Informacja o warunkach zatrudnienia – co się zmieni w 2023 roku?

Nowelizacja Kodeksu pracy, będąca efektem wdrożenia m.in. unijnej dyrektywy 2019/1152, rozszerzy informację o warunkach zatrudnienia i zmieni termin jej doręczenia pracownikom. Niestety, aktualnie nie wiadomo, kiedy zaprojektowane przepisy wejdą w życie. Niemniej już dzisiaj możesz sprawdzić, o co wzbogaci się informacja o warunkach zatrudnienia, i przygotować się do zmian.

1. Informacja o warunkach zatrudnienia w Kodeksie pracy przed nowelizacją
2. Informacja o warunkach zatrudnienia w Kodeksie pracy po nowelizacji
3. Jak przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia?
4. Informacja o warunkach zatrudnienia za granicą
5. Informacja o warunkach zatrudnienia w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej
6. Jak często aktualizuje się informację o warunkach zatrudnienia?
7. Dodatkowe pytania o informację o zatrudnieniu
   1. Czy pracownicy zatrudnieni przed nowelizacją przepisów muszą otrzymać nowe informacje o zatrudnieniu?
   2. Jakie są inne obowiązki informacyjne pracodawców?
   3. Czy pracodawca może korzystać z jednego wzoru informacji o zatrudnieniu dla pracowników?

Informacja o warunkach zatrudnienia przed nowelizacją Kodeksu pracy

Aktualny art. 29 § 3 Kodeksu pracy przewiduje, że pracodawca przekazuje informację o warunkach zatrudnienia pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę. Informacja – wyłącznie na piśmie, nie elektroniczna – obejmuje:

1. dobową i tygodniową normę czasu pracy,
2. częstotliwość wypłat wynagrodzenia za pracę,
3. wymiar urlopu wypoczynkowego,
4. długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę,
5. wskazanie układu zbiorowego pracy, którym pracownik jest objęty.

Ponadto pracodawca, który nie musi ustalać regulaminu pracy, informuje pracownika również o:

• porze nocnej,
• miejscu, czasie i terminie wypłaty wynagrodzenia,
• sposobie potwierdzania przybycia do pracy i obecności w pracy,
• metodzie usprawiedliwiania nieobecności.

Pracodawca ma aż 1 miesiąc na przekazanie informacji o zmianach warunków zatrudnienia, układu zbiorowego pracy lub objęciu pracownika układem zbiorowym pracy. Gdyby rozwiązanie umowy wypadało przed upływem 1 miesiąca od dnia wejścia w życie tych zmian, dzień rozwiązania umowy staje się finalnym terminem.

➡ Dyrektywa 2019/1152 zmieni także zasady zawierania umów na okres próbny czy wypowiadania umów na czas określony. Zobacz podsumowanie zmian w umowach o pracę w 2023 roku.

Informacja o warunkach zatrudnienia po nowelizacji Kodeksu pracy (2023)

Nową informację o warunkach zatrudnienia opisuje art. 29 § 3 pkt 1 k.p. Według niego pracodawca będzie musiał poinformować pracownika w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy o:

1. dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
2. dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
3. przerwach w pracy,
4. dobowym i tygodniowym odpoczynku,
5. zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
6. w przypadku pracy zmianowej – zasadach przechodzenia ze zmiany na zmianę,
7. w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasadach przemieszczania się między nimi,
8. składnikach wynagrodzenia, świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych, które nie zostały określone w umowie o pracę,
9. wymiarze płatnego urlopu, szczególnie o wymiarze urlopu wypoczynkowego, a jeśli nie można tego określić w terminie przekazywania informacji pracownikowi, to o zasadach ustalania i przyznawania wymiaru płatnego urlopu,
10. obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym wymogach formalnych, okresach wypowiedzenia i terminie odwołania się do sądu pracy. Jeśli pracodawca nie może określić okresów wypowiedzenia, kiedy przekazuje informację o warunkach zatrudnienia, musi podać, jak ustala się okresy wypowiedzenia,
11. prawie pracownika do szkoleń, szczególnie o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy, o ile firma zapewnia szkolenia,
12. układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, o ile pracownik jest nim objęty. Jeśli porozumienie zostało zawarte poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje, trzeba podać, jak się nazywają,
13. terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłat wynagrodzenia, porze nocnej, sposobie potwierdzania przybycia i obecności w pracy, usprawiedliwiania nieobecności – jeśli pracodawca nie ustalił regulaminu pracy.

Ustawodawca przewidział „uproszczoną” formę informacji o warunkach zatrudnienia. Według art. 29 § 3¹ k.p. pracodawca może po prostu wskazać pracownikowi przepisy prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych, które dotyczą warunków wymienionych w art. 29 § 3 pkt 1 lit. a-f, h-k oraz art. 29 pkt 2 k.p. Wyjątki są zaznaczone na żółto.

