Kontrola pracownika na L4 – kiedy i jak pracodawca może zgłosić potencjalnie fałszywe zwolnienie lekarskie do ZUS?

49% Polaków zna osobę, która skorzystała z fałszywego zwolnienia lekarskiego – wynika z badania przeprowadzonego przez Smartscope dla Interii. Remontują mieszkania, pracują na działkach, a nawet wyjeżdżają na wakacje za granicę – to zaledwie kilka przykładów wykorzystywania L4 niezgodnie z przeznaczeniem. Pracodawca czy ZUS wcale nie muszą skontrolować „chorego” pracownika w domu. Czasami wystarczy spojrzeć na publiczne profile w mediach społecznościowych. Niemniej co ma zrobić pracodawca, który podejrzewa, że zwolnienie lekarskie jest „lewe”?

Kto przeprowadza kontrolę zwolnienia lekarskiego pracownika – ZUS czy pracodawca?

To, czy pracodawca może skontrolować pracownika na L4, zależy od dwóch kwestii – rodzaju świadczenia chorobowego i liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego.

Zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy, czyli tzw. wynagrodzenie chorobowe, z własnych środków dla pracowników, którzy przebywają na L4 do 33 dni w roku kalendarzowym. Pracownicy, którzy ukończyli 50 lat, mają prawo do wynagrodzenia chorobowego za 14 dni niezdolności do pracy. Odpowiednio od 34 i 15 dnia nieobecności pracownicy otrzymują zasiłek chorobowy – czasami wypłacany przez pracodawcę, ale zawsze finansowany przez ZUS.

Rodzaj świadczenia chorobowego	Liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada poprzedniego roku kalendarzowego	Kto przeprowadza kontrolę prawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego przez pracownika
Wynagrodzenie chorobowe	Nie ma znaczenia	Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba (pracownik lub zewnętrzny podmiot)
Zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne wypłacane przez pracodawcę	Co najmniej 21 osób ubezpieczonych	Pracodawca lub upoważniona przez niego osoba (pracownik lub zewnętrzny podmiot)
Zasiłek chorobowy, zasiłek opiekuńczy lub świadczenie rehabilitacyjne wypłacane przez pracodawcę	Nie więcej niż 20 osób ubezpieczonych	ZUS (z własnej inicjatywy lub w odpowiedzi na zgłoszenie pracodawcy)

Rodzaje kontroli zwolnienia lekarskiego

Zwróć uwagę, że przepisy o ubezpieczeniach społecznych wyróżniają:

• kontrolę prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zaświadczeń – w tym przypadku na celowniku ZUS znajduje się nie tylko pracownik na L4, ale także lekarz, który wystawił zwolnienie lekarskie. Może się okazać, że pracownik wcale nie jest chory, tylko otrzymał L4 „po znajomości”. W innym scenariuszu – pracownik faktycznie źle się czuł, ale lekarz wystawił zwolnienie na okres znacząco przekraczający okres regeneracji i zdrowienia,
• kontrolę prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich – w tym przypadku na celowniku ZUS znajduje się przede wszystkim pracownik, który mógł otrzymać L4 z powodu np. złamanej nogi, ale wykonuje w tym czasie pracę zarobkową dla innego pracodawcy.

Monitoruj nieobecności pracowników na nowoczesnej platformie kadrowo-płacowej!

Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zapewni Ci dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej, która pobiera zwolnienia lekarskie z PUE ZUS. Kalendarz nieobecności ułatwia wykrycie, czy L4 pracowników powtarzają się w podejrzany sposób.

 

Sprawdź

Za przeprowadzenie pierwszej kontroli odpowiadają wyłącznie lekarze orzecznicy ZUS. Kontrolą prawidłowości wykorzystywania L4 zajmuje się zarówno ZUS, jak i niektórzy pracodawcy. Zgodnie z art. 68 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby macierzyństwa są do tego uprawnieni płatnicy składek na ubezpieczenia chorobowe, którzy zgłosili do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych. Co ważne, taka kontrola może obejmować także zleceniobiorców zgłoszonych do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Jak wspomnieliśmy, pracodawcy wypłacający wynagrodzenia chorobowe z własnych środków mogą kontrolować pracowników na L4 – bez względu na liczbę osób, które zgłosili do ubezpieczenia chorobowego.

O czym musi pamiętać pracodawca, który upoważnia inną osobę do kontroli zwolnienia lekarskiego pracownika?

