Umowa o dzieło a ZUS – jak ją zgłosić? Jakie składki ZUS opłacają zamawiający i wykonawca?

O ile strony umów zleceń prawdopodobnie zaczną płacić obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne w I kwartale 2024 roku, o tyle Krajowy Plan Reform na lata 2023/2024 nie obejmuje tą zmianą umów o dzieło. Co prawda ZUS żąda zgłaszania umów o dzieło na formularzu ZUS RUD, ale ani zamawiający, ani wykonawcy nie opłacają składek ZUS. Z pewnymi wyjątkami – kiedy pracodawca podpisuje umowę o dzieło z własnym pracownikiem lub kiedy pracownik podpisuje umowę o dzieło z innym podmiotem, ale realizuje ją na rzecz pracodawcy.

1. Czy umowa o dzieło jest ozusowana i opodatkowana?
2. Czy umowa o dzieło z własnym pracownikiem jest ozusowana?
3. Czy ZUS może oskładkować umowę o dzieło po kontroli?
4. Kto musi zgłosić umowę o dzieło na formularzu RUD do ZUS?
   1. Przykład nr 1 – umowa z pracodawcą, dzieło dla pracodawcy
   2. Przykład nr 2 – umowa z pracodawcą, dzieło dla innej firmy
   3. Przykład nr 3 – umowa z inną firmą, dzieło do pracodawcy
5. Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?
6. Jak wypełnić formularz ZUS RUD?
   1. Część 1 ZUS RUD – cel zgłoszenia i dane zamawiającego
   2. Część 2 ZUS RUD – dane wykonawcy
   3. Część 3 ZUS RUD – informacje o zawartych umowach o dzieło
   4. Część 4 ZUS RUD – oświadczenie zamawiającego

Umowa o dzieło a składki ZUS

Umowa o dzieło nie jest tytułem do ubezpieczeń społecznych (chorobowego, emerytalnego, rentowego i wypadkowego) oraz ubezpieczenia zdrowotnego. To oznacza, że ani zamawiający dzieło, ani wykonawca dzieła nie opłacają składek ZUS, nawet jeśli podpiszą więcej niż jedną umowę o dzieło w ciągu miesiąca.

Jedyne, co należy odprowadzić od umowy o dzieło, to zaliczkę na podatek dochodowy. Jeśli wynagrodzenie nie przekracza 200 zł brutto, nie naliczasz podatku według zasad ogólnych, tylko zryczałtowany podatek w wysokości 12%. Wtedy nie stosujesz kwoty zmniejszającej podatek (maksymalnie 300 zł) i kosztów uzyskania przychodów – ani standardowych (20%), ani autorskich (50%).

Dzięki outsourcingowi płac w TribePerk zyskasz nie tylko ekspercką opiekę nad Twoimi rozliczeniami z osobami, z którymi współpracujesz na podstawie umów cywilnoprawnych, ale także dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online. Automatyzacja sprawia, że listę płac generuje się kilkoma kliknięciami – podobnie jak paski płacowe, deklaracje ZUS czy rachunki do umów o dzieło i umów zleceń.

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a składki ZUS

Umowa o dzieło jest w pełni ozusowana, jeśli:

• pracodawca podpisał ją z własnym pracownikiem,
• wykonawca podpisał ją z innym podmiotem niż pracodawca, ale realizuje dzieło na jego rzecz.

W tych dwóch sytuacjach wykonawca dzieła jest traktowany jak pracownik wyłącznie dla celów ubezpieczeniowych w ZUS. Wynika to z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zamawiający i wykonawca opłacają te same składki, co w przypadku umowy o pracę. W obu przypadkach płatnikiem składek jest pracodawca – nawet jeśli nie jest zamawiającym dzieło, tylko jego odbiorcą. Wynagrodzenie z umowy o dzieło sumuje się z wynagrodzeniem z tytułu umowy o pracę. Od tych łącznych przychodów oblicza się składki na ubezpieczenia społeczne. Składkę zdrowotną oblicza się oddzielnie od każdego z tytułów do ubezpieczenia.

