Kto i kiedy składa ZUS IWA? Dowiedz się, jak policzyć ubezpieczonych i wypełnić deklarację

jak wypełnić ZUS IWA

31 stycznia 2023 roku to ostatni dzień, w którym pracodawcy mogą złożyć deklarację ZUS IWA. Na jej podstawie ZUS ustali, ile będzie wynosić składka na ubezpieczenie wypadkowe dla danego przedsiębiorstwa od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2024 roku. Sprawdź, czy spełniasz 3 warunki, które zobowiązują Cię do złożenia formularza ZUS IWA. Podążaj za instrukcją, aby nie popełnić błędu, wypełniając informację.

  1. Po co i kiedy składa się ZUS IWA?
  2. Kto musi złożyć deklarację ZUS IWA?
  3. Jak wypełnić i złożyć informację ZUS IWA?
    1. Część I – dane organizacyjne
    2. Część II – dane identyfikacyjne
    3. Część III – liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego
    4. Część IV – ustalenie kategorii ryzyka dla płatnika składki wypadkowej
    5. Część V – adres do korespondencji płatnika składek
    6. Część VI – oświadczenie płatnika składek
  4. Dodatkowe pytania o ZUS IWA
    1. Kogo się pomija, obliczając liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego?
    2. Jak skorygować ZUS IWA?
    3. Jak długo przechowuje się informacje ZUS IWA?
    4. Czy uwzględnić zleceniobiorcę w ZUS IWA?

Czym jest ZUS IWA?

ZUS IWA to formularz wypełniany przez płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe, który przekazuje go ZUS, aby ustalił wysokość składki na kolejny rok składkowy, czyli od 1 kwietnia do 31 marca.

Przykład

Na podstawie ZUS IWA złożonego do 31 stycznia 2023 roku ZUS wyznacza składkę wypadkową obowiązującą od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2024 roku. 31 stycznia wypada we wtorek, czyli dzień roboczy. Gdyby 31 stycznia wypadł w dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę, termin przekazania ZUS IWA przesunąłby się na najbliższy dzień roboczy.

ZUS ustali wysokość procentową składki wypadkowej na rok składkowy 2023/2024 dla płatników, którzy złożyli deklarację ZUS IWA za 2020 i 2021 rok oraz złożą za 2022 rok. Jeśli płatnik nie składa formularza przez 3 lata z rzędu, musi sam ustalić wysokość składki.

Informacja ZUS IWA obejmuje dane, które wpływają na wysokość składki na ubezpieczenie wypadkowe. Płatnik, oprócz danych identyfikacyjnych i organizacyjnych, podaje:

  • liczbę ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego,
  • rodzaj działalności według PKD,
  • liczbę poszkodowanych w wypadkach przy pracy,
  • liczbę poszkodowanych w ciężkich i śmiertelnych wypadkach przy pracy,
  • liczbę zatrudnionych w warunkach zagrożenia.

Kto składa deklarację ZUS IWA?

ZUS IWA wypełnia przedsiębiorca spełniający wszystkie poniższe kryteria.

  1. Figurował nieprzerwanie jako płatnik składek na ubezpieczenie w ZUS od 1 stycznia do 31 grudnia roku, za który składa ZUS IWA, i minimum 1 dzień w styczniu następnego roku.
  2. Zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego co najmniej 10 osób w roku, którego dotyczy deklaracja ZUS IWA.
  3. 31 grudnia roku, za który wypełnia formularz ZUS IWA, był wpisany do rejestru REGON.

Przedsiębiorca musi złożyć deklarację ZUS IWA do 31 stycznia 2023 roku, jeżeli:

  1. był nieprzerwanie płatnikiem składek na ubezpieczenie wypadkowe od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 roku i minimum 1 dzień w styczniu 2023 roku,
  2. zgłosił minimum 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego w 2022 roku,
  3. figurował w rejestrze REGON 31 grudnia 2022 roku.

Przykład

Załóżmy, że przedsiębiorca nie był płatnikiem składek w maju 2022 roku, ponieważ ani 1 osoba ubezpieczona nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu w tym miesiącu. W efekcie przedsiębiorca nie musi składać ZUS IWA za 2022 rok, nawet jeśli co najmniej 10 osób było objętych ubezpieczeniem wypadkowym w tym okresie.

