Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kto musi go utworzyć? Odpisy, świadczenia i rozliczenia
![post thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/09/zakladowy-fundusz-swiadczen-socjalnych-dla-kogo-obowiazkowy-jpg.webp)
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który jest obowiązkowy dla niektórych pracodawców, umożliwia gromadzenie środków na szeroko pojętą działalność socjalną na rzecz osób zatrudnionych, w tym wypłatę świadczeń pieniężnych i rzeczowych. Kto musi utworzyć ZFŚS? Ile wynoszą odpisy na ZFŚS, czyli kwoty, które należy przelewać na oddzielny rachunek bankowy, w 2023 roku?
Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Środki gromadzone w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pokrywają m.in.:
- działalność socjalną na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w tym udzielanie finansowej i rzeczowej pomocy materialnej,
- dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, czyli np. ogrodów działkowych, ośrodków kolonijnych, obiektów sportowo-rekreacyjnych, sanatoriów,
- tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.
Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są:
- pracownicy i ich rodziny,
- byli pracownicy (emeryci i renciści) oraz ich rodziny,
- inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych z ZFŚS w regulaminie, np. zleceniobiorcy.
Zautomatyzuj naliczanie wynagrodzeń!
Zapomnij o zbieraniu danych rozproszonych w różnych źródłach, a niezbędnych do naliczenia płac. Zleć obsługę kadr i płac TribePerk, aby zyskać dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która zastąpi Ci papierowy obieg wniosków urlopowych, ewidencję czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym i wysyłkę setki załączników e-mailami do biura rachunkowego.
Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Obowiązek utworzenia ZFŚS zależy od liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku i formy prowadzenia działalności gospodarczej. Liczba zatrudnionych osób nie ma znaczenia jedynie w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dla których Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest obligatoryjny.
Liczba zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty | Wpływ zakładowej organizacji związkowej na utworzenie Funduszu | Przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące Funduszu | Dodatkowe uwagi |
---|---|---|---|
Co najmniej 50 pracowników na 1 stycznia danego roku | Nie dotyczy; ZFŚS jest obowiązkowy | Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy | Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz |
Co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników na 1 stycznia danego roku | Tak, pracodawca tworzy Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej | Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy | Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz lub postanawiać, że Fundusz nie będzie utworzony |
Mniej niż 50 pracowników na 1 stycznia danego roku | Nie dotyczy; pracodawca decyduje, czy utworzy ZFŚS lub wypłaci świadczenia urlopowego. Oba rozwiązania są nieobowiązkowe | Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników (bez przeliczania na pełne etaty!) nie ma obowiązku utworzenia układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania | Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy i niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania informują pracowników o nieutworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia w sposób przyjęty w firmie. Jeżeli obowiązuje jeden z dokumentów, należy umieścić w nim tę informację |
Jak ustalić regulamin ZFŚS?
Co do zasady, regulamin ZFŚS ustala pracodawca z zakładową organizacją związkową lub reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Gdyby jednak związki zawodowe nie przedstawiły wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni od przekazania regulaminu ZFŚS przez pracodawcę, to on sam ustala jego treść, oczywiście po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków zawodowych. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS pracodawca, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe, uzgadnia regulamin z pracownikiem, którego wybrały inne osoby zatrudnione, aby reprezentował ich interesy.
Czy każdy pracodawca wypłaca wczasy pod gruszą?
Nie, ponieważ wczasy pod gruszą to dofinansowanie do wypoczynku, które jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. ZFŚS nie jest obowiązkowy dla każdego pracodawcy. Ci, którzy nie utworzą go dobrowolnie, mogą wypłacać świadczenie urlopowe.
![article_thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/07/wakacje-pod-grusza.jpg)
Ile wynosi odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
Coroczny odpis podstawowy na ZFŚS nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Co ważne, nie chodzi o realną liczbę zatrudnianych pracowników, która może się zmieniać w ciągu roku kalendarzowego. Tę przeciętną liczbę można obliczyć aż na 3 sposoby, ponieważ ustawa o ZFŚS nie podaje jednej metody. W efekcie pracodawca musi porównać oszacowane zatrudnienie z rzeczywistym i skorygować odpis na ZFŚS na koniec roku kalendarzowego.
1 lipca 2023 roku zmieniła się kwota, na podstawie której ustala się wysokość odpisów na ZFŚS – wzrosła z 4434,58 zł do 5104,90 zł. Podstawą naliczenia odpisów na ZFŚS w I półroczu 2023 roku było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 roku. W II półroczu 2023 roku – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w II półroczu 2021 roku.