Pracodawca może albo samodzielnie kontrolować, czy pracownicy wykorzystują zwolnienia lekarskie zgodnie z przeznaczeniem, albo upoważnić inną osobę, np. kierownika danego działu czy specjalistę ds. kadr i płac. Chociaż przepisy nie określają specjalnych kompetencji wyłonionego „kontrolera”, pracodawca musi pamiętać, aby upoważniona osoba była świadoma przepisów dotyczących kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień i przepisów obejmujących ochronę danych osobowych. „Kontroler” nie może chociażby dopytywać pracownika o stan zdrowia lub przyczynę niezdolności do pracy, nawet jeśli nie widać jej na pierwszy rzut oka.

Jeżeli pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do kontroli zwolnienia lekarskiego innego pracownika, musi mu wystawić imienne upoważnienie, które jest ważne z legitymacją pracowniczą lub dokumentem tożsamości, np. dowodem osobistym. Numery tych dokumentów powinny być podane w upoważnieniu. Wzór jest opublikowany jako załącznik nr 1 do rozporządzenia w sprawie kontroli zwolnień lekarskich.

Cele kontroli wykorzystywania zwolnienia lekarskiego przez pracownika

Wspomniane rozporządzenie określa cele kontroli zwolnień lekarskich pod kątem ich wykorzystywania przez pracowników.

Zgodnie z § 5 ust. 1 pkt 1 i 2 ww. rozporządzenia pracodawca może:

• sprawdzić, czy w okresie L4 pracownik nie wykonuje pracy zarobkowej. W tę kategorię wpisuje się praca dla pracodawcy, innego przedsiębiorstwa czy we własnej działalności gospodarczej. Typ umowy (umowa o pracę, umowa cywilnoprawna, kontrakt) nie ma znaczenia,
• zweryfikować, czy pracownik nie wykorzystuje L4 w sposób niezgodny z jego celem. W tę kategorię wpisują się sytuacje, w których pracownik remontuje mieszkanie, wychodzi na siłownię czy wyjeżdża nad jezioro poza miasto, kiedy powinien wypoczywać. Oczywiście tzw. zwolnienie lekarskie „chodzące”, czyli z kodem 2, umożliwia pracownikowi np. wyjście na spacer, zwłaszcza kiedy taką aktywność zaleci lekarz. Niemniej to nie oznacza, że może udać się na wizytę do fryzjera, nawet jeśli salon znajduje się kilkaset metrów od domu.

Co istotne, jeśli pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim w związku z osobistym sprawowaniem opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny, to kontrola L4 obejmuje także sprawdzenie, czy poza pracownikiem nie ma innych osób w domu, które mogłyby zaopiekować się tą osobą. § 6 pkt 3 ww. rozporządzenia, który tak stanowi, nie ma zastosowania w przypadku opieki nad chorym dzieckiem w wieku do 2 lat. Oczywiście nie każdy członek rodziny obecny w tym czasie w domu może zaopiekować się dzieckiem. Za takiego nie uznaje się np. osoby odpoczywającej po pracy w godzinach nocnych.

Pracodawca lub upoważniona osoba sporządzają protokół z kontroli L4 w razie wykrycia nieprawidłowości. Wzór protokołu stanowi załącznik nr 2 do ww. rozporządzenia.

Pracownik na zwolnieniu lekarskim musi podpisać protokół, natomiast wniesienie zastrzeżeń w części III jest dobrowolne. Na tej podstawie pracodawca może odmówić wypłaty wynagrodzenia chorobowego za cały okres zwolnienia lekarskiego, a nie tylko dzień kontroli. Tak samo postępuje się w przypadku zasiłku chorobowego. Wyjątek dotyczy świadczenia rehabilitacyjnego – pracownik traci je za miesiąc kalendarzowy, w którym wykorzystywał L4 niezgodnie z jego celem. Co ważne, decyzję w sprawie uprawnień do zasiłku i świadczenia rehabilitacyjnego wydaje ZUS, nawet jeśli to pracodawca przeprowadził kontrolę.

Jedynym przykrym skutkiem nieprawidłowego wykorzystywania L4 nie jest tylko utrata pieniędzy przez pracownika, ale także ryzyko rozwiązania umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracodawcę.

