Umowa o dzieło – najważniejsze informacje dla pracodawców

Chociaż umowy o dzieło zawiera się często z uczniami i studentami, dla których wynagrodzenie brutto równa się wynagrodzeniu netto, pracodawcy decydują się na te umowy cywilnoprawne także w innych przypadkach. Głównie po to, aby jak najwięcej zaoszczędzić na kosztach zatrudnienia. Wyjaśniamy, kiedy można zawrzeć umowę o dzieło. Jakie są podstawowe zasady opodatkowania i ozusowania „umów śmieciowych”? Kiedy zamawiający dzieło ryzykuje podejrzeniem o próbę obejścia przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych?

Czym jest umowa o dzieło?

Umowa o dzieło jest umową cywilnoprawną. Zgodnie z art. 627 Kodeksu cywilnego umowa o dzieło zobowiązuje przyjmującego zamówienie do wykonania oznaczonego dzieła, a zamawiającego – do zapłaty wynagrodzenia. Można je wypłacić jednorazowo (po wykonaniu całego dzieła) lub w transzach (odpowiadających realizowanym częściom dzieła). Warto, aby strony umowy sporządzały protokoły odbioru dzieł, np. co miesiąc.

Art. 629, 630 i 632 k.c. opisują, kiedy można zmienić wynagrodzenie uwzględnione w umowie o dzieło. Przepisy uzasadniają żądanie podwyższonej zapłaty w kilku sytuacjach, w tym kiedy:

• ustalono wynagrodzenie kosztorysowe, a zarządzenie organu państwowego zmieniło wysokość cen lub stawek obowiązujących w dotychczasowych obliczeniach,
• zamawiający przygotował zestawienie prac, na podstawie których obliczono wynagrodzenie kosztorysowe, a potem okazało się, że trzeba przeprowadzić dodatkowe prace,
• obowiązuje wynagrodzenie ryczałtowe, ale okazuje się, że wykonanie dzieła grozi rażącą stratą dla wykonawcy.

Zautomatyzuj naliczanie wynagrodzeń! 🚀

Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk sprawi, że zapomnisz o żmudnym kompletowaniu rozproszonych danych i ich wysyłce do biura rachunkowego. Listy płac i rachunki do umów cywilnoprawnych pobierzesz z 🤖 zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej, która zbiera informacje niezbędne do rozliczeń.

 

Zobacz

Kluczowa różnica między umową zleceniem a umową o dzieło

Umowa o dzieło jest nazywana „umową rezultatu”, a umowa zlecenie – „umową starannego działania”. W pierwszym przypadku skupiamy się na efekcie, w drugim – na wykonywaniu czynności. Dziełem jest np. strategia wprowadzenia nowego produktu na polski rynek, a usługą świadczoną w ramach umowy zlecenia – szkolenie z kampanii reklamowych w social media dla pracowników w związku z wprowadzeniem nowego produktu. Zgodnie z art. 636¹ Kodeksu cywilnego dzieło może być rzeczą ruchomą, np. szafką na wymiar.

Pamiętaj, że nazwa umowy nie decyduje o jej charakterze. Liczy się treść umowy i okoliczności, w których pracuje wykonawca dzieła. Zdarza się, że ZUS podważa umowy o dzieło, które tak naprawdę są umowami zlecenie, a mają na celu uniknięcie kosztów związanych ze składkami.

Co może być przedmiotem umowy o dzieło – przykłady

• Renowacja drewnianego biurka
• Naprawienie przydomowego ogrodzenia
• Stworzenie opisów produktów do sklepu internetowego
• Ułożenie strategii budowy marki osobistej
• Zaprojektowanie okładki e-booka
• Przygotowanie dekoracji sali weselnej
• Retusz fotografii biznesowych
• Przetłumaczenie tekstu z języka polskiego na język francuski
• Poprawienie wzoru umowy o pracę z zakazem konkurencji
• Rękodzielniczy upominek dla bliskiej osoby

Dzieło może być namacalne (np. garnitur uszyty na zamówienie) lub wirtualne (np. aplikacja na Androida). Rezultatem umowy o dzieło jest zarówno coś materialnego, jak i niematerialnego.

Co prawda dzieła niematerialne trudno jednoznacznie zakwalifikować, ponieważ wiele z nich zbliża się charakterem do usług, które rozlicza się na podstawie umów zleceń, np. szkolenia. Nawet jeśli przyjmiemy, że pracownicy firmy, w której odbyły się warsztaty, otrzymają materiały do indywidualnej pracy i zakończą szkolenie z „namacalnymi” efektami, np. zoptymalizowanym i uzupełnionym profilem na LinkedIn, samo szkolenie wpisuje się w zakres umowy zlecenia. Prowadzący odpowiada za jego staranne przeprowadzenie, a nie za to, czy uczestnicy wdrożą wiedzę w życie w późniejszym okresie.