MiesiącLiczba ubezpieczonych
Styczeń5
Luty4
Marzec5
Kwiecień5
Maj3
Czerwiec3
Lipiec1
Sierpień0 (nastąpiła przerwa w statusie płatnika składek na ubezpieczenie wypadkowe, więc przedsiębiorca nie składa ZUS IWA)
12
Październik2
Listopad3
Grudzień4
Styczeń (kolejny rok)4
Średnia liczba osób ubezpieczonych z 12 miesięcy41 : 12 = 3 (po zaokrągleniu; nawet gdyby przedsiębiorca zgłosił do ubezpieczenia 5 osób w sierpniu, warunek o minimalnej liczbie ubezpieczonych nie zostałby spełniony) 

Jak wypełnić i złożyć deklarację ZUS IWA?

Przedsiębiorca może złożyć ZUS IWA w formie elektronicznej lub papierowej. Zależy, jaką drogą wysyła inne dokumenty ubezpieczeniowe do ZUS. Jeżeli wybierasz drogę papierową, ZUS IWA musi trafić do jednostki terenowej ZUS, która odpowiada siedzibie przedsiębiorstwa. ZUS rekomenduje, aby napisać „ZUS IWA” na kopercie.

Obawiasz się, że zrobisz błąd, wypełniając deklarację?

Dzięki outsourcingowi kadr i płac w TribePerk przedsiębiorcy nie muszą się stresować obowiązkami pracowniczymi wobec ZUS. Odciążamy pracodawców, sporządzając deklaracje rozliczeniowe i zgłoszeniowe, w tym ZUS IWA. Specjaliści ds. kadr i płac dotrzymują ważnych terminów i kontaktują się z ZUS w imieniu klientów.

Część I – dane organizacyjne

Dane organizacyjne płatnika składek w ZUS IWA

Płatnik składek wypełnia wyłącznie pola 01 i 02.

  • Pole 01 – wpisz 01 dla informacji pierwszorazowej, czyli składanej po raz pierwszy za poprzedni rok kalendarzowy, lub liczbę z przedziału 02-39, jeśli składasz korektę. W przypadku pierwszej deklaracji ZUS IWA za 2022 rok podaj 01 i 2022.
  • Pole 02 – wpisz kod terytorialny jednostki terenowej ZUS. Kod powinien odpowiadać siedzibie płatnika składek.

Pole 06 wypełnia płatnik składek, który otrzymał od ZUS informację, że złożona deklaracja ZUS IWA zawiera błędy. W takim przypadku wysyła się korektę.

Część II – dane identyfikacyjne płatnika składek

Dane identyfikacyjne płatnika składek w ZUS IWA

Płatnik składek podaje dane identyfikacyjne. Numer PESEL wpisuje się, o ile został nadany. 

  • Pola 04 i 05 wypełnia płatnik, który nie ma numeru NIP, REGON, PESEL bądź jednego z nich.
  • Nazwa skrócona powinna się zgadzać z nazwą wpisaną w zgłoszeniu płatnika składek, wniosku CEIDG lub formularzu NIP-8 złożonym w urzędzie skarbowym.
  • Pola 07, 08 i 09 wypełnia osoba fizyczna.

Część III – dane o liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego

Liczba ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego w ZUS IWA

Liczbę ubezpieczonych, którzy zostali zgłoszeni do ubezpieczenia wypadkowego w poprzednim roku kalendarzowym, oblicza się na podstawie art. 28 ust. 3 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Potrzebujesz:

  • liczby ubezpieczonych, którzy podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu w poprzednim roku kalendarzowym,
  • liczby miesięcy, przez które płatnik składek był zgłoszony w ZUS w poprzednim roku kalendarzowym (co najmniej 1 dzień w każdym miesiącu).

Obie liczby pomnóż i zaokrąglij do pełnej wartości. W przypadku końcówki mniejszej od 0,5 zaokrąglasz wynik w dół, w przypadku końcówki równej 0,5 lub większej – zaokrąglasz w górę. Jeżeli ktoś był zgłoszony do ubezpieczenia wypadkowego z różnych tytułów, np. umowy o pracę i umowy zlecenia, policz go tylko raz.

Przykład

MiesiącLiczba ubezpieczonych
Styczeń23
Luty23
Marzec22
Kwiecień20
Maj21
Czerwiec21
Lipiec23
Sierpień25
Wrzesień25
Październik26
Listopad26
Grudzień26

Płatnik zgłosił do ubezpieczenia wypadkowego 281 osób w 2022 roku.

281 : 12 miesięcy = 23,41

Po zaokrągleniu do pełnej wartości: 23

Płatnik powinien wpisać 23 w polu 01 w części III ZUS IWA.