Kontrola zwolnienia lekarskiego przez ZUS w domu pracownika

ZUS ma znacznie szersze uprawnienia pod kątem kontroli L4 niż pracodawca. Teraz omówimy drugi rodzaj kontroli – zasadności wystawienia zwolnienia lekarskiego. 

Zgodnie z art. 59 ust. 12 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa pracodawca może wystąpić do ZUS o przeprowadzenie:

• kontroli prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• kontroli wystawiania zaświadczeń lekarskich dla celów wypłaty wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, o którym mowa w art. 92 Kodeksu pracy.

ZUS informuje pracodawcę o wyniku postępowania.

Kontrolerzy (lekarze orzecznicy ZUS) mają prawo do:

• zbadania osoby ubezpieczonej w miejscu jej pobytu (np. domu rodzinnym) lub wyznaczonej lokalizacji,
• skierowania osoby ubezpieczonej na badania specjalistyczne, które przeprowadzi lekarz konsultant ZUS,
• zażądania od lekarza, który wystawił L4, dokumentacji medycznej, na podstawie której pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie,
• otrzymania wyjaśnień i informacji w sprawie L4 od lekarza, który je wystawił,
• zlecenia wykonania badań pomocniczych.

Utrata prawa do wynagrodzenia chorobowego a okres niezdolności do pracy

Pracownik, który wykorzystywał zwolnienie lekarskie niezgodnie z przeznaczeniem, utraci prawo do świadczeń, np. wynagrodzenia chorobowego finansowanego i wypłacanego przez pracodawcę. Co kluczowe, okres „niezdolności do pracy” wlicza się do okresu 33 dni lub 14 dni, za które osoby zatrudnione otrzymują wynagrodzenie chorobowe. Tak samo postępuje się w przypadku okresu, za który należy się zasiłek chorobowy.

Jak ustalić prawo do świadczenia chorobowego w grudniu i styczniu?

Jeśli pracownik choruje na przełomie roku, pracodawca musi sprawdzić, jakie świadczenie przysługuje nieobecnej osobie 31 grudnia.

Sprawdź zasady rozliczania L4 na przełomie roku

Jak pracodawca może złożyć wniosek o kontrolę L4 pracownika do ZUS?

Pracodawca, który podejrzewa, że pracownik wykorzystuje „lewe” L4, może złożyć wniosek o kontrolę zaświadczenia lekarskiego do ZUS. W tym celu wypełni wniosek OL-2, który jest dostępny na Platformie Usług Elektronicznych ZUS. Co ważne, tego formularza nie wysyła się anonimowo. Pracodawca musi podać dane firmowe w sekcji dotyczącej wnioskodawcy. Formularz zawiera pole na dodatkowe informacje – można tam wpisać, co wzbudza wątpliwości pracodawcy, aczkolwiek nie jest to obowiązkowe.

Po ilu dniach L4 można przeprowadzić kontrolę?

Przepisy nie ograniczają ustalania terminów kontroli zwolnień lekarskich pracowników. Jeśli pracodawca ma uzasadnione podejrzenie, że dana osoba nie wykorzystuje L4 zgodnie z przeznaczeniem, może przeprowadzić kontrolę już pierwszego dnia (rzekomej) niezdolności do pracy. Co istotne, nie trzeba ustalać jednakowego terminu kontroli zwolnień lekarskich dla wszystkich pracowników. § 7 rozporządzenia w sprawie kontroli L4 umożliwia ich nasilenie w okresach, w którym coraz więcej pracowników jest nieobecnych z powodu chorób, np. w sezonie grypowym.

Zwolnienie lekarskie „chodzące” a kontrola L4 – czy pracownik może wychodzić z domu?

Jak wspomnieliśmy, zwolnienie lekarskie z kodem 2, czyli tzw. „chodzące”, umożliwia pracownikowi niezdolnemu do pracy wyjście z domu, ale wyłącznie w podstawowych celach, np. aby kupić leki i suplementy w aptece. W poradniku ZUS dotyczącym kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich koszenie trawnika przed domem wykracza poza niezbędne czynności życia codziennego.

Lekarz, który wystawił L4, może zalecić pacjentowi np. codzienne spacery w ramach rekonwalescencji. Pamiętajmy, że niektóre zwolnienia lekarskie są wystawiane nie z przyczyn fizycznych, ale psychicznych. Jeżeli specjalista rekomenduje pracownikowi w okresie absencji chorobowej aktywności poza domem, powinien to zaznaczyć na zwolnieniu.