Kiedy można wziąć urlop w nowej pracy? Zasady urlopu wypoczynkowego dla nowego pracownika

Zamierzasz zatrudnić nowego pracownika, więc zastanawiasz się, kiedy będzie mu przysługiwać urlop wypoczynkowy i w jakim wymiarze? Co ważne, niektórzy pracownicy mogą korzystać z urlopu już… od pierwszego dnia w nowej pracy. Wyjaśniamy, kiedy nowo zatrudniona osoba nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego. Czy może złożyć wniosek o inny urlop, np. związany z wychowywaniem dziecka, lub o zwolnienie od pracy?

1. Kiedy nowo zatrudniony pracownik może wziąć urlop?
   1. Urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy w życiu
   2. Urlop wypoczynkowy w kolejnej pracy w życiu, ale w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie
   3. Urlop wypoczynkowy w kolejnej pracy w życiu, ale w roku kalendarzowym innym niż rok pierwszego zatrudnienia
2. Jak określić urlop dla pracownika, który zmienił zatrudnienie w ciągu roku kalendarzowego?
3. Jak określić urlop dla pracownika, który zmienił pracę w ciągu roku kalendarzowego, w którym podjął pierwsze zatrudnienie?
4. Jak naliczyć urlop wypoczynkowy dla pracownika, który zaczyna pracę 1 stycznia?
5. Jak urlop wypoczynkowy w nowej pracy wpływa na długość okresu próbnego?
6. Czy nowo zatrudniony pracownik może wziąć urlop na żądanie?

Kiedy przysługuje urlop wypoczynkowy w nowej pracy? Ile czasu musi minąć?

To, czy pracownikowi należy się urlop wypoczynkowy od pierwszego dnia zatrudnienia w danej firmie, zależy od dotychczasowego stażu pracy. Inaczej nalicza się urlop absolwentom studiów wyższych, którzy podejmują pierwszą pracę w życiu, a inaczej tym, którzy mają już za sobą rok, w którym rozpoczęli karierę zawodową.

👉 Obsługa kadr i płac firmy w TribePerk gwarantuje eksperckie wsparcie od pierwszych dni zatrudnienia nowego pracownika. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa ułatwia zarządzanie urlopami – w tym określanie wymiaru urlopu wypoczynkowego na podstawie dotychczasowej historii zatrudnienia danej osoby. Co więcej, system upraszcza składanie wniosków o urlopy i przyspiesza naliczanie wynagrodzeń (w tym za dni różnych nieobecności).

Pierwsza praca w życiu

Art. 153 § 1 Kodeksu pracy określa specyficzne warunki uzyskiwania do urlopu przez osobę, która podpisała pierwszą umowę o pracę w życiu. Co ważne, ten przepis dotyczy nie tylko okresu pierwszej pracy, który może obejmować np. tylko 3 miesiące, ale całego roku kalendarzowego, w którym ją podjęto, nawet jeśli pracownik zmieni dwukrotnie czy trzykrotnie pracodawcę.

Taki pracownik nabywa prawo do tzw. urlopu cząstkowego. Z upływem każdego miesiąca pracy zyskuje 1/12 wymiaru urlopu wypoczynkowego przysługującego po przepracowaniu roku, czyli 1/12 z 20 dni w przypadku pełnego etatu. To oznacza 1,66 dnia urlopu. Pracodawca nie musi zaokrąglić tego wyniku w górę, czyli do 2 dni. W tej sytuacji mówimy, że pracownik zyskuje prawo do urlopu z dołu.

Przykład

Marysia obroniła pracę magisterską. Na podstawie art. 155 § 1 pkt 6 k.p. pracodawcy muszą wliczyć do okresu pracy, który wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego, 8 lat z tytułu ukończenia szkoły wyższej przez pracownicę. To oznacza, że absolwentce studiów przysługuje nie więcej niż 20 dni urlopu w skali roku, czyli 1,66 dnia za każdy miesiąc pracy w roku kalendarzowym, w którym zatrudni się po raz pierwszy w życiu. Gdyby Marysia rozpoczęła pierwszą pracę 1 marca, to 31 marca nabyłaby prawo do 1,66 dni urlopu, a kolejne – 30 kwietnia, 31 maja itd. W tym przypadku nie jest istotne, czy miesiąc ma 28, 29, 30 czy 31 dni. Pracowniczka nabyłaby takie prawo 10-krotnie, co dałoby łącznie 16,6 dni urlopu. Gdyby Marysia nie wykorzystała tej puli, dysponowałaby zaległym urlopem wypoczynkowym w kolejnym roku.

Co ważne, „miesiąc pracy” rozumiemy jako okres zatrudnienia, a nie faktycznie przepracowany miesiąc. Gdyby nowo zatrudniony pracownik uległ wypadkowi i dostał L4 na cały miesiąc, i tak należałoby mu się 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego za ten okres. Pamiętaj, że jeśli zgłosisz pracownika do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od dnia, w którym ukończył szkołę lub uzyskał dyplom ukończenia szkoły wyższej, będzie mieć prawo do wynagrodzenia chorobowego od pierwszego dnia zatrudnienia. W tym przypadku nie odlicza się 30 dni okresu wyczekiwania.

