Obowiązki pracodawcy na przełomie roku 2023 i 2024 – kluczowe sprawy kadrowo-płacowe w grudniu i styczniu

Chociaż życie działów kadrowo-płacowych obfituje w gorące, nerwowe okresy – nie tylko wskutek zmian w przepisach – to koniec roku kalendarzowego i początek nowego wyróżnia się kumulacją licznych spraw pracowników. Jakie są najważniejsze obowiązki pracodawcy na przełomie 2023 i 2024 roku? Wyjaśniamy, o czym muszą pamiętać przedsiębiorcy pod kątem urlopu wypoczynkowego, wypłacenia grudniowego wynagrodzenia w styczniu czy Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

Ustalenie świadczeń chorobowych dla pracowników na zwolnieniu lekarskim na przełomie 2023 i 2024 roku

O ile łatwo ustalić, czy pracownikowi niezdolnemu do pracy należy się wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek chorobowy, o tyle wątpliwości dotyczące świadczeń chorobowych mogą się pojawić w przypadku zwolnienia lekarskiego na przełomie roku. Jeśli pracownik będzie przebywał na L4 w grudniu 2023 roku i styczniu 2024 roku – bez żadnej przerwy, nawet jednodniowej – trzeba określić, które świadczenie przysługuje mu 31 grudnia 2023 roku.

Pracodawca czy ZUS – kto zapłaci za L4 pracownika na przełomie roku?

Jeżeli okaże się, że pracownik powinien dostawać wynagrodzenie chorobowe od 1 stycznia, to okres niezdolności do pracy będzie odliczany z nowego limitu 33 dni (lub 14 dni dla pracowników, którzy ukończyli 50 lat).

Poznaj szczegóły ustalania prawa do świadczenia chorobowego na przełomie roku

Udzielenie zaległych urlopów na żądanie

Art. 168 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawców do udzielenia zaległych urlopów wypoczynkowych pracownikom do 30 września następnego roku kalendarzowego. Co ważne, nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² k.p., czyli urlopu na żądanie.

Pracownik może wykorzystać 4 dni „enżetek” w ciągu roku kalendarzowego, które pochodzą z puli urlopu wypoczynkowego, czyli 20 lub 26 dni na pełnym etacie (w zależności od stażu pracy). Jeżeli osoba zatrudniona nie wykorzysta ani 1 dnia urlopu na żądanie, to przejdą na kolejny rok kalendarzowy, ale jako „zwykły” urlop wypoczynkowy. To oznacza, że maksymalnie 4 dni zaległego urlopu wypoczynkowego w 2023 roku, które były niewykorzystanymi 4 dniami urlopu na żądanie w 2022 roku, trzeba wykorzystać do 31 grudnia 2023 roku, nie 30 września 2023 roku.

GIP potwierdza, że zaległego urlopu na żądanie udziela się do 31 grudnia kolejnego roku

Niemniej niektórzy pracodawcy decydują się na udzielenie całego zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września. Wystarczy, że pierwszy dzień urlopu wypadnie w ten dzień, aby pracodawca spełnił – można powiedzieć, że z nawiązką – obowiązek.

Zobacz wnioski z pism Głównego Inspektoratu pracy w sprawie zaległego urlopu na żądanie

Co ważne, pracodawca nie musi uzyskać zgody pracownika, aby wysłać go na zaległy urlop wypoczynkowy. Oczywiście warto najpierw poinformować pracowników o przysługujących im wypoczynkach z zeszłego roku i spróbować ustalić termin satysfakcjonujący obie strony. Jeśli się to nie uda, pracodawca może zaplanować pracownikowi zaległy urlop. Niedopełnienie obowiązku z art. 168 k.p. – z wyłączeniem przyczyn niezależnych od pracodawcy, np. zwolnienia lekarskiego pracownika – naraża pracodawcę na karę grzywny od 5000 zł do 30 000 zł.

Ustalenie wymiarów urlopów wypoczynkowych

Co do zasady, 1 stycznia każdego roku kalendarzowego pracownik nabywa prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego z góry. Pełnoetatowcowi przysługuje 20 lub 26 dni urlopu w zależności od stażu pracy. To oznacza, że pracodawca mógłby otrzymać wniosek o urlop wypoczynkowy na okres od 1 stycznia do 21 stycznia, czyli 14 dni urlopu bez dni ustawowo wolnych (1 stycznia) i weekendów.

Wyjątkiem są osoby, które podejmą pierwszą pracę w życiu w styczniu 2024 roku. W ich przypadku nalicza się urlop cząstkowy, czyli 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego po upływie każdego miesiąca pracy. To daje 1,66 dnia urlopu (2 dni po dobrowolnym zaokrągleniu w górę przez pracodawcę) do wykorzystania najprędzej w lutym 2024 roku. Nowo zatrudniona osoba, która nigdy wcześniej nie pracowała na podstawie umowy o pracę, nie będzie miała prawa nawet do 1 dnia urlopu na żądanie w styczniu 2024 roku.

Jeśli pracownik pełnoetatowy osiągnie 10 lat stażu pracy w styczniu 2024 roku, pracodawca zwiększy pulę urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni.