Ważne, aby dzieło można było sprawdzić pod kątem potencjalnych wad. Zgodnie z art. 638 § 1 Kodeksu cywilnego przepisy o rękojmi, które obowiązują przy sprzedaży, stosuje się także w przypadku odpowiedzialności za wady dzieła.

Co istotne, dzieło nie musi być oryginalne, wcześniej niespotykane. Oczywiście wykonawca może stworzyć unikalny utwór i przenieść prawa autorskie na zamawiającego, ale umowę o dzieło zawiera się także w przypadku napraw czy przeróbek – zarówno treści na stronie internetowej, jak i sukni ślubnej.

Jakie informacje są potrzebne do podpisania umowy o dzieło?

• Dane zamawiającego dzieło (np. dane przedsiębiorstwa) i wykonawcy dzieła (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, PESEL)
• Opis dzieła
• Opis materiałów i narzędzi, które zamawiający dzieło przekazuje wykonawcy dzieła (opcjonalnie)
• Zobowiązanie wykonawcy dzieła do rozliczenia się i zwrotu otrzymanych materiałów oraz narzędzi (opcjonalnie)
• Data rozpoczęcia dzieła i data zakończenia dzieła
• Upoważnienie wykonawcy dzieła do powierzenia go innej osobie (opcjonalnie)
• Wynagrodzenie brutto
• Sposób wypłaty wynagrodzenia (przelew, gotówka)
• Obowiązek wystawienia rachunku przez jedną ze stron (opcjonalnie)
• Kara umowna za opóźnienie w wykonaniu dzieła (opcjonalnie)
• Możliwość odstąpienia od umowy przez zamawiającego w przypadku opóźnienia ze stron wykonawcy
• Wymóg wprowadzenia ewentualnych zmian do umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności (opcjonalnie)
• Klauzula o zastosowaniu przepisów Kodeksu cywilnego w sprawach nieuregulowanych umową
• Klauzula o sporządzeniu umowy w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron
• Podpisy wykonawcy i zamawiającego

Podatek dochodowy od umowy o dzieło

Każda umowa o dzieło jest opodatkowana, przy czym wysokość zaliczki na podatek dochodowy zależy od m.in. wysokości wynagrodzenia z tytułu umowy, statusu wykonawcy dzieła czy progu podatkowego. Zwolnienia podatkowe, np. ulga dla młodych czy ulga dla rodzin 4+, nie mają zastosowania w przypadku umów o dzieło. Niemniej wykonawcy dzieła przysługuje kwota wolna od podatku, czyli 30 000 zł. Poza tym podatnik, który uzyskuje przychody z różnych źródeł, może złożyć oświadczenie o stosowaniu kwoty zmniejszającej podatek na formularzu PIT-2 maksymalnie 3 płatnikom. Wtedy każdy z nich pomniejszy zaliczkę na podatek o 100 zł, co da 300 zł miesięcznie.

Stawka podatku	Dodatkowe uwagi
12%	Opodatkowanie w I progu podatkowym
32%	Opodatkowanie w II progu podatkowym
12%	Zryczałtowany podatek dochodowy od umów o dzieło do 200 zł brutto
20%	Zryczałtowany podatek dochodowy od umów o dzieło zawartych z cudzoziemcami bez statusu rezydenta

Jak naliczyć podatek od umowy o dzieło?

Szczegóły naliczania zaliczki na podatek od umowy o dzieło różnią się w zależności od statusu wykonawcy dzieła i przychodów, które osiąga z różnych źródeł.

Sprawdź zasady obliczania podatku od umowy o dzieło

Umowa o dzieło a koszty uzyskania przychodu

Umowa o dzieło z przeniesieniem praw autorskich pozwala na zastosowanie kosztów uzyskania przychodu w wysokości 50%. W pozostałych przypadkach stosuje się standardową stawkę, czyli 20%. Wyjątkiem jest umowa o dzieło do 200 zł brutto – w tym przypadku nie stosuje się żadnych kosztów uzyskania przychodu.

Umowa o dzieło a ZUS

Co do zasady, umowy o dzieło nie są objęte obowiązkowymi składkami ZUS. Oczywiście istnieje kilka wyjątków.

