Rozliczenie roczne pracownika – sprawdź, kiedy i jakie deklaracje PIT musisz złożyć

Rodzaj deklaracji PIT, które pracodawca (płatnik) składa za pracownika (podatnika), jest uzależniony od chociażby formy zatrudnienia czy rezydencji podatkowej. Sprawdź, jakie deklaracje PIT musisz wysłać do urzędu skarbowego i kiedy trzeba przekazać formularze zarówno urzędowi, jak i pracownikom.

1. PIT-11
2. PIT-4R
3. PIT-8AR
4. ITF-1 oraz ITF-1R
5. Terminy przekazania deklaracji do urzędu skarbowego i pracownikom

Nie masz pewności, jak prawidłowo wypełnić deklaracje? Błędy w PIT-ach narażają Cię na odpowiedzialność karno-skarbową. Jeśli potrzebujesz wsparcia w rozliczeniu rocznym pracowników, sprawdź outsourcing kadr i płac w TribePerk. Nie tylko sporządzamy deklaracje, informacje i zeznania podatkowe, ale także kontaktujemy się z urzędem skarbowym w Twoim imieniu.

Informacja PIT-11 o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy

Deklaracja PIT-11 podsumowuje przychody z różnych źródeł (m.in. umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, kontraktów menedżerskich, praw autorskich i pokrewnych, działalności artystycznej), dochody i pobrane zaliczki na podatek dochodowy pracownika. Pracodawca przygotowuje PIT-11 dla wszystkich pracowników, którzy byli rozliczani na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej, w 2022 roku. Pamiętaj, że wynagrodzenie za grudzień wypłacone w styczniu uwzględnisz w deklaracji PIT-11 za 2023 rok, nie za 2022 rok.

Jeśli przedsiębiorca zatrudniał osoby wyłącznie na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a miesięczne wynagrodzenie nie przekroczyło 200 zł brutto, nie musi składać PIT-11, tylko PIT-8AR.

Tę deklarację przekazuje się zarówno urzędowi skarbowemu, jak i pracownikowi, przy czym pracodawca powinien zachować kopię dla siebie. Uwaga – aktualnie obowiązuje PIT-11 w wersji 29, przygotowana na potrzeby Polskiego Ładu 2.0. Wcześniejszy formularz, opublikowany w związku z Polskim Ładem 1.0, obowiązywał do 30 czerwca 2022 roku. Najnowszy wariant zawiera m.in. ulgi podatkowe (ulgę na powrót, ulgę dla rodzin 4+ i ulgę dla pracujących seniorów).

Jeżeli Twój pracownik chciałby skorzystać ze wspomnianych ulg, zmienić kwotę zmniejszającą zaliczkę na pdof lub złożyć inne oświadczenie, które wpływa na sposób naliczania zaliczki, powinien złożyć nowy PIT-2 (wersję 9). Co ważne, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych mogą składać PIT-2 od 1 stycznia 2023 roku. Sprawdź, które oświadczenia i wnioski w PIT-2 wypełnia zleceniobiorca.

Deklaracja roczna PIT-4R o zaliczkach na podatek dochodowy

O ile PIT-11 to deklaracja indywidualna, czyli przygotowywana oddzielnie za każdego pracownika, o tyle PIT-4R to deklaracja zbiorcza. PIT-4R przekazuje się wyłącznie urzędowi skarbowemu – nie trafia do rąk pracownika. Ten formularz podsumowuje wszystkie zaliczki na podatek dochodowy – z wyjątkiem zaliczek na zryczałtowany podatek – które płatnik pobrał od pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieł itd. i wpłacił do urzędu skarbowego w poszczególnych miesiącach.

Deklaracja roczna PIT-8AR o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych

Deklarację roczną PIT-8AR przygotowuje się m.in. w przypadku niektórych umów cywilnoprawnych. Aby umowa zlecenie i umowa o dzieło zostały opodatkowane ryczałtowo, muszą spełnić się jednocześnie pewne kryteria:

1. stawka miesięczna w umowie nie może przekraczać 200 zł brutto (w przypadku stawki godzinowej stosuje się opodatkowanie na zasadach ogólnych),
2. podatnik osiąga przychody z tytułów wskazanych w art. 13 pkt 2, 5-9 ustawy o pdof,
3. umowa cywilnoprawna nie została zawarta z własnym pracownikiem.

Informacje ITF-1 i ITF-1R o przychodach osób fizycznych, które nie mają miejsca zamieszkania w Polsce

Formularze ITF-1 i ITF-1R wypełnia się przede wszystkim w przypadku cudzoziemców otrzymujących wynagrodzenie z tytułu innego niż umowa o pracę i pokrewne, np. umowy zlecenia czy umowy o dzieło. Przychody z tych umów zawartych z nierezydentem, czyli osobą bez miejsca zamieszkania w Polsce (w rozumieniu przepisów podatkowych), są objęte podatkiem zryczałtowanym.

O ile ITF-1 jest nieobowiązkowym formularzem, wystawianym przez pracodawcę na żądanie pracownika w ciągu 14 dni od złożenia wniosku przez podatnika lub w związku z likwidacją przedsiębiorstwa, o tyle ITF-1R należy obligatoryjnie przekazać zarówno urzędowi skarbowemu, jak i pracownikowi, kiedy zakończy się rok podatkowy. Nie ma znaczenia, czy wcześniej podatnik otrzymał ITF-1 od płatnika. Ponadto płatnik musi dostarczyć urzędowi deklarację PIT-8AR, na której wykaże zaliczki na podatek dochodowy potrącone z wynagrodzenia nierezydenta.

Jeśli nierezydent podatkowy stał się rezydentem w ciągu roku, za okres nierezydencji należy wypełnić formularz ITF-1R, a za kolejny – PIT-11.

Rodzaje, forma i terminy deklaracji pracowniczych za 2022 rok przekazywanych w 2023 roku

Gdyby terminy podane w tabeli wypadały w dzień wolny ustawowo od pracy lub sobotę, płatnik musiałby przekazać deklaracje najpóźniej w kolejnym dniu roboczym. 31 stycznia 2023 roku to również ostatni dzień na złożenie deklaracji ZUS IWA, na podstawie której oblicza się składkę wypadkową na okres od 1 kwietnia 2023 roku do 31 marca 2024 roku.