Odbiór nadgodzin – kiedy pracownikowi należy się czas wolny za godziny nadliczbowe?

Co należy się pracownikowi za nadgodziny – wolne czy pieniądze? Co prawda Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do naliczenia wynagrodzenia z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych, ale to tylko jedna z opcji. Możesz udzielić pracownikowi np. dnia wolnego za nadgodziny – na wniosek osoby zatrudnionej lub bez – co wykluczy wypłacenie dodatku. To, która strona inicjuje odbiór nadgodzin, wpływa na wymiar czasu wolnego.

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny w Kodeksie pracy

Zgodnie z art. 151² § 1-2 k.p. pracodawca może udzielić pracownikowi czasu wolnego za przepracowane nadgodziny – albo z własnej inicjatywy, albo na pisemny wniosek osoby zatrudnionej. Art. 151² § 3 k.p. doprecyzowuje, że wtedy pracownikowi nie należy się dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Otrzymuje tylko „normalne” wynagrodzenie. W związku z tym pracodawca i pracownik powinni ustalić ewentualny odbiór nadgodzin przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym wystąpiły te godziny nadliczbowe.

To, jak strona inicjująca odbiór nadgodzin wpływa na wymiar czasu wolnego i wynagrodzenie, wyjaśniliśmy w tabeli.

	Odbiór nadgodzin z inicjatywy pracodawcy	Odbiór nadgodzin z inicjatywy pracownika
Podstawa prawna	1512 § 2 Kodeksu pracy	1512 § 1 Kodeksu pracy
Wymiar czasu wolnego	150% godzin nadliczbowych	100% godzin nadliczbowych
Moment odbioru nadgodzin	W tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe	W tym samym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe, lub kolejnym na wniosek pracownika
Wynagrodzenie w okresie rozliczeniowym, w którym pracownik odbiera czas wolny za nadgodziny	Pracodawca nie może obniżyć wynagrodzenia należnego za pełny miesięczny wymiar czasu pracy	Pracodawca obniża wynagrodzenie o kwotę, którą otrzymałby pracownik, gdyby pracował w udzielonym czasie wolnym
Prawo do dodatku za nadgodziny	Nie	Nie
Prawo do wynagrodzenia za nadgodziny (bez dodatku)	Tak	Tak
Prawo do dodatku za nadgodziny nocne	Tak	Tak
Wymagana zgoda drugiej strony	Nie	Tak, pracownik składa pisemny wniosek

Czy pracownik musi złożyć wniosek o odbiór nadgodzin, a pracodawca bezwzględnie go przyjąć?

Nie, to prawo pracownika, a nie obowiązek. Co ważne, art. 151² § 1 k.p. stanowi, że pracodawca może udzielić czasu wolnego za nadgodziny na wniosek pracownika, ale nie musi. Jeżeli odrzuci wniosek, nie musi uzasadniać odmowy. W tej sytuacji mamy do czynienia z ustaleniem terminu odbioru nadgodzin przez obie strony.

Czy pracodawca może zmusić pracownika do odbioru nadgodzin?

Tak, ponieważ art. 151² § 1 k.p. przewiduje udzielenie czasu wolnego za nadgodziny z inicjatywy pracodawcy, ale nie wspomina o uzgodnieniu terminu z pracownikiem. Co istotne, to rozwiązanie jest korzystne dla pracownika, bo zyskuje o 50% więcej czasu wolnego w porównaniu z odbiorem nadgodzin na własny wniosek. Ponadto pracodawca nie obniży wynagrodzenia w miesiącu, w którym pracownik wykorzysta czas wolny za godziny nadliczbowe z inicjatywy przełożonego.

Uprość ewidencjonowanie czasu pracy i zautomatyzuj naliczanie wynagrodzeń! 🚀

TribePerk przejmie obsługę kadr i płac w Twojej firmie, aby nie tylko rzetelnie i terminowo rozliczać pracowników, ale także zautomatyzować kluczowe procesy kadrowo-płacowe. Przekonasz się, ile czasu (i pieniędzy) możesz teraz tracić!

