📧

Zobacz
Udostępnij artykuł
Redakcja
main author
Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk
Anna Pietrkiewicz
Anna Pietrkiewicz
Recenzja • Specjalista ds. kadr i płac
TRIBEPERK: PROFESJONALNA OBSŁUGA KADROWO-PŁACOWA
My rozliczamy płace, Ty liczysz korzyści