Zgodnie z art. 29 § 3 pkt 2 k.p. pracodawca ma nieco więcej czasu, bo aż 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy, na przekazanie:

• nazwy instytucji zabezpieczenia społecznego, gdzie wpływają składki na ubezpieczenia społeczne z tytułu umowy o pracę,
• informacji o ochronie związanej z zabezpieczeniem społecznym, którą zapewnia pracodawca,

chyba że to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego. Wtedy ten przepis nie obowiązuje. Oczywiście przeważnie należy wskazać ZUS.

Nowy sposób przekazania informacji o warunkach zatrudnienia

Nowe brzmienie art. 29 § 3 k.p. pozwala na przekazanie informacji o warunkach zatrudnienia w formie papierowej lub elektronicznej.

Strony umowy preferujące formę online’ową będą musiały dopilnować dwóch warunków. Zgodnie z nowym art. 29 § 3⁴ k.p. pracodawca będzie mógł przekazać pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, które wymieniono w art. 29 § 3-3³ k.p., w formie elektronicznej, o ile:

• pracownik będzie mógł je wydrukować i przechowywać na własną rękę,
• pracodawca zachowa dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika.

Według art. 29¹ § 5¹ k.p. te wymogi obowiązują także w przypadku informacji elektronicznej przekazywanej w związku z wyjazdem pracownika za granicę.

Skierowanie do pracy za granicą a informacja o warunkach zatrudnienia po nowelizacji Kodeksu pracy (2023)

Aktualny art. 29¹ § 1, który dotyczy umowy o pracę osoby kierowanej do pracy na co najmniej 1 miesiąc w państwie poza Unią Europejską, zostanie uchylony. Warunki zatrudnienia opisane w bieżącym art. 29¹ § 1-2 k.p. zostaną zmodyfikowane i „przeniesione” do nowego przepisu.

Zaprojektowany art. 29¹ § 2 k.p. podaje, że zanim pracownik wyjedzie do pracy lub w celu wykonania zadania służbowego na dłużej niż 4 kolejne tygodnie poza granice kraju, pracodawca musi mu przekazać dodatkowe informacje. Nie są one zależne od warunków omówionych w art. 29 § 3 k.p.

Do tych uzupełniających informacji zalicza się:

• miejsce wykonywania pracy lub zadań służbowych (jedno państwo lub kilka),
• przewidywany okres wyjazdu,
• walutę wynagrodzenia za ten okres (tylko ją można ją określić poprzez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy),
• świadczenia pieniężne lub rzeczowe związanych z pracą lub zadaniami służbowymi wykonywanymi za granicą, o ile są przewidziane w prawie pracy lub umowie o pracę,
• zapewnienie lub brak zapewnienia powrotu pracownika do kraju,
• warunki powrotu pracownika do kraju, o ile pracodawca go zapewnia.

Art. 29¹ § 2–4 i 5¹ k.p. obowiązują także w stosunkach pracy nawiązanych inaczej niż na podstawie umowy o pracę.

Delegacja do pracy w innym państwie członkowskim UE a informacja o warunkach zatrudnienia po nowelizacji Kodeksu pracy (2023)

Zgodnie z art. 25c ust. 1 k.p. pracownik wydelegowany do pracy na kolejne 4 tygodnie w innym państwie członkowskim musi otrzymać od pracodawcy informacje o:

• wynagrodzeniu za pracę (zgodnie z prawem danego państwa członkowskiego, można wskazać odpowiednie regulacje obowiązujące w kraju),
• dodatku z tytułu delegowania lub regulacji dotyczących zwrotu kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania (o ile takie świadczenia są przewidziane w m.in. prawie pracy) lub należnościach na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Ponadto pracodawca musi przekazać pracownikowi link do oficjalnej strony internetowej prowadzonej przez dane państwo członkowskie. Chodzi o stronę zawierającą informację o warunkach zatrudnienia oddelegowanych pracowników.

Podobnie jak w innych przypadkach, pracodawca przekazuje te informacje drogą elektroniczną lub papierową niezwłocznie, ale nie później niż w dniu, w którym zmiany zaczynają obowiązywać pracownika.

Jak często trzeba będzie aktualizować informację o warunkach zatrudnienia po nowelizacji Kodeksu pracy?

Nowe przepisy wskazują kilka przypadków – i terminy – aktualizacji informacji o warunkach zatrudnienia. Według art. 29 § 3³ k.p. pracodawca musi poinformować pracownika o:

• zmianie warunków wskazanych w art. 29 § 3 k.p.,
• objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub porozumieniem zbiorowym.

Trzeba to zrobić niezwłocznie, a najpóźniej w dniu, w którym zmiana ma zastosowanie do pracownika.

Jedyny wyjątek dotyczy zmian warunków zatrudnienia wskutek zmian przepisów prawa pracy i prawa ubezpieczeń społecznych, o ile pracodawca podał te przepisy w informacji, którą przekazał pracownikowi. Wtedy nie trzeba jej aktualizować. 

Zgodnie z art. 29¹ § 4 k.p. identyczny termin obowiązuje w przypadku informacji związanych z delegacją pracownika za granicę.

Dodatkowe pytania o informację o warunkach zatrudnienia