Część IV – zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki na ubezpieczenie wypadkowe

Zestawienie danych do ustalenia kategorii ryzyka dla płatnika składki w ZUS IWA
  • Pole 01 – wpisz przeważający kod PKD, który był ujęty w rejestrze REGON 31 grudnia 2022 roku.
  • Pole 02 – podaj liczbę wszystkich poszkodowanych w wypadkach przy pracy, które uwzględniono w rejestrze wypadków nie wcześniej niż 1 stycznia i nie później niż 31 grudnia 2022 roku. Jeśli wypadek zdarzył się 30 grudnia 2022 roku, a pracodawca sporządził protokół powypadkowy i wpisał wypadek do rejestru dopiero 4 stycznia 2023 roku, to zdarzenie należy uwzględnić w deklaracji ZUS IWA za 2023 rok.
  • Pole 03 – podaj liczbę poszkodowanych w ciężkich i śmiertelnych wypadkach przy pracy w 2022 roku.
  • Pole 04 – podaj liczbę osób pracujących w warunkach zagrożenia, czyli takich, w których występują przekroczenia najwyższych dopuszczalnych stężeń i natężeń czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy.
    • Wpisz stan na 31 grudnia 2022 roku.
    • Każdą osobę zatrudnioną w takich warunkach liczysz tylko raz.
    • Weź pod uwagę osoby, które pozostają w stosunku pracy w rozumieniu Kodeksu pracy.

Jeśli żadna osoba ubezpieczona nie uległa wypadkowi w 2022 roku, wpisz 0 w polu 01 i 02. Postąp analogicznie, jeżeli nikt nie pracuje w warunkach zagrożenia.

Część V – adres do korespondencji płatnika składek

Adres korespondencyjny płatnika składek w ZUS IWA

Wpisz dane korespondencyjne.

Część VI – oświadczenie płatnika składek

Oświadczenie płatnika składek w ZUS IWA

Jeżeli wypełniasz ZUS IWA w formie papierowej, podpisz się i opcjonalnie przybij pieczątkę.

Dodatkowe pytania o ZUS IWA

Kogo nie uwzględnia się w liczbie ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego?

W obliczeniach pomijasz:

  • osoby podlegające ubezpieczeniom społecznym, ale nie ubezpieczeniu wypadkowemu,
  • osoby przebywające na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym przez cały miesiąc,
  • osoby pobierające zasiłek macierzyński lub zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego przez cały miesiąc, które nie podlegają ani 1 dnia w danym miesiącu ubezpieczeniom społecznym (w tym wypadkowemu), ale w raporcie imiennym za ten miesiąc rozliczasz składki ubezpieczeniowe lub wykazujesz świadczenia po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.
Jeśli pracownik wykorzystał urlop bezpłatny od 2 do 30 września 2022 roku, to oznacza, że pracodawca powinien uwzględnić tę osobę w liczbie ubezpieczonych, wypełniając ZUS IWA. Pracownik nie spędził na urlopie całego miesiąca. Uwaga – jeżeli pracownik jest nieobecny z powodu choroby i przebywa na zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc, uwzględnij tę osobę w liczbie ubezpieczonych.

Jak złożyć korektę deklaracji ZUS IWA?

Płatnik składek powinien wypełnić nową deklarację i wpisać poprawny identyfikator w polu 01 w części 1 ZUS IWA. 02 – w przypadku pierwszej korygującej deklaracji, numer z przedziału od 03 do 39 w przypadku każdej kolejnej korekty deklaracji ZUS IWA za ten sam rok. Formularz korygujący składa się w ciągu 7 dni od samodzielnego wyłapania błędów lub otrzymania informacji od ZUS. Jeśli nieprawidłowości wyjdą na jaw podczas kontroli ZUS, złóż korektę w ciągu 30 dni od otrzymania protokołu kontroli.

Jak długo trzeba przechowywać ZUS IWA?

Niezależnie od tego, czy składasz papierową, czy elektroniczną deklarację ZUS IWA, przechowuj kopie i korekty przez 10 lat od dnia przekazania do ZUS.

Czy zleceniobiorcę uwzględnia się w formularzu ZUS IWA?

Tak, jeżeli zleceniobiorca pracował na podstawie umowy zlecenia w roku kalendarzowym, za który składasz deklarację, i podlegał ubezpieczeniu wypadkowemu, uwzględnij go w liczbie osób ubezpieczonych.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *