Urlop w okresie próbnym – czy pracownik może skorzystać z urlopu w ciągu pierwszych 3 miesięcy zatrudnienia?

Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, dopuszcza wydłużenie okresu próbnego o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, w tym urlopu wypoczynkowego czy zwolnienia lekarskiego. Wyjaśniamy, kto i kiedy może skorzystać z urlopu – nie tylko wypoczynkowego – podczas umowy o pracę na okres próbny, którą zawiera się na maksymalnie 3 miesiące.

1. Czy pracownikowi na okresie próbnym należy się urlop wypoczynkowy?
2. Czy urlop wypoczynkowy wydłuża umowę o pracę na okres próbny?
3. Czy pracownik może wziąć urlop na żądanie podczas okresu próbnego?
4. Czy pracownikowi należy się urlop okolicznościowy podczas okresu próbnego?
5. Czy pracownik może wykorzystać urlop ojcowski w okresie próbnym?
6. Czy pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego na okresie próbnym?
7. Czy urlop, którego pracownik nie wykorzysta w okresie próbnym, przepada?
   1. Przykład nr 1 – niewykorzystany urlop w okresie próbnym a kolejna umowa z tym samym pracodawcą
   2. Przykład nr 2 – niewykorzystany urlop w okresie próbnym a brak kolejnej umowy z tym samym pracodawcą
   3. Przykład nr 3 – niewykorzystany urlop w okresie próbnym pod koniec roku kalendarzowego
8. Czy osoba na umowie o pracę na okres próbny ma prawo do urlopu macierzyńskiego?

Czy na okresie próbnym przysługuje urlop wypoczynkowy?

Co do zasady, pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny może złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy już w pierwszych dniach zatrudnienia. Istnieją wyjątki, które omówiliśmy w tabeli poniżej.

Pamiętaj jednak, że pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego, uzasadniając odrzucenie wniosku np. zakłóceniem toku pracy czy brakiem zastępstwa.

Kiedy firma cierpi na braki kadrowe, musi rozwiązać ten problem, a nieobecność pracownika niemal natychmiast po rozpoczęciu pracy wcale tego nie ułatwia. W interesie pracodawcy nie leży zatrudnienie osoby, zwłaszcza na krótki okres próbny, która będzie chciała od razu wyjechać na wakacje, zamiast przejść proces onboardingu i wdrożyć się w obowiązki.

Okoliczności zatrudnienia pracownika na okres próbny	Wymiar urlopu wypoczynkowego i sposób naliczania	Czy pracownik może skorzystać z urlopu wypoczynkowego na okresie próbnym?
Pierwsza praca w życiu	Pracownik nie osiągnął 10 lat stażu pracy (włącznie z okresem nauki), więc przysługuje mu niższy wymiar urlopu wypoczynkowego, czyli 20 dni na rok kalendarzowy. Z upływem każdego miesiąca pracy zyskuje prawo do 1,66 dnia urlopu, które pracodawca może zaokrąglić do 2 dni, ale nie musi	Tak, ale najprędzej po miesiącu pracy, po którym zyska 1,66 dnia urlopu
Kolejna praca w życiu, ale w roku kalendarzowym, w którym pracownik zaczął pierwszą pracę w życiu	Nie ma znaczenia, ile razy pracownik zmieni pracodawcę w roku kalendarzowym, w którym podjął pierwsze zatrudnienie. W drugiej i kolejnej pracy będzie nabywał prawo do urlopu cząstkowego z dołu, czyli 1,66 dnia po każdym miesiącu pracy	Tak, ale dopiero po upływie miesiąca pracy, kiedy nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu
Kolejna praca w życiu (w innym roku kalendarzowym niż rok podjęcia pierwszego zatrudnienia na umowę o pracę)	Pracownik nabywa prawo do urlopu z góry. Jeśli staż pracy (włącznie z okresem nauki) wynosi co najmniej 10 lat, pracownikowi należy się 26 dni urlopu w roku kalendarzowym	Tak, jeśli nie wykorzystał całego urlopu wypoczynkowego przysługującego u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym

Urlop w okresie próbnym a przedłużenie umowy o pracę o okres nieobecności pracownika

Zgodnie z art. 25 § 2¹ Kodeksu pracy pracownik i pracodawca mogą uzgodnić w umowie o pracę na okres próbny, że przedłużą ją o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy.

To oznacza, że jeśli nowo zatrudniona osoba będzie mogła wykorzystać np. 7 dni urlopu wypoczynkowego w okresie próbnym, to wydłuży się on o tyle samo dni. Dzięki temu rozwiązaniu strony umowy, szczególnie pracodawca, nie muszą się obawiać, że nie zdążą się dostatecznie poznać wskutek nieobecności pracownika.

Czy nowo zatrudniony pracownik może wziąć urlop na żądanie podczas okresu próbnego?

Tak, o ile dysponuje odpowiednim wymiarem urlopu wypoczynkowego, ponieważ maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym pobiera się z tej puli.

Okoliczności zatrudnienia pracownika na okres próbny	Wymiar urlopu wypoczynkowego i sposób naliczania	Czy pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w okresie próbnym?
Pierwsza praca w życiu	Pracownikowi przysługuje urlop cząstkowy, czyli 1,66 dnia za każdy miesiąc pracy, co wynika z podzielenia 20 dni urlopu na rok kalendarzowy przez 12 miesięcy	Tak, ale dopiero po upływie miesiąca pracy zyska prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego, który może wykorzystać jako urlop na żądanie. Pracodawca może zaokrąglić ten wymiar do 2 dni, ale nie musi
Kolejna praca w życiu, ale w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie na umowę o pracę w życiu	Pracownik dalej nabywa prawo do urlopu z dołu, czyli urlop cząstkowy. Z upływem każdego miesiąca pracy zyskuje 1,66 dnia urlopu	Tak, ale dopiero po upływie miesiąca pracy może wykorzystać 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego w charakterze urlopu na żądanie. Pracodawca może zaokrąglić ten wymiar do 2 dni, ale nie musi
Kolejna praca w życiu (w innym roku kalendarzowym niż rok podjęcia pierwszego zatrudnienia na umowę o pracę w życiu)	Pracownik nabywa prawo do urlopu z góry, czyli może złożyć wniosek o urlop od razu po rozpoczęciu pracy. Co ważne, obaj pracodawcy (poprzedni i aktualny) obliczają urlop proporcjonalny	Tak, chyba że wykorzystał cały urlop wypoczynkowy lub cały urlop na żądanie przysługujący w danym roku kalendarzowym u poprzedniego pracodawcy

Czy pracownikowi na okresie próbnym przysługuje urlop okolicznościowy?

Tak, przepisy nie uzależniają terminu wykorzystania urlopu okolicznościowego od stażu pracy. Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę na okres próbny może wykorzystać 1 lub 2 dni urlopu okolicznościowego nawet na początku zatrudnienia.

Co istotne, jeśli pracownik spodziewa się np. narodzin dziecka w pierwszych dniach w nowej pracy, może złożyć wniosek o urlop okolicznościowy na dzień porodu i dzień przed lub po nim, ale nie musi. Ważne, aby termin urlopu był powiązany czasowo ze zdarzeniem go uzasadniającym.

Jak już wspomniano, strony umowy na okres próbny mogą go wydłużyć o okres usprawiedliwionej nieobecności pracownika. Taką jest urlop okolicznościowy. Niemniej to tylko 1 lub 2 dni, a nie aż 1 czy 2 tygodnie. Pracodawca może uznać, że tak chwilowa nieobecność nie wpływa znacząco na ogólną ocenę nowo zatrudnionej osoby.

Przykład

Martyna podpisała umowę na okres próbny obowiązującą od 1 sierpnia do 31 października 2023 roku. Kiedy na rozmowie kwalifikacyjnej padło pytanie o dostępność, kandydatka poinformowała rekruterkę, że może zacząć pracę od początku sierpnia. Wspomniała również, że jej córka bierze ślub 12 sierpnia (w sobotę). W związku z uroczystością chciałaby wziąć 1 dzień urlopu okolicznościowego 14 sierpnia (w poniedziałek). W efekcie zyskałaby długi weekend (15 sierpnia, czyli wtorek, to dzień ustawowo wolny od pracy). Gdyby Martyna brała ślub i chciała wziąć 2 dni urlopu okolicznościowego, a potem wyjechać w podróż poślubną, pracodawca mógłby:

• udzielić jej urlopu wypoczynkowego,
• zaproponować rozpoczęcie pracy w późniejszym terminie.