Sprawdź

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny w sobotę, niedzielę i święto

Zdarza się, że typowy pracownik pełnoetatowy, który pracuje od poniedziałku do piątku, musi wykonać pracę w dniu wolnym, np. w sobotę. Przyczyną może być konieczność usunięcia awarii w zakładzie pracy czy szczególne potrzeby pracodawcy. Zgodnie z art. 151³ k.p. pracodawca musi udzielić pracownikowi dnia wolnego za pracę w sobotę – nawet jeśli dana osoba przepracowała tylko 2 godziny, to należy się jej cały dzień wolny. Pracodawca uzgadnia termin odbioru czasu wolnego z pracownikiem. Co ważne, ma na to czas do końca okresu rozliczeniowego. Kiedy nie będzie to możliwe, trzeba wypłacić wynagrodzenie za pracę w sobotę według art. 151¹ § 2 k.p., ponieważ dojdzie do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy.

W przypadku, w którym pracownik przepracuje np. 12 godzin w sobotę, co daje 8 „standardowych” godzin i 4 godziny nadliczbowe, pojawiają się wątpliwości. Jak to rozliczyć? Istnieje kilka rozwiązań.

1. Pracownik odbiera dzień wolny za 8 godzin pracy w sobotę w tym samym okresie rozliczeniowym i dostaje wynagrodzenie z dodatkiem za 4 godziny nadliczbowe.
2. Pracodawca udziela dnia wolnego za 8 godzin pracy w sobotę i 4 godziny nadliczbowe, przy czym mnoży nadgodziny razy 150%, co daje 6 godzin wolnego. Odbiór następuje w tym samym okresie rozliczeniowym.
3. Pracownik otrzymuje wynagrodzenie z dodatkiem za 8 godzin pracy w sobotę i odbiera czas wolny za godziny nadliczbowe – 4 godziny na własny wniosek w kolejnym okresie rozliczeniowym.
4. Pracodawca wypłaca wynagrodzenie z dodatkiem za 8 godzin pracy i 4 godziny nadliczbowe w sobotę.

Co ważne, pracodawca nie może swobodnie decydować, czy udzieli dnia wolnego za pracę w sobotę, czy wypłaci wynagrodzenie z dodatkiem. Drugie rozwiązanie jest możliwe wyłącznie w sytuacji, w której pracownik nie zdążył odebrać czasu wolnego za pracę w dniu wolnym w tym samym okresie rozliczeniowym, np. ze względu na zwolnienie lekarskie.

Czym się różnią nadgodziny dobowe od średniotygodniowych?

To, jak zakwalifikujesz godziny nadliczbowe pracownika w okresie rozliczeniowym, wpłynie zarówno na wysokość wynagrodzenia, jak i rozliczenia podatkowo-składkowe.

Sprawdź różnice między nadgodzinami dobowymi a średniotygodniowymi

Czy można odebrać nadgodziny przed ich wystąpieniem?

Nie, nie możesz udzielić pracownikowi czas wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, do której nie doszło. Jeśli osoba zatrudniona potrzebuje kilku godzin lub całego dnia wolnego i nie chce wykorzystywać urlopu wypoczynkowego (lub zużyła już cały przysługujący jej wymiar), może złożyć wniosek o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Zgodnie z art. 151 § 2¹ k.p. czasu odpracowania tego zwolnienia nie rozlicza się jako nadgodzin.

Czy pracownikowi należy się wolne za nadgodziny w delegacji?

Tak, nadgodziny w delegacji są objęte tymi samymi przepisami, co nadgodziny w stałym miejscu wykonywania pracy. Jedyne, co czym musisz pamiętać, to oddzielenie godzin nadliczbowych w podróży służbowej, podczas których pracownik wykonuje pracę, od godzin poświęconych na przejazd, w czasie którego pracownik nie świadczy pracy. W pierwszym przypadku trzeba albo wypłacić dodatek za nadgodziny, albo udzielić czasu wolnego pracownikowi. W drugim przypadku – nie należy się wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny.