Kolejna praca w życiu, ale w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie

Jak wspomniano, naliczanie urlopu cząstkowego według art. 153 § 1 k.p. obowiązuje w całym roku kalendarzowym, w którym pracownik rozpoczął pierwszą pracę.

Załóżmy, że absolwent studiów magisterskich przepracował 3 miesiące na pierwszej umowie o pracę na okres próbny. Potem zawarł kolejną 3-miesięczną umowę na okres próbny, ale z inną firmą. Następnie zadowolone strony podpisały umowę na czas określony. Wszystkie umowy o pracę zawarto w tym samym roku kalendarzowym. Obaj pracodawcy naliczali pracownikowi urlop cząstkowy, czyli 1,66 dnia po upływie każdego miesiąca pracy.

Kolejna praca w życiu, ale w innym roku kalendarzowym niż ten, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie

Zgodnie z art. art. 153 § 2 k.p. pracownik nabywa prawo do kolejnych urlopów w każdym następnym roku kalendarzowym. O co chodzi?

Pracownik, który podejmie pierwszą pracę w 2023 roku, będzie miał naliczany urlop cząstkowy z dołu (według wyżej opisanych zasad). Już 1 stycznia 2024 roku zyska prawo do urlopu wypoczynkowego z góry. To oznacza, że od razu będzie dysponować pełną pulą, czyli 20 dniami, o ile był zatrudniony na umowie o pracę w okresie od 1 stycznia do 31 grudnia (nie trzeba przepracować całego roku kalendarzowego, wystarczy nawet kilka dni na umowie o pracę).

Przykład

Damian podjął pierwszą pracę 1 czerwca 2023 roku. To oznacza, że po upływie każdego miesiąca pracy zyska prawo do 1,66 dnia urlopu, chyba że pracodawca zaokrągli tę wartość do 2 dni, co jest dopuszczalne jako rozwiązanie korzystne dla pracownika. Od 1 stycznia 2024 roku Damianowi będzie przysługiwać 20 dni urlopu z góry, nie naliczane cząstkowo z dołu. Pracownik mógłby złożyć wniosek o np. 14 dni urlopu wypoczynkowego w okresie ferii zimowych dziecka, czyli już w I kwartale 2024 roku.

Jak wyliczyć urlop dla nowego pracownika, który zmienił pracodawcę w ciągu roku kalendarzowego?

Jeśli pracownik zmienia zatrudnienie w ciągu roku, dotychczasowy i kolejny pracodawca muszą obliczyć urlop proporcjonalny według tych przepisów.

Przykład

Celina zakończyła zatrudnienie w dotychczasowej firmie 31.05.2023 i zaczęła pracę u kolejnego pracodawcy 1.06.2023. Jej umowa o pracę na czas określony obowiązuje do 31.12.2023.

26 dni urlopu wypoczynkowego : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia urlopu × 6 miesięcy = 12,96 dnia urlopu = 13 dni urlopu po zaokrągleniu

Celina wykorzystała 5 dni urlopu, więc uzgodniła z poprzednim pracodawcą, że przepracuje cały okres wypowiedzenia i otrzyma ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. U nowego pracodawcy przysługuje jej 13 dni urlopu – już od pierwszego dnia zatrudnienia, ponieważ Celina nie podjęła pierwszej pracy w życiu w tym roku kalendarzowym.

Gdyby zmiana pracodawcy wypadła np. w połowie miesiąca, tylko dotychczasowy pracodawca zaokrągliłby niepełny miesiąc pracy w górę, aby policzyć za niego 1,66 dnia lub 2,16 dnia urlopu. Kolejny pracodawca pominąłby te pół miesiąca i naliczył urlop od początku kolejnego miesiąca.

Przykład

Gdyby ostatni dzień zatrudnienia Celiny u dotychczasowego pracodawcy wypadł 12.05.2023, a 15.05.2023 zaczęłaby nową pracę, to 2,16 dnia urlopu za maj należałoby się jej tylko w pierwszej firmie. Wymiar urlopu wypoczynkowego u kolejnego pracodawcy obejmowałby okres od 1.06.2023 do 31.12.2023.

Jak obliczyć wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika, który zmienił pracodawcę, ale w roku kalendarzowym, w którym zaczął pierwszą pracę w życiu?

Zasady dotyczące obliczania urlopu proporcjonalnego nie dotyczą osób zmieniających pracę w roku kalendarzowym, w którym podjęły pierwsze zatrudnienie w życiu.

Zgodnie z art. 155¹ k.p. urlop proporcjonalny nalicza się pracownikom uprawnionym do kolejnego urlopu. Wspomina o nich art. 153 § 2 k.p., nie art. 153 § 1 k.p., który dotyczy pracowników nabywających prawo do urlopu cząstkowego.