Rodzaj składki	Składka finansowana przez pracodawcę	Składka finansowana przez pracownika	Łącznie
Chorobowa	Brak	2,45%	2,45%
Emerytalna	9,76%	9,76%	19,52%
Rentowa	6,50%	1,50%	8%
Zdrowotna	Brak	9%	9%
Wypadkowa	Od 0,67% do 3,33%	Brak	Od 0,67% do 3,33%
Fundusz Pracy	2,45%	Brak	2,45%
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP)	0,10%	Brak	0,10%
Łącznie	Od 19,48% do 22,14%	22,71%	Od 42,19% do 44,85%

Oskładkowanie umowy o dzieło po kontroli ZUS

Jeśli ZUS wykryje, że przedsiębiorca podpisywał umowy o dzieło zamiast umów zleceń, aby obejść przepisy o ubezpieczeniach społecznych, może reklasyfikować umowę. To oznacza, że płatnik składek zostanie obciążony karą grzywny do 5000 zł i zaległymi składkami wraz z odsetkami za zwłokę. Chociaż obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS obowiązuje dopiero od 1 stycznia 2021 roku, kontrole mogą obejmować wcześniejsze umowy, ponieważ okres przedawnienia wynosi aż 5 lat.

👉 Zobacz, czym się różni umowa zlecenie od umowy o pracę. Z poradnika dowiesz się, w jakich sytuacjach Kodeks pracy zakazuje podpisania umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę.

Kogo dotyczy obowiązek zgłaszania umów o dzieło do ZUS?

Zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek lub osoba fizyczna zlecająca dzieło musi poinformować ZUS o każdej umowie o dzieło w ciągu 7 dni od dnia jej podpisania. Jeżeli zamawiający nie dopilnuje tego terminu, narazi się na karę grzywny do 5000 zł. 

Ten obowiązek nie dotyczy umowy o dzieło zawartej:

• przez pracodawcę z własnym pracownikiem,
• z innym podmiotem niż własny pracodawca, ale realizowanej na jego rzecz,
• z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, której zakres określony kodami PKD pokrywa się z charakterem dzieła,
• przez podmiot lub jednostkę organizacyjną, która nie jest płatnikiem składek, np. Fundację, stowarzyszenie, spółkę prawa handlowego.

👉 Sprawdź, na jakich zasadach opodatkowana jest umowa o dzieło. Jak obliczyć zaliczkę na pdof w przypadku umowy do 200 zł brutto?

Przykład nr 1 – umowa z pracodawcą, dzieło dla pracodawcy

Adrianna jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę na czas określony w firmie Sznurowadło. Pracodawca podpisał z nią umowę o dzieło, aby Adrianna mogła wykonać po godzinach dodatkowe zadanie, które nie wchodzi w zakres jej obowiązków pracowniczych. W tym przypadku płatnik składek nie zgłasza umowy o dzieło na formularzu RUD do ZUS, ponieważ zawarł ją z osobą, z którą pozostaje w stosunku pracy.

Przykład nr 2 – umowa z pracodawcą, dzieło dla innej firmy

Adrianna pracuje na podstawie umowy o pracę na czas określony w firmie Sznurowadło. Pracodawca podpisał z pracownicą umowę o dzieło, ale Adrianna wykona je dla przedsiębiorstwa Wiązadło. Umowa o dzieło nie podlega obowiązkowemu zgłoszeniu na formularzu RUD do ZUS, ponieważ została zawarta między pracodawcą a pracowniczką. Firma Wiązadło nie musi zgłaszać tej umowy do ZUS, ponieważ nie odgrywa roli zamawiającego.

Przykład nr 3 – umowa z inną firmą, dzieło dla pracodawcy

Adrianna ma podpisaną umowę o pracę na czas określony z firmą Sznurowadło od 1 stycznia do 30 czerwca 2023 roku. Dodatkowo zawarła umowę o dzieło z firmą Wiązadło – na okres od 1 kwietnia do 31 maja 2023 roku. O ile Wiązadło jest zamawiającym, o tyle Sznurowadło – odbiorcą dzieła. Tej umowy o dzieło nie należy zgłaszać do we wniosku RUD do ZUS. Adrianna podpisała ją z innym podmiotem, ale wykonuje dzieło na rzecz własnego pracodawcy.

👉 Pobierz wzór rachunku do umowy o dzieło. Dowiesz się, czy wynagrodzenie z umowy o dzieło można rozliczyć na liście płac.

Jak zgłosić umowę o dzieło do ZUS?