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych umowa o dzieło jest obowiązkowym tytułem do ubezpieczeń społecznych, jeśli zostanie zawarta między:

• pracownikiem a pracodawcą,
• pracownikiem a innym przedsiębiorcą, ale dzieło zostanie wykonane na rzecz podmiotu, z którym zleceniobiorca pozostaje w stosunku pracy.

W tych przypadkach składki na ubezpieczenia społeczne są odprowadzane z umowy o pracę i umowy o dzieło. Ta sama zasada dotyczy emerytów i rencistów dorabiających jednocześnie na umowie o pracę i umowie o dzieło.

Umowa o dzieło z pracownikiem na urlopie a ZUS

Inaczej postąpimy, kiedy pracodawca podpisze umowę o dzieło z własnym pracownikiem, który przebywa na urlopie bezpłatnym, macierzyńskim lub wychowawczym.

W pierwszym przypadku mamy do czynienia z zawieszeniem stosunku pracy, mimo że umowa o pracę nie zostaje rozwiązana. W drugim i trzecim przypadku osoba, która korzysta z urlopu związanego z rodzicielstwem, podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym z tytułu pobierania zasiłku macierzyńskiego. W efekcie te składki ZUS nie są odprowadzane z tytułu umowy o dzieło.

Czy ZUS może oskładkować umowę o dzieło?

Tak, jeżeli podczas kontroli wykryje, że umowa o dzieło zastępowała umowę zlecenie, która jest obowiązkowo objęta niektórymi składkami ZUS.

Sprawdź opodatkowanie umowy o dzieło w różnych scenariuszach

Umowa o dzieło z pracownikiem prowadzącym JDG a ZUS

Możemy mieć również do czynienia z sytuacją, w której osoba zatrudniona na umowę o pracę jest jednocześnie wykonawcą dzieła dla pracodawcy i prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Składki na ubezpieczenia społeczne z obu umów są obligatoryjne. Czy mikroprzedsiębiorca odprowadzi składki ZUS z tytułu pozarolniczej działalności gospodarczej?

To zależy od podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z umowy o pracę i umowy o dzieło. Jeśli ta kwota, w przeliczeniu na pełny miesiąc, jest niższa od wynagrodzenia minimalnego, czyli 3600 zł brutto, to składki z tytułu JDG są obowiązkowe. W przeciwnym razie mikroprzedsiębiorca może opłacić dobrowolną składkę emerytalną i rentową.

Umowa o dzieło a ubezpieczenie zdrowotne

Umowa o dzieło nie jest ani obowiązkowym, ani dobrowolnym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego. Wykonawca dzieła nie może poprosić zamawiającego dzieło, aby potrącał składkę zdrowotną z wynagrodzenia. Jeśli wykonawca nie ma innego tytułu do ubezpieczeń, to musi podpisać umowę z NFZ, aby móc korzystać z podstawowych świadczeń, np. kiedy zachoruje lub ulegnie wypadkowi.

Co ważne, wykonawca dzieła musi mieszkać w Polsce. Wysokość dobrowolnej składki zdrowotnej jest ustalana na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw (włącznie z wypłatami z zysku), które co kwartał ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego. Z obwieszczenia wydanego 20 lipca 2023 roku wynika, że podstawa wymiaru składki wynosi 7365,35 zł (bierzemy tę kwotę pod uwagę w lipcu, sierpniu i wrześniu). To daje dobrowolną składkę zdrowotną w wysokości 662,88 zł (7365,35 zł × 9%).

Jeżeli wykonawca dzieła miał przerwę w ubezpieczeniu zdrowotnym, musi wnieść opłatę dodatkową, która wynosi od ok. 1500 zł w przypadku przerwy nieprzekraczającej 1 roku do niemal 15 000 zł w przypadku ponad 10-letniej przerwy. Najwyższe opłaty można wnosić ratalnie.

Zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS

Obowiązek zgłaszania większości umów do dzieło do ZUS umożliwia organowi kontrolowanie, czy te umowy cywilnoprawne nie są zawierane w celu obejścia przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Zgodnie z art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych płatnik składek lub osoba fizyczna, która zamawia dzieło, zgłasza tę umowę do ZUS w ciągu 7 dni od dnia jej zawarcia.

Temu obowiązkowi nie podlegają umowy zawarte:

• przez pracownika i pracodawcę pozostających w stosunku pracy (umowę o dzieło z byłym pracownikiem należy zgłosić do ZUS),
• przez pracownika i innego przedsiębiorcę niż jego pracodawca, ale polegające na wykonywaniu dzieła na rzecz własnego pracodawcy,
• z przedsiębiorcą, którego zakres działalności oznaczony kodami PKD pokrywa się z rodzajem dzieła,
• z jednostką organizacyjną lub podmiotem niebędącym płatnikiem składek, np. fundacją czy stowarzyszeniem.