Co wpływa na liczbę dni urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca musi wziąć pod uwagę m.in. dane ze świadectwa pracy (o ile nowo zatrudniona osoba je ma), staż pracy (w tym okresy nauki) i wymiar czasu pracy.

Sprawdź, jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego

Ułożenie planu urlopów na 2024 rok

Plan urlopów nie jest obowiązkowy dla pracodawcy, u którego:

• nie działa zakładowa organizacja związkowa,
• działa zakładowa organizacja związkowa, ale zgadza się, aby nie ustalać planu.

Jeżeli plan urlopów jest dobrowolny, pracodawca ma kilka opcji, np.:

• może uzgadniać terminy urlopów wypoczynkowych wyłącznie w porozumieniu z pracownikami, czyli na ich wnioski,
• może zastrzec w przepisach wewnątrzzakładowych, że wnioski urlopowe obejmujące więcej niż kilka dni należy składać z odpowiednim wyprzedzeniem, np. 1-miesięcznym,
• może ustalić plan urlopów obejmujący wyłącznie najdłuższe urlopy wypoczynkowe, czyli najczęściej 14-dniowe.

Warto planować chociaż część urlopów, szczególnie wypadające podczas ferii zimowych, letnich wakacji czy świąt bożonarodzeniowych, aby uniknąć sytuacji, w których nieobecności pracowników kolidują ze sobą. Co ważne, nawet obowiązkowy plan urlopów nie musi obejmować całego roku z góry. Pracodawca ma prawo do tworzenia planów urlopowych na dowolne okresy – miesięczne, kwartalne czy półroczne.

Jak ogłosić plan urlopów w firmie?

Pracodawca, który chce wdrożyć plan urlopów, nie musi go ogłaszać z wyprzedzeniem. W tym przypadku nie obowiązuje 2-tygodniowy odstęp między przekazaniem informacji pracownikom a wejściem w życie – jak w przypadku przepisów wewnątrzzakładowych. Wystarczy np. udostępnić kalendarz urlopów online.

Otwórz przewodnik po układaniu planu urlopów na 2024 rok

Korekta odpisu na ZFŚS do 31 grudnia 2023 roku

Zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych pracodawca nalicza coroczny odpis podstawowy w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Co istotne, przeciętna liczba zatrudnionych nie musi odpowiadać realnej liczbie zatrudnionych w ciągu roku kalendarzowego. Dlatego pracodawcy są zobowiązani do skorygowania odpisów podstawowych do 31 grudnia 2023 roku. Gdyby okazało się, że rzeczywiste zatrudnienie przekroczyło zaplanowaną wartość, pracodawca wyrówna zaniżony odpis.

Przegląd danych osobowych zgromadzonych do celów ZFŚS i usunięcie zbędnych informacji

Kolejny obowiązek pracodawcy związany z ZFŚS na przełomie roku to przegląd danych zgromadzonych do celów wymienionych w ustawie o ZFŚS i usunięcie zbędnych informacji. Co ważne, art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do co najmniej jednego przeglądu danych osobowych w roku kalendarzowym, aby ustalić, czy są niezbędne i powinny być dalej przechowywane w celach określonych w art. 8 ust. 1a i 1 c ustawy o ZFŚS.

Zgodnie z art. 8 ust. 1a ww. ustawy chodzi o dane udostępniane pracodawcy w celu przyznania ulgowej usługi, świadczenia czy dopłaty z ZFŚS. Pracownicy składają oświadczenia i zaświadczenia o m.in. sytuacji materialnej, rodzinnej czy życiowej (w tym zdrowotnej). Według art. 8 ust. 1c ustawy o ZFŚS pracodawca przetwarza takie dane przez okres niezbędny do przyznania i określenia wysokości świadczeń oraz ewentualnego dochodzenia praw i roszczeń.

Rozliczenia podatkowe pracowników

Jednym z kluczowych obowiązków pracodawcy w styczniu jest złożenie deklaracji PIT-11, czyli informacji o przychodach z różnych źródeł (w tym umów o pracę i umów cywilnoprawnych), dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy od wynagrodzeń pracownika.

To nie jedyny dokument, który trzeba przekazać urzędowi skarbowemu. Płatnik składek wysyła również PIT-4R (deklarację indywidualną o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy) czy PIT-8AR (deklarację o zryczałtowanym podatku dochodowym, który nalicza się od m.in. wynagrodzeń z tytułu niektórych umów cywilnoprawnych).

Co ważne, wynagrodzenie za grudzień 2023 roku uwzględnisz w deklaracji PIT-11 za 2024 rok, a nie 2023 rok.

Kiedy pracodawca musi się zająć rozliczeniem rocznym pracowników?

31 stycznia 2024 roku to termin przekazania deklaracji PIT-11, PIT-4R czy PIT-8AR do urzędu skarbowego. ITF-1R składa się do 28 lutego 2024 roku.