Aby zgłosić umowę o dzieło do ZUS, musisz wypełnić formularz ZUS RUD. Wniosek jest dostępny w formie papierowej (do wydrukowania i wypełnienia) oraz elektronicznej na Platformie Usług Elektronicznych ZUS.

Jeśli chcesz zgłosić umowę o dzieło do ZUS online, musisz zalogować się na PUE ZUS. Jako przedsiębiorca wybierasz zakładkę Płatnik.

Z menu po lewej stronie wybierasz Katalog usług elektronicznych i klikasz Pokaż.

Po otwarciu katalogu wystarczy wyfiltrować RUD. Wpisujesz frazę i klikasz Filtruj.

Kiedy na liście pojawi się pożądana opcja, możesz albo zapoznać się ze szczegółami usługi, albo przejść do kreatora zgłoszenia umowy o dzieło.

Na początku wybierasz, czy chcesz zgłosić nową umowę o dzieło, czy skorygować bądź wycofać wcześniejsze zgłoszenie. Jeśli poprzedni formularz ZUS RUD zawierał błędy, musisz wybrać korektę. W przypadku umów o dzieło, które nie doszły do skutku np. z winy nierzetelnego wykonawcy, trzeba wybrać wycofanie zgłoszenia.

Kreator automatycznie uzupełni Twoje dane jako płatnika składek. Jedyne, co musisz zrobić, to uzupełnić dane wykonawcy dzieła i dodać umowę. W jednym zgłoszeniu dodasz maksymalnie 10 umów o dzieło zawartych z danym wykonawcą.

Żeby zgłosić umowę o dzieło na formularzu ZUS RUD, musisz złożyć na wniosku podpis za pomocą profilu PUE, profilu zaufanego, e-dowodu lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

👉 Przeczytaj, jak liczba umów cywilnoprawnych wpływa na stosowanie kwoty zmniejszającej podatek.

Jak wypełnić formularz ZUS RUD?

Zanim zaczniesz wypełniać wniosek ZUS RUD, możesz podejrzeć, jakich informacji będziesz potrzebować. Wzór formularza znajdziesz w sekcji Dokumenty i wiadomości ➜ Dokumenty robocze na PUE ZUS.

Podobnie jak w przypadku katalogu usług elektronicznych, musisz wyfiltrować ZUS RUD. Potem wystarczy kliknąć Przeglądaj formularz. Jeżeli wybierzesz Utwórz dokument, system przekieruje Cię do kreatora zgłoszenia umowy o dzieło.

Część 1 ZUS RUD – cel zgłoszenia i dane zamawiającego

W bloku I podajesz dane zamawiającego wykonanie umowy o dzieło. Co ważne, musisz podać adres, pod którym będziesz w stanie odebrać korespondencję od ZUS.

Część 2 ZUS RUD – dane wykonawcy

W bloku II podajesz dane wykonawcy umowy o dzieło. Jeżeli adres zamieszkania różni się od adresu do korespondencji, musisz podać oba.

Część 3 ZUS RUD – informacje o zawartych umowach o dzieło

W bloku III wpisujesz informacje o zawartych umowach o dzieło:

• datę zawarcia,
• datę rozpoczęcia wykonywania dzieła,
• datę zakończenia wykonywania dzieła,
• opis przedmiotu umowy.

Co ważne, już na podstawie przedmiotu umowy ZUS może mieć wątpliwości, czy dana umowa o dzieło nie powinna być umową zlecenie.

W skrócie – umowa o dzieło jest nazywana umową efektu lub umową rezultatu, ponieważ wykonawca zobowiązuje się do zrealizowania pewnego dzieła, np. fotograf wykona 150 zdjęć plenerowych z Karkonoszy. Umowa zlecenie jest nazywana umową starannego działania, bo zleceniobiorca odpowiada za wykonanie określonej czynności, np. fotograf zobowiązuje się do obsługi filmowej i fotograficznej biegu górskiego w Karkonoszach. W pierwszym przypadku mamy do czynienia z osiągnięciem pewnego rezultatu (150 zdjęć z gór), w drugim – ze świadczeniem usług (obsługą foto i wideo podczas wydarzenia).

Część 4 ZUS RUD – oświadczenie zamawiającego

W ostatnim kroku zamawiający dzieło podsumowuje liczbę zawartych umów o dzieło i potwierdza, że dane, które podał, są zgodne ze stanem faktycznym.