Umowa o dzieło a zwolnienie lekarskie

Wykonywanie jakiejkolwiek działalności zarobkowej, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych, jest sprzeczne z założeniem zwolnienia lekarskiego. Jedyne, co może zrobić osoba, która przebywa na L4, to podpisać umowę o dzieło. Nie może natomiast zająć się jego wykonywaniem.

Warto jednak unikać takich sytuacji, ponieważ zbieżność okresu obowiązywania nowej (!) umowy o dzieło ze zwolnieniem lekarskim może spowodować, że ZUS podważy zasadność świadczenia chorobowego, które należy się z tytułu umowy o pracę. Taki konflikt nie zaistnieje, jeśli dana osoba zarabia na podstawie umowy o dzieło obowiązującej od np. 1 lipca do 31 grudnia 2023 roku i uda się na L4 od np. 1 do 14 października 2023 roku. Wątpliwości powstałyby, gdyby chora osoba podpisała umowę o dzieło np. 4 października. Oczywiście sam fakt zawarcia umowy nie oznacza natychmiastowego przystąpienia do realizacji dzieła, ale nie można wykluczyć, że ZUS zechce skontrolować taki przypadek.

Umowa o dzieło a zasiłek chorobowy

O ile zleceniobiorca może zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z tytułu umowy zlecenia i otrzymać zasiłek chorobowy z ZUS, o tyle takie prawo nie przysługuje wykonawcy dzieła. Jedynym wyjątkiem jest przypadek, w którym pracownik zawiera umowę o dzieło z własnym pracodawcą. Wtedy umowa jest w pełni ozusowana.

Koszty pracodawcy w związku z umową o dzieło

Koszt umowy o dzieło dla pracodawcy, który podpisze ją z inną osobą niż własny pracownik, jest równy wynagrodzeniu brutto. Nie ma tu mowy o wynagrodzeniu „brutto brutto” czy „superbrutto”, czyli kwocie, która obejmuje wynagrodzenie brutto i składki ZUS obciążające pracodawcę. Co więcej, zamawiający dzieło nie musi się przejmować także obliczaniem i odprowadzaniem zaliczki na podatek dochodowy, jeśli podpisze umowę o dzieło z osobą, która nie ukończyła 26. roku życia. Młodym podatnikom przysługuje tzw. zerowy PIT – limit wynosi 115 528 zł, na co składa się ulga dla młodych (85 528 zł przychodu) i kwota wolna od podatku (30 000 zł dochodu).

Chociaż rząd zapowiadał pełne oskładkowanie umów cywilnoprawnych już od wiosny 2023 roku, to nie tylko przesunięto realizację tego planu na wiosnę 2025 roku, ale także wykluczono z niego umowy o dzieło. W efekcie dalej pozostaną tzw. „śmieciówkami”.

Czy umowa o dzieło jest objęta minimalną stawką godzinową?

Nie, minimalna stawka godzinowa obowiązuje w przypadku umów zleceń i umów o świadczenie usług, do których stosuje się przepisy o zleceniu. Ani wykonawca dzieła, ani zamawiający dzieło nie muszą przeliczać wynagrodzenia, aby sprawdzić, ile wyniosła stawka brutto za przepracowaną godzinę. Przyjmujący dzieło nie musi odnotowywać czasu, który poświęcił na jego zrealizowanie.

Nawiasem mówiąc, istnieje kilka wyjątków, w których minimalna stawka godzinowa nie ma zastosowania. Należy do nich np. umowa zlecenie przewidująca wynagrodzenie prowizyjne dla zleceniobiorcy, który określa miejsce i czas wykonywania usługi.

Rachunek do umowy o dzieło

Chociaż rachunek do umowy o dzieło nie jest obowiązkowy – można ją uwzględnić na liście płac – to jednak jest najpopularniejszą formą rozliczenia dzieła. Dopuszcza się wersję papierową i elektroniczną dokumentu. Ważne, aby uwzględnić w umowie, że strony zgadzają się na rozliczenie za pomocą rachunku online. Jeżeli postanowienia nie wskazuje, która strona wystawia rachunek, to zamawiający może go zażądać od wykonawcy. Tę prośbę trzeba zrealizować w ciągu 7 dni od otrzymania informacji.