Sprawdź terminy przekazywania deklaracji za pracowników do urzędu skarbowego

Określenie płatnika zasiłków w 2024 roku

O ile zasiłek chorobowy jest zawsze finansowany z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, o tyle czasami wypłaca go pracodawca, a czasami ZUS. Obowiązek wypłaty zasiłku chorobowego w 2024 roku obejmuje pracodawcę, który wykaże co najmniej 21 osób do ubezpieczenia chorobowego na dzień 30 listopada 2023 roku. Co istotne, zmiana liczby osób ubezpieczonych w trakcie 2024 roku nie będzie miała znaczenia. Nawet jeśli okaże się, że pracodawca opłaca składki na ubezpieczenie chorobowe za 19 osób w czerwcu 2024 roku, to będzie wypłacał zasiłki chorobowe do końca roku.

Złożenie deklaracji PFRON

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty i nie osiągnęli odpowiedniego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych (min. 6%), muszą składać deklaracje miesięczne i roczne. 20 stycznia 2024 roku upływa termin złożenia deklaracji DEK-R. Jeśli wskaźnik zatrudnienia osób z niepełnosprawnościami osiągnął co najmniej 6%, pracodawca musi złożyć deklarację INF-2 do 20 stycznia 2024 roku.

Przekazanie informacji ZUS IWA do 31 stycznia 2024 roku

Dane zawarte w formularzu ZUS IWA umożliwiają określenie wysokości składki na ubezpieczenie wypadkowe, którą opłaca wyłącznie pracodawca, naliczając kwotę od wynagrodzenia brutto pracownika. Stawka procentowa obowiązuje w roku składkowym trwającym od 1 kwietnia 2024 roku do 31 marca 2025 roku. ZUS ustali wysokość składki wypadkowej dla płatników, którzy przekazali deklarację ZUS IWA za 2021 i 2022 rok oraz złożą ją za 2023 rok do 31 stycznia 2024 roku.

Pracodawca zgłosił co najmniej 10 osób do ubezpieczenia wypadkowego w 2023 roku?

To jedno z trzech kryteriów, które spełniają przedsiębiorcy obowiązkowo wypełniający deklarację ZUS IWA.

Sprawdź, kto musi złożyć deklarację ZUS IWA

Rozliczenie wynagrodzenia za grudzień 2023 roku po wypłacie w styczniu 2024 roku

Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia wypada w kolejnym miesiącu kalendarzowym, to oznacza, że pracownik otrzyma pensję za grudzień 2023 roku dopiero w styczniu 2024 roku. W efekcie wynagrodzenie – mimo że należne za pracę w grudniu – zostanie uwzględnione w rozliczeniu rocznym za 2024 rok.

Pracodawca, który zmieni termin wypłaty wynagrodzenia pod koniec roku kalendarzowego, musi pamiętać o konsekwencjach podatkowych i składkowych. Załóżmy, że Twoi pracownicy otrzymywali wynagrodzenia na koniec przepracowanego miesiąca. Przesuwasz termin wypłaty na 5 dzień roboczy kolejnego miesiąca kalendarzowego. To oznacza, że pracownicy nie dostaną wynagrodzenia za grudzień w 2023 roku, tylko dopiero 5 stycznia 2024 roku. W efekcie wypłacisz im 11 wynagrodzeń w 2023 roku.

Uwzględnisz kwoty należne za 11 miesięcy w deklaracji PIT-11, ale pracownik weźmie pod uwagę kwoty przysługujące za 12 miesięcy w zeznaniu rocznym (zakładamy, że przepracował u Ciebie cały rok). Za grudzień 2023 roku złożysz zerowe imienne raporty ZUS RCA, bo nie naliczysz żadnych składek. Nie odprowadzisz zaliczki na podatek dochodowy, więc nie zastosujesz kosztów uzyskania przychodów i kwoty zmniejszającej podatek. Co ważne, nie nadrobisz tego w styczniu, stosując podwójne stawki.

Zautomatyzuj rozliczenia pracowników na przełomie roku!

Pełna obsługa kadr i płac w TribePerk zapewni Ci terminowe rozliczenie pracowników na gruncie podatkowo-składkowym. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa, która zastępuje wymianę setek e-maili z danymi kadrowo-płacowymi, uprości zarządzanie wnioskami urlopowymi i monitorowanie czasu pracy zatrudnionych w Twojej firmie!

 

Sprawdź

Przekazanie dokumentu ZUS ZSWA do 31 marca 2024 roku

Płatnicy, którzy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze oraz do opłacania za nich składek na Fundusz Emerytur Pomostowych, muszą złożyć dokument ZUS ZSWA do 31 marca 2024 roku. W formularzu wykazuje się okresy, w których osoba ubezpieczona wykonywała prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu ustawy o emeryturach pomostowych.

Prace w szczególnych warunkach oznaczają, że pracownicy są narażeni na czynniki ryzyka, które z dużym prawdopodobieństwem przyczyniają się do trwałego uszkodzenia zdrowia. Zaliczamy do tej kategorii m.in. ciężkie prace fizyczne. Z kolei prace o szczególnym charakterze wymagają wyjątkowej odpowiedzialności i sprawności psychofizycznej, które zmniejszają się wskutek starzenia się (jeszcze przed osiągnięciem wieku emerytalnego przez pracownika).