Przykład

Michał podpisał pierwszą w życiu umowę o pracę na okres próbny, obowiązującą od 9.05.2022 do 31.07.2022 roku. Z różnych względów pracownik nie chciał przedłużać zatrudnienia, więc strony rozstały się 31.07.2022, a Michał zaczął nową pracę od 1.09.2022. Pracownik nabył prawo do pierwszego i drugiego urlopu cząstkowego w wymiarze 1,66 dnia – po upływie każdego miesiąca pracy, czyli 8.06.2022 i 8.07.2022. Trzeci urlop cząstkowy zyskałby 8.08.2022, gdyby podpisał umowę o pracę na czas określony lub nieokreślony z tym samym pracodawcą. Z powodu wypowiedzenia nie przepracował kolejnego pełnego miesiąca, ale ten okres zatrudnienia nie przepadł.

Nowy pracodawca Michała, chcąc obliczyć, kiedy pracownik zyska prawo do urlopu cząstkowego, musiał uwzględnić 23 dni zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, czyli od 9.07.2022 do 31.07.2022. To oznacza, że Michał nabył prawo do 1,66 dnia urlopu już 7.09.2022 (23 dni zatrudnienia u dotychczasowego pracodawcy + 7 dni u nowego pracodawcy = 30 dni), a nie dopiero 30.09.2022. W tym przypadku nie ma ciągłości zatrudnienia, więc uznaje się, że miesiąc pracy jest równy 30 dniom.

Jak ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego w nowej pracy, którą pracownik zaczyna 1 stycznia?

• To pierwsza praca w życiu dla nowo zatrudnionej osoby – zgodnie z art. 153 § 1 k.p. pracownik nabywa prawo do urlopu cząstkowego przez ten cały rok kalendarzowy. To oznacza, że po upływie każdego miesiąca pracy zyska 1,66 dnia urlopu. Pierwsze 1,66 dnia pracodawca naliczy 31 stycznia.
• To kolejna praca dla nowo zatrudnionej osoby – zgodnie z art. 153 § 2 k.p. pracownik nabywa prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w każdym następnym roku kalendarzowym. To oznacza, że ma prawo do 20 dni urlopu już od 1 stycznia. Oczywiście w praktyce pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy na samym początku zatrudnienia.

Jak urlop wypoczynkowy w nowej pracy wpływa na długość okresu próbnego?

Nowelizacja Kodeksu pracy umożliwiła przedłużenie okresu próbnego o czas urlopu wypoczynkowego lub innej usprawiedliwionej nieobecności. Ten przepis dotyczy zarówno osób podejmujących pierwszą pracę w życiu, jak i osoby z dłuższym stażem zawodowym.

Dzięki temu rozwiązaniu strony umowy o pracę nie muszą się obawiać, że zaplanowana lub niespodziewana nieobecność pracownika – zwłaszcza w przypadku długiego L4 czy wypoczynku – uniemożliwi pracodawcy sprawdzenie, jak nowo zatrudniona osoba radzi sobie na zajmowanym stanowisku.

Czy można wziąć urlop na żądanie w nowej pracy?

Pracownik może złożyć wniosek o urlop na żądanie nawet pierwszego dnia w nowej pracy, o ile:

• nie wykorzystał go całkiem w poprzedniej firmie, co wpisuje się na świadectwie pracy,
• dysponuje odpowiednim wymiarem urlopu wypoczynkowego, bo maksymalnie 4 dni „enżetki” na rok kalendarzowy odlicza się z tego limitu,
• to nie jest jego pierwsza praca w życiu, ponieważ wtedy prawo do 1,66 dnia urlopu (lub 2 dni po opcjonalnym zaokrągleniu) zyska dopiero po jednym przepracowanym miesiącu.

Nawiasem mówiąc, pracodawca ma prawo do odmowy urlopu na żądanie. Odrzucenie wniosku może uargumentować np. ryzykiem zakłócenia toku pracy.

Doszłoby do niego, gdyby pracodawca ze względu na „enżetkę” pracownika:

• musiał zamknąć sklepu stacjonarny, ponieważ inni pracownicy byliby albo na urlopie, albo na zwolnieniu lekarskim,
• spodziewał się nieplanowanej przerwy w produkcji,
• nie mógł przedstawić kluczowemu klientowi firmy raportu, który pracownik miał skończyć danego dnia.

Co ważne, jeśli za nieplanowaną nieobecnością pracownika stoją np. sprawy rodzinne, może poprosić o zwolnienie z powodu siły wyższej lub bezpłatny urlop opiekuńczy. Przełożony musi uwzględnić te wnioski. Są wiążące, o ile pracownik złoży je w ustawowym terminie, czyli najpóźniej w dniu zwolnienia lub 1 dzień przed rozpoczęciem urlopu opiekuńczego.