Czy można wykorzystać urlop ojcowski w okresie próbnym?

Tak, pracującemu ojcu należą się 2 tygodnie urlopu ojcowskiego, które nie są zależne ani od wymiaru czasu pracy, ani okresu zatrudnienia. Co kluczowe, pracownik musi złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek na minimum 7 dni przed rozpoczęciem urlopu. Może go podzielić na 2 części po 7 dni.

Po nowelizacji Kodeksu pracy w związku z dyrektywą work-life balance pracownik powinien wykorzystać urlop ojcowski, dopóki dziecko nie ukończy 12. miesiąca życia. W przypadku przysposobionego (adoptowanego) dziecka ten okres wynosi maksymalnie 12 miesięcy od dnia, w którym uprawomocniło się postanowienie o przysposobieniu. Nie trwa dłużej niż do:

• dnia ukończenia 7 lat przez dziecko,
• dnia ukończenia 10 lat w przypadku dziecka z odroczonym obowiązkiem szkolnym.

Może się zdarzyć, że pracownik wykorzysta tylko 7 dni urlopu ojcowskiego w dotychczasowej firmie. Potem zechce wziąć kolejne 7 dni wolnego w następnym miejscu zatrudnienia. W tej sytuacji pracodawca musi zawrzeć odpowiednią informację w ust. 6 pkt 5 świadectwa pracy.

Przykład

Córka Daniela urodziła się 25 stycznia 2023 roku, więc zawnioskował o urlop ojcowski od 30 stycznia do 5 lutego. Niedługo potem Danielowi udało się znaleźć lepiej płatną pracę. Odszedł z firmy 31 maja i zawarł umowę na okres próbny od 1 czerwca do 31 sierpnia. Dotychczasowy pracodawca uwzględnił wykorzystane 7 dni urlopu ojcowskiego na świadectwie pracy. W nowej firmie Daniel złożył wniosek o urlop ojcowski (7 do 13 sierpnia) i urlop wypoczynkowy (14 sierpnia).

Czy pracownikowi na okresie próbnym należy się urlop bezpłatny?

Można powiedzieć, że zasady udzielania urlopu bezpłatnego są wyjątkowo elastyczne.

Pracownik na okresie próbnym może złożyć wniosek o urlop bezpłatny na dowolny okres – nawet nie precyzując celu. Niemniej pracodawca może odrzucić tę prośbę, argumentując, że nie da rady zorganizować zastępstwa dla pracownika, którego dopiero co zatrudnił z powodu braku kadrowych.

Urlop bezpłatny zawiesza stosunek pracy, więc firma nie wypłaca wynagrodzenia pracownikowi. Niestety, absencja pracownika może ją narazić na inne straty, np. niedotrzymanie warunków umowy z klientem.

Czy niewykorzystany urlop wypoczynkowy w okresie próbnym przepada?

Nie przepada, natomiast to, czy zostanie:

• potraktowany jako bieżący urlop wypoczynkowy,
• zakwalifikowany do zaległego urlopu wypoczynkowego,
• zrekompensowany ekwiwalentem pieniężnym,

zależy od okresu zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego i dalszej współpracy stron umowy.

Przykład nr 1 – niewykorzystany urlop podczas umowy na okres próbny a podpisanie kolejnej umowy z tym samym pracodawcą

Załóżmy, że strony umowy na okres próbny chcą kontynuować współpracę. Podpisują kolejną umowę (na czas określony według postanowienia w umowie lub na czas nieokreślony). Wtedy pracodawca nie musi ani wypłacać ekwiwalentu, ani zobowiązać pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego do końca okresu próbnego. Niewykorzystane dni urlopu zaliczą się do bieżącej puli.

