Akta osobowe pracownika – jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą?

Od 21 marca 2023 roku akta osobowe pracownika wzbogacą się o część E. W nowej, piątej sekcji pracodawcy będą przechowywać dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. Zmieni się także zawartość części B akt osobowych wskutek nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej. Jak prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą po wejściu w życie nowych przepisów?

1. Podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji pracowniczej
2. Co zawierają poszczególne części akt osobowych pracownika?
   1. Część A
   2. Część B
   3. Część C
   4. Część D
   5. Część E
3. Zasady numeracji dokumentów w aktach osobowych
4. Okres przechowywania akt osobowych
5. Dodatkowe pytania o akta osobowe
   1. Czym się różni dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy od akt osobowych?
   2. Czy akta osobowe zawierają oryginalne dokumenty przekazane przez pracownika, czy kopie?
   3. Czy pracownik może sprawdzić własne akta osobowe?

Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy pracodawca musi:

• prowadzić elektroniczną lub papierową dokumentację pracowniczą, w której zakres wchodzą akta osobowe pracowników oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy,
• zapewnić dostępność, integralność, kompletność i poufność dokumentacji pracowniczej,
• zadbać o warunki przechowywania dokumentów tak, aby nie groziło im ani uszkodzenie, ani zniszczenie,
• przechowywać dokumentację pracowniczą nie tylko przez okres zatrudnienia, ale także przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy wygasł lub go rozwiązano, chyba że odrębne przepisy stanowią inaczej.

Kolejne wytyczne są opublikowane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Według § 2 rozporządzenia pracodawca ma obowiązek prowadzenia oddzielnych akt osobowych dla każdego pracownika.

Wyręczymy Cię w prowadzeniu e-teczek pracowniczych w ramach pełnej obsługi kadr i płac. Ponadto zyskasz dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej TribePerk, która przyspiesza naliczanie wynagrodzeń, ułatwia ewidencję czasu pracy i zarządzanie elektronicznymi wnioskami.

Wykaz dokumentów w aktach osobowych pracownika

Nowe brzmienie § 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej stanowi, że akta osobowe pracownika składają się z 5 części: A, B, C, D i E.

1. Część A – obejmuje dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie oraz badaniami lekarskimi (okresowymi, kontrolnymi i wstępnymi).
2. Część B – obejmuje dokumenty i oświadczenia dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika.
3. Część C – obejmuje dokumenty i oświadczenia dotyczące rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
4. Część D – obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową, którą ponosi ukarany pracownik, lub inną określoną przez odrębne przepisy, które przewidują zatarcie kary po upływie pewnego czasu.
5. Część E – obejmuje dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika.

Akta osobowe – część A

Jak stanowi § 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, w części A akt osobowych można wyróżnić 2 główne rodzaje dokumentów:

• zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, np.
  • świadectwo pracy,
  • kwestionariusz osobowy,
  • świadectwo ukończenia szkoły wyższej,
  • certyfikat potwierdzający znajomość języka obcego na danym poziomie. 
• zgromadzone w związku z okresowymi, kontrolnymi i wstępnymi badaniami lekarskimi, w tym skierowania na badania i orzeczenia lekarskie.

Akta osobowe – część B

Część B akt osobowych pracownika jest najobszerniejszą.

Zgodnie z § 3 pkt 2 lit a-v rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej pracodawca ma obowiązek przechowywania w tej części:

• oświadczeń lub dokumentów dotyczących danych osobowych (w związku z nawiązaniem stosunku pracy),
• umowy o pracę (jeśli nie ma formy pisemnej, to potwierdzenia ustaleń co do stron umowy, jej rodzaju i warunków),
• zakresu obowiązków pracownika, o ile zostały dodatkowo określone w takiej formie,
• dokumentów dotyczących pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych,
• potwierdzenia, że pracownik zapoznał się z regulaminem pracy lub obwieszczeniem, przepisami i zasadami bhp oraz zakresem informacji, które są objęte tajemnicą określoną w innych przepisach dotyczących rodzaju pracy, stanowiska czy funkcji,
• potwierdzenia, że pracownik został poinformowany o warunkach zatrudnienia lub ich zmianie, monitoringu (celu, sposobie i zakresie), ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami oraz wprowadzeniu kontroli trzeźwości lub na obecność środków działających podobnie do alkoholu w organizmie, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą oraz sposobie jej przeprowadzania (rozszerzenie obowiązujące od 21 marca 2023 roku),
• potwierdzenia, że pracownik młodociany i jego przedstawiciel ustawowy otrzymali informację o ryzyku zawodowym i zasadach ochrony przed zagrożeniami,
• dokumentów potwierdzające ukończenie szkolenia bhp,
• oświadczeń dotyczących wypowiedzenia warunków pracy lub płacy bądź zmiany tych warunków w innym trybie,
• dokumentów dotyczących powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się oraz przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzenie mienie włącznie z obowiązkiem wyliczenia się,
• dokumentów związanych z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności przez pracownika,
• dokumentów związanych z przyznaniem nagrody lub wyróżnienia pracownikowi, np. premii uznaniowej,
• dokumentów związanych z urlopami: macierzyńskim i na warunkach macierzyńskiego, rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego,
• dokumentów dotyczących łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego urlopu,
• dokumentów dotyczących obniżenia wymiaru czasu pracy pracownikowi uprawnionemu do urlopu wychowawczego,
• oświadczenia pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z uprawnień rodzicielskich,
• dokumentów związanych z udzielaniem urlopu bezpłatnego,
• skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących okresowych, kontrolnych i wstępnych badań lekarskich (uwaga – zwróć uwagę na inną podstawę prawną niż w przypadku części A!),
• umowy o zakazie konkurencji zawartej podczas stosunku pracy,
• wniosków pracowniczych o poinformowanie PIP o zatrudnieniu pracowników pracujących w nocy oraz kopii takich informacji,
• dokumentów związanych ze współdziałaniem pracodawcy z zakładową organizacją związkową, która reprezentuje pracownika, lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy, które tego wymagają,
• dokumentów dotyczących wykonywania pracy zdalnej (zmiana obowiązująca od 7 kwietnia 2023 roku; aktualnie w części B przechowuje się dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy).