Rachunek do umowy o dzieło powinien zawierać:

• identyfikację umowy, np. numer i datę zawarcia,
• dane obu stron umowy,
• wynagrodzenie brutto,
• koszty uzyskania przychodu,
• podstawę opodatkowania i wysokość zaliczki na podatek dochodowy (chyba że wykonawca dzieła korzysta ze zwolnienia podatkowego, np. ulgi dla młodych),
• wynagrodzenie netto,
• konto bankowe wykonawcy dzieła w przypadku rozliczenia przelewem lub potwierdzenie otrzymania wynagrodzenia w gotówce,
• podpis zamawiającego, który potwierdza wykonanie dzieła zgodnie z umową.

Kto wystawia rachunek do umowy o dzieło?

Umowa o dzieło powinna określać zasady wystawiania rachunku. Oczywiście strony mogą się rozliczyć za pomocą listy płac.

Pobierz darmowy wzór rachunku do umowy o dzieło

Czy można odstąpić od umowy o dzieło?

Tak, przy czym Kodeks cywilny przewiduje kilka sytuacji, w których zamawiający ma prawo do odstąpienia od umowy o dzieło. Wykonawca dzieła ma ograniczone możliwości na tym polu.

Przyczyna odstąpienia od umowy o dzieło przez zamawiającego	Dodatkowe uwagi	Podstawa prawna
Konieczność znacznego podwyższenia wynagrodzenia kosztorysowego na podstawie art. 629 i art. 630 Kodeksu cywilnego	Zamawiający powinien odstąpić od umowy niezwłocznie i zapłacić wykonawcy odpowiednią część wcześniej umówionego wynagrodzenia	Art. 631 Kodeksu cywilnego
Opóźnienie w rozpoczęciu lub wykończeniu dzieła przez wykonawcę i prawdopodobieństwo nieukończenia dzieła w umówionym czasie	Zamawiający nie ma obowiązku wyznaczania nowego terminu zakończenia dzieła	Art. 625 Kodeksu cywilnego
Wadliwe lub sprzeczne z umową wykonywanie dzieła	Zamawiający najpierw wzywa wykonawcę do zmiany sposobu realizacji dzieła i wyznacza nowy termin. Jeśli to nie pomoże, może albo odstąpić od umowy, albo przekazać dzieło innej osobie, obarczając ryzykiem i kosztami dotychczasowego wykonawcę	Art. 636 § 1 Kodeksu cywilnego
Brak konkretnej przyczyny (do momentu nieukończenia dzieła)	Zamawiający może w każdej chwili odstąpić od umowy, o ile dzieło nie zostało ukończone, przy czym musi zapłacić umówione wynagrodzenie. Ważne: ma prawo do odliczenia części wynagrodzenia na podstawie czasu, materiałów itd. zaoszczędzonych przez wykonawcę w związku z niewykonaniem dzieła	Art. 644 Kodeksu cywilnego

Jedynie art. 640 k.c. odnosi się do odstąpienia od umowy o dzieło przez wykonawcę. Przyjmujący dzieło ma takie prawo, kiedy zamawiający utrudnia mu lub wręcz uniemożliwia współpracę konieczną do ukończenia dzieła.

Załóżmy, że wykonawca tworzy meble na zamówienie, uzgadniając z klientem liczbę półek, ułożenie szuflad czy mechanizmy ich wysuwania. Jeżeli klient nie notorycznie odpisuje na e-maile, nie odbiera telefonów i nie oddzwania, wykonawca może mu wyznaczyć termin, do którego powinien dostarczyć niezbędne informacje. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku wykonawca może odstąpić od umowy.

Kiedy roszczenia wynikające z umowy o dzieło się przedawniają?

Według art. 646 Kodeksu cywilnego roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się z upływem 2 lat od dnia oddania dzieła. Jeśli przyjmujący zamówienie nie odda dzieła, okres przedawnienia jest taki sam, ale odlicza się go od dnia, w którym dzieło miało trafić do zamawiającego zgodnie z umową.

Czy umowa o dzieło wlicza się do stażu pracy?

Nie, umowy cywilnoprawne nie wliczają się do okresu zatrudnienia, który wpływa na uprawnienia pracownicze, np. wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia umowy o pracę. 

Czy umowa o dzieło wlicza się do emerytury?

Zasadniczo – nie, bo umowy o dzieło nie są oskładkowane. Jeśli wykonawca dzieła podlega obowiązkowo lub dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o dzieła, bo np. zawarł ją z własnym pracodawcą, to ZUS weźmie ją pod uwagę jako okres składkowy, obliczając wysokość świadczenia emerytalnego.