Przykład

Emil, lider działu marketingu, otrzymał polecenie służbowe, aby pojechać do oddziału firmy w innym mieście, aby przeprowadzić szkolenie dla nowo zatrudnionych osób i pomóc w realizacji projektu dla klienta. Pracownik dojechał na miejsce o 10:00 i pracował aż do 20:00. Podróż powrotna dobiegła końca ok. 23:00.

Emil pracuje zwykle od 10:00 do 18:00, co oznacza, że pracodawca powinien albo wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem za 2 godziny nadliczbowe, albo udzielić czasu wolnego. 6 godzin spędzonych w porannej i wieczornej podróży, która odbyła się poza godzinami pracy Emila, nie zalicza się do nadgodzin.

Wyjątkiem byłaby sytuacja, w której Emil pracowałby zdalnie od 7:00 do 10:00 i od 20:00 do 23:00 w pociągu (dla uproszczenia pomijamy czas potrzebny na dotarcie na dworzec itp.). Wtedy pracodawca musiałby uwzględnić w ewidencji czasu pracy kolejne 6 nadgodzin. Za podróż służbową trwającą od 7:00 do 23:00, czyli 16 godzin, należy się 100% diety krajowej, czyli 45 zł.

Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje wyższa dieta krajowa za podróży służbową

Czy wiesz, że delegacja krajowa nie musi trwać minimum 24 godzin, aby pracownik otrzymał 100% diety krajowej? Oprócz tego należy mu się m.in. opłacenie noclegu i podróży środkami komunikacji miejscowej – w formie ryczałtu lub zwrotu realnych kosztów poniesionych przez pracownika.

Sprawdź, jak obliczyć dietę za podróż służbową, uwzględniając czas delegacji, posiłki, noclegi i przejazdy

Jak dzień wolny za nadgodziny wpływa na wynagrodzenie?

Art. 151² § 2 k.p. zakazuje pracodawcy, który udziela czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika, obniżenia wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik odbiera godziny nadliczbowe. Nie ma znaczenia, że pracodawca wcześniej wypłacił wynagrodzenie za te nadgodziny, oczywiście bez dodatku, który jest wykluczony w przypadku odbioru godzin nadliczbowych.

Taka zasada nie obowiązuje w przypadku odbioru nadgodzin na wniosek pracownika według art. 151² § 1 k.p. W tym scenariuszu osoba zatrudniona otrzyma wyższe wynagrodzenie w miesiącu, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe, i niższe wynagrodzenie w miesiącu odbioru nadgodzin. Zgodnie z art. 80 Kodeksu pracy wynagrodzenie należy się za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy wynagrodzenie przysługuje tylko wówczas, gdy odrębne przepisy tak stanowią. Z tą interpretacją zgadza się GIP (Główny Inspektorat Pracy) w piśmie nr GNP-367-4560/05/PE, który podaje, że nie istnieje przepis gwarantujący zachowanie prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony za nadgodziny na wniosek pracownika.

Jeżeli pełnoetatowy pracownik zarabia najniższą krajową lub niewiele więcej, to zmniejszenie wynagrodzenia za miesiąc, w którym odebrał godziny nadliczbowe na własny wniosek, mogłoby spowodować, że wynagrodzenie byłoby niższe od minimalnego. W takim przypadku pracodawca musiałby wypłacić co najmniej najniższą krajową.

Co wpływa na limit nadgodzin w ciągu doby, tygodnia, miesiąca, a nawet roku?

Okres rozliczeniowy, system czasu pracy, a nawet wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika wpływa na maksymalną liczbę nadgodzin, którą może przepracować w krótkim lub dłuższym okresie.

Dowiedz się, ile wynoszą limity godzin nadliczbowych

Odbiór czasu wolnego za nadgodziny nocne a dodatek za pracę w porze nocnej

Zgodnie z art. 151⁸ § 1 k.p. pracownik, który wykonuje pracę w porze nocnej, otrzymuje dodatek do wynagrodzenia. Za każdą taką godzinę pracy, w tym nadliczbową, należy się 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. Co ważne, ten dodatek jest niezależny od dodatku za nadgodziny. Pracownik, który odbierze czas wolny za wszystkie godziny nadliczbowe, w tym nocne, nie straci prawa do dodatku za wykonaną pracę w nocy.