Uwaga – przepisy o pracy zdalnej wchodzą w życie 7 kwietnia 2023 roku, ale pracodawcy, którzy wcześniej wdrożyli telepracę, mogą ją stosować do 7 października 2023 roku!

Akta osobowe – część C

§ 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej określa, że część C akt osobowych pracownika dotyczy:

• oświadczeń związanych z rozwiązaniem umowy o pracę,
• wniosków o uzupełnienie, sprostowanie lub wydanie świadectwa pracy,
• dokumentów związanych z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
• kopii wydanego świadectwa pracy,
• potwierdzenia, że pracodawca wykonał czynności związane z zajęciem wynagrodzenia wskutek prowadzonego postępowania egzekucyjnego,
• umowy o zakazie konkurencji zawartej po ustaniu stosunku pracy,
• skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich związanych z okresowymi badaniami, które są przeprowadzane w związku z pracą w warunkach narażających pracownika na substancje i czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające.

Akta osobowe – część D

§ 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej podaje, że w części D akt osobowych pracownika przechowuje się:

• odpis zawiadomienia o ukaraniu,
• dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową ponoszoną przez pracownika,
• dokumenty związane z inną odpowiedzialnością, którą ponosi pracownik i która jest określona w odrębnych przepisach przewidujących zatarcie kary po upływie pewnego czasu.

Co do zasady, część D akt osobowych jest obowiązkowa w sytuacji, w której pracodawca nałoży na pracownika karę porządkową. To oznacza, że nie trzeba wyodrębniać części D „na wszelki wypadek”. Niemniej zwykle papierowe teczki akt osobowych i elektroniczne systemy kadrowe mają ją wydzieloną. Jeśli pracownik otrzyma karę, informację o niej można usunąć dopiero po roku nienagannej (!) pracy.

Akta osobowe – nowa część E od 21 marca 2023 roku

Zgodnie z § 3 pkt 5 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej część E akt osobowych będzie służyć do przechowywania informacji, które dotyczą:

• przeprowadzonych przez pracodawcę kontroli trzeźwości pracownika i kontroli na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
• przeprowadzonych przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego badań trzeźwości pracownika i badań obecności w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu.

Jak numerować dokumenty w aktach osobowych?

Według § 4 ust. 1 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej dokumenty w poszczególnych częściach akt osobowych muszą być ponumerowane i ułożone chronologicznie. Na początku każdej części należy umieścić wykaz podsumowujący zgromadzone dokumenty. Co ważne, przepisy umożliwiają przechowywanie powiązanych tematycznie dokumentów z części A, B i C w wydzielonych sekcjach, którym przypisuje się numery A1, B1, C1 i kolejne. Oczywiście układa się je chronologicznie i numeruje.

W części D gromadzi się informacje o różnych karach, co oznacza, że każdej z nich przyporządkowuje się wydzieloną część: D1, D2, D3 itd. Kiedy pracodawca usuwa odpis zawiadomienia o karze z akt osobowych, eliminuje całą część, która dotyczy danej kary, a następnie aktualizuje numery pozostałych części.

Tak samo wydzielonym sekcjom w części E, dotyczącym poszczególnych kontroli lub badań, nadaje się numery E1 i kolejne. Jeśli pracodawca zamierza usunąć informację o kontroli bądź badaniu, musi zlikwidować daną część, a potem przyporządkować kolejnym następujące po sobie numery.

Jak długo trzeba przechowywać akta osobowe pracownika?

Okres przechowywania akt osobowych pracownika został skrócony z 50 lat do 10 lat w 2019 roku. Ten okres odlicza się od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła. Niemniej dotyczy to osób zatrudnionych 1 stycznia 2019 roku i później.

Co do zasady, w przypadku wcześniejszego zatrudnienia obowiązuje dłuższy okres, czyli 50 lat, które odlicza się od dnia ustania stosunku pracy. Istnieje jednak wyjątek. Jeśli pracownik został zatrudniony między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku, pracodawca może przechowywać jego dokumentację tylko przez 10 lat, o ile złożył oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA. W tym przypadku 10 lat odlicza się od ostatniego dnia roku kalendarzowego, w którym złożono raport.

Dodatkowe pytania o akta osobowe pracownika