Przykład

Grzegorza obowiązywał okres próbny od 1 września do 30 listopada, po czym podpisał z pracodawcą umowę na czas nieokreślony. Pracownik nie korzystał z urlopu wypoczynkowego podczas 3-miesięcznego okresu próbnego, bo planował wyjazd za granicę pod koniec roku. Tuż po zawarciu nowej umowy złożył wniosek o wolne w okresie bożonarodzeniowym, uwzględniając niewykorzystane dni urlopu wypoczynkowego z okresu próbnego.

Przykład nr 2 – niewykorzystany urlop podczas umowy na okres próbny a nieprzedłużenie współpracy z daną firmą

Z jednej strony – orzecznictwo dopuszcza porozumienie trójstronne między pracownikiem a dotychczasowym i następnym pracodawcą. Z drugiej strony – według prawa pracy nie można zrezygnować z ekwiwalentu i przenieść niewykorzystanego urlopu do kolejnej firmy.

Pracodawca może uniknąć wypłaty ekwiwalentu pieniężnego tylko w dwóch przypadkach:

1. kiedy zawrze kolejną umowę o pracę z tym samym pracownikiem bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej (art. 171 § 3 k.p.),
2. kiedy zobowiąże pracownika do wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 167¹ k.p.).

Przykład

Klementyna była zatrudniona na umowie o pracę na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca. Zaskoczył ją fakt, że zakres obowiązków okazał się mniej ciekawy, niż myślała. Postanowiła, że nie podpisze kolejnej umowy z pracodawcą. To nie pierwsza praca Klementyny – przysługiwało jej 26 dni urlopu wypoczynkowego od początku roku.

26 dni : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu za 1 miesiąc pracy

2,16 dnia urlopu × 3 miesiące zatrudnienia = 6,48 dnia urlopu ≈ 7 dni urlopu

W tej sytuacji Klementyna powinna:

• dostać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane 7 dni urlopu z tytułu okresu próbnego lub
• wykorzystać 7 dni wolnego w okresie od 23 do 31 marca, czyli w ostatnich dniach 2-tygodniowego okresu wypowiedzenia.

Przykład nr 3 – niewykorzystany urlop podczas umowy na okres próbny pod koniec roku kalendarzowego

Załóżmy, że pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na okres próbny od 1 października do 31 grudnia. Jeszcze przed upływem okresu próbnego wiedział, że podpisze z pracodawcą kolejną umowę, obowiązującą od 1 stycznia. Nie skorzystał z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego do końca roku, więc niewykorzystana pula stała się zaległym urlopem wypoczynkowym w kolejnym roku kalendarzowym.

Czy na okresie próbnym przysługuje urlop macierzyński?

Art. 177 § 1 k.p. uniemożliwia pracodawcy rozwiązanie lub wypowiedzenie umowy pracowniczki w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego. Jedynym wyjątkiem są przesłanki, które usprawiedliwiają rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy, o ile związek zawodowy zgodzi się na to. Co kluczowe dla naszych rozważań, aktualnie uchylony art. 177 § 2 k.p. stanowił, że przytoczonego przepisu nie stosuje się w przypadku pracownicy w okresie próbnym, który nie przekracza 1 miesiąca. Nowelizacja Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, zwiększyła ochronę pracujących (i przyszłych) matek.

Ponadto zgodnie z art. 177 § 3 k.p. pracodawca musi przedłużyć umowę na okres próbny, którą zawarł na dłużej niż 1 miesiąc, aż do dnia porodu, jeśli rozwiązałaby się po upływie 3. miesiąca ciąży pracownicy. To oznacza, że dzień narodzin dziecka będzie ostatnim dniem obowiązywania umowy o pracę, której pracodawca nie musi przedłużać. W tym przypadku matka otrzyma zasiłek macierzyński z ZUS.

Co ważne, pracownica na urlopie macierzyńskim może podjąć pracę u innego pracodawcy – nawet na pełny etat. Nie straci przez to zasiłku macierzyńskiego. Zatem dopuszczalna jest sytuacja, w którym matka na urlopie macierzyńskim nie pracuje dla dotychczasowego pracodawcy, ale podpisuje umowę o pracę na okres próbny z inną firmą.