Można powiedzieć, że pracodawca wpłaca odpisy na rachunek ZFŚS w „systemie ratalnym”. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS odpisy przekazuje się na rachunek Funduszu do 30 września danego roku kalendarzowego, przy czym co najmniej 75% równowartości odpisów przelewa się do 31 maja. Pracodawcy, którzy ustalili i przelali odpisy na ZFŚS na podstawie kwoty bazowej obowiązującej w I półroczu 2023 roku, muszą wziąć pod uwagę zaktualizowaną podstawę i przekazać II ratę odpisów w wyższej wysokości.
Kto otrzymuje świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Jak wspomnieliśmy, regulamin ZFŚS ustala osoby, które są uprawnione do korzystania z Funduszu. Zanim pracodawca przyzna im świadczenie w określonej wysokości, musi przeanalizować ich sytuację materialną, rodzinną i życiową. To oznacza, że świadczenia z ZFŚS są zróżnicowane. Nie stosuje się zasady „wszystkim po równo”. Dla porównania – pracodawca mógłby wypłacić premie uznaniowe ze środków obrotowych firmy, przydzielając każdemu pracownikowi taką samą kwotę. Jeśli zdecydowałby się na wypłatę premii na święta z Funduszu, musiałby wziąć pod uwagę indywidualne sytuacje pracowników, aby na ich podstawie zróżnicować premie świąteczne.
Pracodawca ocenia sytuację danej osoby na podstawie – co najmniej – jej oświadczenia. Aby mieć pewność, że oświadczenie jest zgodne z prawdą, może zażądać zaświadczeń o sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej (w tym zdrowotnej) tej osoby. Co ważne, tak zebrane dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do:
- przyznania ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z Funduszu,
- ustalenia ich wysokości,
- dochodzenia praw lub roszczeń przez pracownika lub inną osobę uprawnioną do skorzystania z Funduszu.
Art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do przeglądu wymienionych danych osobowych co najmniej raz w roku kalendarzowym. W praktyce dane przegląda się na koniec roku kalendarzowego, ustalając, czy trzeba je dalej przechowywać, czy można je usunąć.
Ile wynosi zwolnienie podatkowe w przypadku świadczeń z ZFŚS?
Art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa przychody zwolnione z podatku dochodowego, w tym różne świadczenia wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla pracowników.
Lista obejmuje:
- zapomogi wypłacane z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci,
- świadczenia z tytułu pobytu dzieci w żłobkach, przedszkolach lub klubach dziecięcych,
- wartość świadczeń pieniężnych i rzeczowych (z wykluczeniem bonów, talonów oraz innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi) sfinansowanych w całości (!) z ZFŚS. Obowiązuje limit 1000 zł na pracownika w roku podatkowym, przy czym został zwiększony do 2000 zł do 31 grudnia 2023 roku,
- dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, który zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Zwolnienie obejmuje nielimitowaną dopłatę do m.in. kolonii, obozów, wczasów, zimowisk, pobytu w sanatorium, placówce leczniczo-sanatoryjnej, rehabilitacyjno-szkoleniowej, leczniczo-opiekuńczej oraz przejazdów związanych z wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.
Czy bony na święta są opodatkowane i ozusowane?
Vouchery, które wymienia się na towary i usługi, są opodatkowane, nawet jeśli pracodawca sfinansuje je w całości ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS. Niemniej ich wartość nie wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.
![article_thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/09/bony-swiateczne-dla-pracownikow-jak-rozliczyc-jpg.webp)
Jak wspomnieliśmy, limit świadczeń pieniężnych i rzeczowych sfinansowanych w całości z ZFŚS i zwolnionych z podatku dochodowego wynosi 2000 zł zamiast 1000 zł do 31 grudnia 2023 roku. Zmiana wynika z art. 52l pkt 3 ustawy o pdof, który zwiększył limit zwolnienia przedmiotowego w okresie od 2020 roku do końca roku podatkowego następującego po tym, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Dla przypomnienia – stan epidemii odwołano 16 maja 2022 roku, więc wyższy limit zwolnienia świadczeń z ZFŚS z podatku dochodowego obowiązuje do końca 2023 roku.
Spis treści
- Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Jak ustalić regulamin ZFŚS?
- Ile wynosi odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Kto otrzymuje świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
- Ile wynosi zwolnienie podatkowe w przypadku świadczeń z ZFŚS?
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2024/07/system-wynagrodzen-jpg.webp)
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/10/swiadczenie-urlopowe-a-wczasy-pod-grusza-jpg.webp)
![thumbnail](https://www.tribeperk.com/wp-content//uploads/2023/10/jak-i-kiedy-mozna-zrezygnowac-z-zfss-jpg.webp)
Spis treści
- Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Jak ustalić regulamin ZFŚS?
- Ile wynosi odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?
- Kto otrzymuje świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?
- Ile wynosi zwolnienie podatkowe w przypadku świadczeń z ZFŚS?