Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a składki ZUS i podatek

Jeżeli podpiszesz umowę o dzieło z własnym pracownikiem, rozliczysz ją inaczej niż umowę cywilnoprawną zawartą z osobą, z którą nie łączy Cię umowa o pracę. Sprawdź, jak rozliczyć umowę o dzieło na gruncie podatkowym i składkowym. Czy musisz poprosić pracownika – wykonawcę dzieła – o wystawienie rachunku?

Kiedy można podpisać umowę o dzieło z własnym pracownikiem?

Pracodawca, który chce podpisać umowę o dzieło z własnym pracownikiem, musi wziąć pod uwagę, czy przedmiot umowy cywilnoprawnej mieści się w zakresie obowiązków wynikających z umowy o pracę. Jeżeli tak, pracownik powinien „wykonać dzieło” w ramach stosunku pracy. Gdyby się okazało, że termin skończenia pilnego zadania wymusza pracę w godzinach nadliczbowych, pracodawca musi wypłacić pracownikowi wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny. Zadanie, które wykracza poza obowiązki z tytułu umowy o pracę, można zrealizować w ramach umowy o dzieło.

Ani Kodeks cywilny, ani Kodeks pracy nie ograniczają maksymalnej liczby umów cywilnoprawnych, czyli m.in. umów o dzieło i umów zlecenie, które można zawrzeć z jednym pracownikiem. Niemniej pracodawca musi pamiętać, że różne czynniki, w tym wartość dzieła oraz inne źródła przychodów wykonawcy, wpływają na rozliczenia podatkowo-składkowe.

Czy pracownik może zarabiać na podstawie umowy o dzieło po godzinach?

Tak, pracownik (wykonawca) decyduje, kiedy zajmie się dziełem. Nie musi raportować pracodawcy (zamawiającemu), ile czasu zajęło mu wykonanie dzieła oraz w jakich dniach i godzinach nad nim pracował. W tym kontekście nie stosuje się przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym.

Zgodnie z Kodeksem pracy osoba zatrudniona w podstawowym systemie czasu pracy może przepracować maksymalnie 13 godzin w ciągu doby pracowniczej (8 godzin na etacie i 5 godzin nadliczbowych). Jeśli pracownik pełnoetatowy poświęci aż 7 godzin na wykonanie dzieła po pracy, to nie dojdzie do naruszenia przepisów o odpoczynku dobowym. Kodeks pracy nie reguluje umów cywilnoprawnych, a pracodawca nie musi wnikać, kiedy pracownik wykonuje dzieło.

Ile wynosi limit nadgodzin w skali doby, tygodnia, miesiąca i roku?

Od 1 godziny nadliczbowej w systemie równoważnego czasu pracy do 416 godzin nadliczbowych dla pracownika na pełnym etacie w skali roku. Co ważne, stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy i resortu rozmijają się w kontekście maksymalnej liczby nadgodzin w ciągu roku.

Sprawdź limity nadgodzin w różnych systemach czasu pracy i okresach rozliczeniowych

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a podatek dochodowy

Zaliczkę na podatek dochodowy od wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło oblicza się bez pracowniczych kosztów uzyskania przychodu, które wynoszą 250 zł lub 300 zł miesięcznie bądź 4500 zł lub 5400 zł rocznie w zależności od miejsca zamieszkania pracownika i liczby podpisanych przez niego umów o pracę.

W przypadku umowy o dzieło stosujemy koszty uzyskania przychodu w standardowej wysokości (20%) lub podwyższonej (50%), jeśli w grę wchodzi przekazanie praw autorskich. Wtedy mówimy o tzw. autorskich kosztach uzyskania przychodu, które są ograniczone do 120 000 zł w skali roku.

Co istotne, jeśli podatnik (pracownik) korzysta ze zwolnienia podatkowego, np. ulgi dla młodych, to suma przychodów zwolnionych z opodatkowania i autorskich kosztów uzyskania przychodu nie może wykroczyć poza I próg podatkowy, czyli 120 000 zł.

W przypadku osoby, z którą masz podpisaną umowę o pracę i umowę o dzieło, limit obejmuje nieopodatkowany przychód z pierwszej umowy i autorskie koszty uzyskania przychodów z obu umów (o ile w obu przypadkach wykonywano pracę twórczą). To oznacza, że maksymalna wysokość autorskich kosztów uzyskania przychodów dla studenta korzystającego z ulgi dla młodych wyniesie 34 472 zł (120 000 zł – 85 528 zł).

12% czy 32% podatku od umowy o dzieło?

Nie każda umowa o dzieło jest rozliczana według skali podatkowej. Jeżeli wartość umowy o dzieło nie przekracza 200 zł brutto, zamawiający (płatnik) musi naliczyć zryczałtowany podatek dochodowy w wysokości 12%. Obliczając zaliczkę, pomija zarówno koszty uzyskania przychodu, jak i kwotę zmniejszającą podatek.

Sprawdź, jak obliczyć podatek dochodowy od umowy o dzieło

Umowa o dzieło z własnym pracownikiem a składki ZUS

Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych osoba wykonująca pracę na podstawie umowy o dzieło, którą zawarła z własnym pracodawcą lub w ramach której działa na rzecz własnego pracodawcy, jest uważana za pracownika dla celów ubezpieczeń społecznych.

To oznacza, że umowa o dzieło z własnym pracownikiem jest objęta obowiązkowymi składkami ZUS. W tym przypadku nie obowiązuje reguła dotycząca tzw. zbiegu tytułów do ubezpieczeń społecznych. Wysokość wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę nie wpływa na obowiązek odprowadzenia składek z umowy o dzieło. Zamawiający dzieło i wykonawca dzieło opłacają te same składki, co pracodawca i pracownik. W zależności od tego, ile wynosi składka na ubezpieczenie wypadkowe, koszt umowy o dzieło będzie równy wynagrodzeniu brutto podwyższonemu o ok. 20%.

Czy umowę o dzieło z własnym pracownikiem zgłasza się do ZUS?

Nie, art. 36 ust. 17 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych zwalnia pracodawców ze zgłaszania umów o dzieło zawartych z własnymi pracownikami do ZUS. Zamawiający nie jest objęty tym obowiązkiem, jeśli podpisuje umowę o dzieło z wykonawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy. To oznacza, że pracodawca, który zleci wykonanie dzieła byłemu pracownikowi, musi zgłosić umowę na formularzu ZUS RUD do ZUS. Stosunek pracy zakończył się w ostatnim dniu zatrudnienia.

Co istotne, ten sam artykuł podaje jeszcze jeden wyjątek. Jeśli wykonawca dzieła podpisze umowę z innym przedsiębiorstwem niż własny pracodawca, ale będzie wykonywał dzieło dla niego, to tej umowy również nie należy zgłaszać do ZUS.

Zamawiający dzieło, który nie zgłosi umowy do ZUS, narazi się na karę grzywny do 5000 zł

Istnieją tylko 4 przypadki, w których zgłoszenie umowy o dzieło na formularzu ZUS RUD nie jest obowiązkowe. ZUS kontroluje umowy o dzieło, aby sprawdzać, czy nie są podpisywane zamiast częściowo oskładkowanych umów zleceń.

Sprawdź, kiedy nie trzeba zgłaszać umowy o dzieło do ZUS

Czy pracodawca musi wystawić rachunek do umowy o dzieło z własnym pracownikiem?

Nie, umowę o dzieło można rozliczyć na liście płac, zwłaszcza że wykonawca dzieła, który zawarł umowę z własnym pracodawcą, jest traktowany jak pracownik dla celów ubezpieczeń społecznych. Wynagrodzenie z umowy o pracę i wynagrodzenie z umowy o dzieło sumuje się, a następnie oblicza obligatoryjne składki ZUS. Wyjątkiem jest składka na ubezpieczenie zdrowotne. Oblicza się ją osobno, ale następnie dodaje się obie kwoty i wykazuje sumę w jednym raporcie ZUS RCA. Również zaliczkę na podatek dochodowy ustala się oddzielnie od dochodu z tytułu umowy o pracę i dochodu z tytułu umowy o dzieło.

Pracownik (wykonawca dzieła), który chce wiedzieć, co złożyło się na zarobek za dany miesiąc, może zobaczyć pasek płacowy z rozpisanymi składnikami i potrąceniami. Pracodawca (zamawiający dzieło) nie musi rozpisywać wynagrodzenia z tytułu umowy o dzieło na rachunku.

Współpracujesz z wykonawcami dzieł, którzy nie są Twoimi pracownikami?

Pamiętaj, aby uregulować we wzorze umowy o dzieło, kto i kiedy wystawia rachunek. Warto także ująć, że zamawiający zgadza się na doręczenie rachunku drogą elektroniczną, np. na wskazany adres e-mailowy. Platforma kadrowo-płacowa TribePerk automatyzuje wystawianie rachunków do umów cywilnoprawnych, umożliwiając wygenerowanie czytelnego dokumentu w kilka sekund.

Pobierz darmowy wzór rachunku do umowy o dzieło